Б) Создание структуры таблиц БД, установка ключей
· В открывшемся окне выбираю кнопку Таблицы в левой части окна. Открывается список режимов создания таблиц.
· Для создания первой таблицы базы данных выбираю режим Конструктор (ОК). Появляется окно создаваемой таблицы. В режиме Конструктор оно содержит 3 столбца: Имя поля, Тип данных, Описание.
· Задаю теперь структуру этой таблицы. Для этого ввожу в соответствующие столбцы имена полей и типы данных. Для перехода в следующий столбец пользуюсь клавишей Tab.
В) Внесение изменений в структуру таблиц
· На этом этапе у Меня есть возможность внести в таблицу такие изменения, как добавление, вставка, перестановка, удаление полей, замена одного поля на другое, корректировка имени поля или типа данных. Все эти операции выполняются просто.
· Если Я пропущу какое-то поле, устанавливаю курсор на строку, перед которой собираюсь вставить новое поле, и выполняю команду Вставка/Строки. Появится новая строка для ввода характеристик поля. Для перестановки полей использую метод Перенести и оставить. Выделяю строку таблицы щелчком по области маркировки поля (слева от столбца Имя поля), устанавливаю указатель мыши на появившийся треугольник и переношу строку на другое место таблицы. Для удаления поля нажимаю на область маркировки этого поля и пользуюсь клавишей Delete.
· Если аналогичные операции необходимо выполнить для группы полей, выделяю их предварительно, «протянув» указатель мыши по области маркировки этих полей.
· Теперь необходимо определить ключи, т. е. те поля, по которым будет осуществляться связь между таблицами. Выбираю в качестве такого ключевого поля необходимую запись, так как именно она однозначно идентифицирует записи в обеих таблицах. Для этого в контекстном меню данного поля выбираю команду Ключевое поле.
В области маркировки данного поля появится маленькая пиктограмма с изображением ключа.
· Если Я не определил первичный ключ, то при сохранении таблицы Access напомнит о его отсутствии и предложит создать его. В таком случае нажимаю кнопку Да.
·
| |
· Все готово для ввода данных в таблицу. Ввод данных можно сделать в режиме Таблица. Для этого просто щелкаю по созданному Мной объекту. Откроется окно с таблицей и одной пустой строкой.
· Записываю данные.
· Можно улучшить внешний вид таблицы, например, изменив ширину столбцов. Воспользуюсь командой Формат/Ширина столбца, предварительно выделив нужный столбец.
· Теперь сохраняю Мою таблицу с данными, щелкнув на пиктограмме Сохранить.
· Создаю структуру таблицы и ввожу данные. Сохраняю эту таблицу. В режиме Таблицы окна базы данных. Я должен увидеть оба этих объекта.
Организация связей между таблицами
Как правило, база данных состоит из семейства связанных между собой таблиц. Связи между двумя таблицами устанавливаются посредством выбора общих полей (ключевых) в каждой из связываемых таблиц. Существуют три типа связей: один к одному, один ко многим и много ко многим.
Рассмотрим самый простой вид связи, когда данные из-за объема разделены на две таблицы, несмотря на то, что они описывают одни и те же объекты и имеют одинаковые ключи. Это связь один к одному. Устанавливаю такой вид связи между таблицами.
· Выбираю команду Сервис /Схема данных. Откроется окно диалога.
· Открываю контекстное меню и пользуюсь командой Добавить таблицу. В соответствующем окне выберите таблицу (Добавить), затем аналогично добавляю таблицу. Закрываю это окно.
· В окне диалога Схема данных Я вижу структуру своих таблиц.
· Теперь, чтобы установить связь между двумя таблицами, нажимаю и удерживаю кнопку мыши на поле таблицы. Переношу это поле в список таблицы поля. Когда появится маленький прямоугольник, отпускаю кнопку мыши. Откроется диалоговое окно: Изменяю связей. Левый столбец показывает главную таблицу, правый – подчиненную. Под именами таблиц представлены ключевые поля. В нижней части окна диалога показан тип связи.
·
| |
· Итак, Я не только создал структуру двух таблиц, записи которых отражают учетные карты, и ввел данные, но и связал эти таблицы по одному общему полю.
Создание формы для ввода и редактирования информации в таблицах
В процессе работы с базой данных часто возникает необходимость редактирования введенной информации уже после того как эти таблицы были сохранены (обнаружены ошибки ввода, учетные карты содержали неточные данные и т. д.). Это можно сделать в режиме Таблица, так же как это Вы делали при вводе данных.
Форма может использоваться и для ввода данных.
· В диалоговом окне базы данных нажимаю кнопку Форма.
· Из предложенных режимов создания форм выбираю Создание формы с помощью мастера. Здесь же указываю в качестве источника данных таблицу. Мастер форм открывает окно, в левой части которого указаны поля таблицы.
· Создаю форму, которая позволит редактировать все поля всех таблиц сразу. Поэтому воспользуюсь значком >> для выбора всех полей таблицы. Они будут перенесены в правое окно.
· Устанавливаю теперь в этом же окне (сверху) в качестве источника данных таблицы и также переношу все ее поля, в правую часть окна (кнопка Далее).
· В последующих окнах выбираю внешний вид формы – в столбец (Далее). Затем выбираю стиль (любой) (Далее). Затем присваиваю этой форме имя, (Готово). Передо Мной раскрывается форма для ввода и редактирования данных в обеих таблицах.
· Выполняю команду Файл/Сохранитьи закрываю окно. Я снова попадаю в основное окно: база данных, через которое и идет вся работа по созданию базы данных.
· Теперь можно попробовать, как будет действовать созданная форма. Нажимаю кнопку Форма и щелкаю по созданной форме.
· В появившейся форме каждой записи таблицы отведена своя страница, поля расположены в столбец, как я и заказывал.
· Далее перемещаюсь на первую пустую страницу формы (PgDn). Пользуясь формой, введите 1-2 записи в таблицы.