Определение результатов инвентаризации

Организация проведения инвентаризации

Документальное оформление инвентаризации

Определение результатов инвентаризации

 

1.Понятие первичного документа и требования, предъявляемые к нему.

Документ – письменное свидетельство о совершении хоз. операции. Первичные документы – такие документы, которые составлены в момент совершения хоз. операции. К ним относятся такие, как приходный и расходный кассовые ордера, счет, товарно-транспортная накладная, доверенность на получение чего-либо, платежное поручение, чек из чековой книжки и т.д. Все факты хозяйственной жизни находят отражение на счетах бухгалтерского учета на ос­новании первичных документов.

Правильное оформление и умение проверить первичные документы — основа квалифицированной работы бухгалтера. Порядок работы бухгалтера с первичными документами регламентируется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Приказом Минфина СССР (от июля 1983 г. № 105) (см. п. 1.1 схемы 6), а также Положением по ведению бух. учета и отчетности.

Первичный документ составляется, как правило, в момент совершения операции или сразу после ее окончания на бланке типовой формы, отпечатанном типографским способом, заполненным от руки или с использованием ЭВМ. Оформляется документ обычно в нескольких экземплярах, свободные строки в нем прочеркиваются.

Каждый первичный документ отражает одну совершенную хозяйственную операцию. Как сказано выше, под хозяйственной операцией понимается отражение в бухгалтерском учете движения имущества предприятия, осуществляемое в денежной форме использованием двойной записи. К первичным документам предъявляются определенные требования. Документ имеет обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- название и юридический адрес сторон (субъектов), участ­вующих в хозяйственной операции.

В любой операции присутствуют две стороны — товары, услуги, денежные средства движутся от одного субъекта операции к другому. Под сторонами, или субъектами, понимаются физические и юридические лица. Физические — граждане данной и других стран, юридические лица — это предприятия, организации, их объединения, каждое из которых имеет свой устав, обособленное имущество, отдельный баланс доходов и расходов, счета в банках, право ведения от собственного лица договорных отношений, печать и различную фирменную атрибутику;

- дата составления документа. Правильное написание даты: 03. 09. 02 г.;

- содержание хозяйственной операции. Необходимо соблю­дать требования строгого соответствия между наименовани­ем документа и содержанием проводимых по нему опера­ций. При этом содержание хозяйственной операции выте­кает из наименования документа, в котором оно имеется в общей форме.

Например, расходный кассовый ордер пред­назначен для оформления выбытия денежных средств из кассы. Конкретное же содержание этой операции описыва­ет, кому и на что выданы средства, например, на заработ­ную плату работникам. Платежное поручение предназначе­но для оформления платежей через банк. Конкретные же источники, величина и назначение платежа определяются содержанием операции, указанным в данном документе;


 

 



• измерители осуществляемой операции;

• наименование должностных лиц, ответственных за опера­цию;

• подписи лиц, составивших документ, и их расшифровка. Документы должны составляться четко, разборчиво с помощью ручной записи, с применением пишущей машинки или вычислительной техники. Каждый документ должен быть заполнен выбранным способом от начала и до конца. Для докумен­тов, как правило, используются типовые формы, изготавливае­мые в виде бланков, образцы которых утверждены Госкомстатом РФ.

Что предпринять, если допущена ошибка в первичном доку­менте?

а. Можно применить способ отрицательной, или сторниро­вочной, записи. При этом ошибочная запись повторяется красными чернилами или стандартным цветом (синий, черный) с заключением ее в прямоугольную рамку. Крас­ный цвет или прямоугольная рамка аннулируют ошибоч­ную запись, после чего делается правильная запись;

б. Можно зачеркнуть неправильно написанную сумму одной чертой. Над ней сделать правильную запись с указанием даты исправления и подписью бухгалтера. При необходи­мости составляется справка, раскрывающая исправление и причину ошибки. Такой способ исправления называется корректурным.

В кассовых и банковских документах никаких исправлений, подчисток, помарок быть не должно.

Для правильного составления документа необходимо:

• заполнять документ на бланке (при его отсутствии — на чистом листе бумаги) ручкой, на пишущей машинке или с применением ПЭВМ;

• строго соблюдать установленную форму и реквизиты до­кумента;

• точно излагать содержание документа;

• четко и разборчиво писать текст и цифры;

• незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

• сумму в денежных документах указывать цифрами и про­писью;

• снабжать документ необходимыми разборчивыми подпи­сями с указанием должностей лиц, подписавших доку­мент.

2. Классификация документов. Бухгалтерские документы подразделяются по назначению; способу отражения хозяйственных операций; месту составления; способу охвата операций.

I. По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), комбинированные и документы бухгалтерского оформления.

а) Распорядительные документы содержат в себе приказ, распоряжение или дают право на совершение операции (платежном поручение, доверенность, распоряжение о проведении инвентаризации и др.). Эти документы не подтверждают факта совершения операции и не являются основой для отражения ее в учете.

б) Оправдательные документы оформляют уже совершенную опе­рацию (инвентаризационная опись, различные акты и др.) и служат основанием для отражения хозяйственной операции в учете.

в) Комбинированные документы содержат в себе распоряжение и одновременно оформляют уже совершенную операцию (приходные и расходные кассовые ордера, накладные и др.). Использование в учете комбинированных документов сокращает их общее количество, ускоряет обработку и уменьшает расходы предприятия на приобретение документов.

г) Документы бухгалтерского оформления составляются и используются для нужд бухгалтерии (справки об ошибках, обнаруженных в учетных записях, расчет реализованной торговой надбавки и др.)

II. По способу отражения хозяйственных операции документы подразделяются на первичные и сводные.

а) Первичный документ составляется в момент совершения операции и является первым свидетельством хозяйственной операции (накладные, кассовые ордера, акты и др.). Их название определяется тем, что они служат основанием для первичного этапа в учете.

б) Сводный документ составляется на основании первичных документов и обобщает сведения, содержащиеся в них (товарные, кассовые отчеты и др.), что позволяет осуществлять контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств.

Сводные документы широко распространены в практике бухгалтерского учета, так как они сокращают количество запи­сей и значительно упрощают и облегчают учетную работу.

III. По месту составления документы подразделяют­ся на внутренние и внешние.

а) Внутренние документы составляются и имеют юридическую силу только на самом предприятии (платежная ведомость, инвентаризационная опись и др.).

б) Внешние документы поступают на предприятие с других предприятий (счет-фактура, товарно-транспортная накладная и др.).

IV. По способу охвата операций первичные документы разделяются на разовые, накопительные и группировочные.

а) Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию (наряд на работу).

б) Накопительный документ отражает однородные разовые операции в последовательности порядка их составления. Накопительные ведомости обычно заводятся для записи в них разовых документов в течение определенного периода. Накопительные ведомости составляются по приходу материалов на склад, расходу материалов со склада, по приходу денег в кассу и др. Использование этих документов сокращает количество документов в обороте предприятия, ускоряет процесс документального оформления операции и сокращает расходы по ведению бухгалтерского учета.

в) Группировочным считается документ, в котором отражается информация из однородных разовых документов, сгруппированных по тем или иным видам материалов, затрат и. т. д.

 

3. Бухгалтерская обработка документов

Все документы до записи их по счетам предварительно должны быть обработаны. Выделяют следующие этапы обработки бухгалтерских документов.

1. Проверка документов:

• проверка соблюдения формы, реквизитов;

• проверка законности совершения операции;

• арифметическая проверка.

2. Таксировка (выражается в переводе натуральных измери­телей в денежные).

3. Гашение.

4. Группировка документов по однородным признакам (по кассе, расчетному счету).

5. Перенос содержания документов в учетные регистры.

6. Подшивка по группам документов и сдача в архив. Особое внимание уделяется проверке документов. При полу­чении документа должна быть проведена проверка полноты его содержания (формальная проверка), арифметическая (счетная проверка) и проверка по существу (логическая проверка).

При формальной проверке проверяют, все ли необходимые реквизиты заполнены, содержит ли документ необходимые подписи, нет ли в нем подчисток, помарок, неоговоренных исправлений.

Счетная проверка позволяет установить правильность ариф­метических расчетов, результатов таксировки. Такая проверка обязательна, поскольку в документах встречаются ошибки чаще всего двух видов:

• недописан ноль у числа или, наоборот, приписан лишний,

• «перевертыши», например вместо числа 89 пишется чисто механически 98.

Бывают также ошибки при выполнении арифметических операций. В основном эти ошибки случаются из-за невнима­тельности, усталости и сторонних помех.

Цель проверки по существу — выявить законность зафикси­рованной в документе хозяйственной операции. При этом про­веряется, была ли в самом деле выполнена эта операция и в указанном ли объеме.

После этого документы группируются по необходимым для бухгалтерского учета однородным признакам. Затем на каждом первичном документе указывают корреспондирующие счета (делают котировку) и суммы хозяйственных операций по бухгалтерским проводкам записывают в учетные регистры.

Гашением называется отметка на документах об их использо­вании. Гашение происходит путем перечеркивания документе или проставления штампа (лучше красными чернилами) «получено», «оплачено» или «погашено». Оперативному гашению подвергаются все денежные документы в целях предупреждении их повторного использования. Учетному гашению подвергаются все документы после записи их по счетам во избежание ошибочной повторной записи и для предупреждения каких-либо злоупотреблений. Это гашение проводится путем проставления на документах разметочного штампа.

Чтобы документы не использовались для записей в учетные регистры несколько раз, некоторые из них подлежат гашению. Гашение осуществляется специальным штампом или подписью от руки «Получено» или «Оплачено» в первичных документах с указанием даты. Штампом «Погашено» прекращается действие всех банковских документов, а также документов, на основании которых начислялась заработная плата и делались другие выплаты.

После того как данные первичных документов отражены в учетных регистрах, необходимо организовать их хранение. Первичные документы комплектуются в хронологическом порядке и переплетаются. Организации обязаны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов, документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных должны хранится организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранятся до списания их с баланса. Лицевые счета работников должны храниться на предприятии и при прекращении деятельности предприятия документы, связанные с начислением зарплаты, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы.

После истечения сроков документы могут быть уничтожены. На отобранные к уничтожению документы составляются акты, которые подписываются членами комиссии, утвержденные приказом руководителя.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности несет руководитель организации.

4. Понятие документооборота. Под документооборотом понимается движение документов от момента их составления или получения от других организаций до сдачи в архив.

Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации для работы предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля.

Основные этапы документооборота:

• составление и оформление документов;

• движение документов по рабочим местам;

• прием документов в бухгалтерии;

• обработка документов в бухгалтерии;

• сдача документов в архив.

Процесс документооборота регулируется графиком, который доставляет главный бухгалтер и утверждает руководитель предприятия.

График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению контрольных функций бухгалтерии. График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются исполнители, документы, сроки их представления и подразделения предприятия, куда представляются документы.

Работники предприятия, которые имеют дело с прохождением учетной документации, создают и представляют документы, связанные с их деятельностью, в соответствии с графиком.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу несут лица, составившие документ. Контроль за процессом документооборота на предприятии осуществляет главный бухгалтер.

В условиях рыночной экономики большое значение имеет охрана экономической информации, содержащейся в документах, от конкурентов. Для ее защиты необходимо разработать и соблюдать схему движения охраняемой информации, использовать программу дезинформации конкурентов, заботиться о материальной заинтересованности сотрудников, чтобы уберечь их от кущения похищать и продавать секреты предприятия. Руководство должно проводить политику взысканий и поощрений, направленную на профилактику возможных нарушений.

Руководители предприятия должны предусмотреть в контрактах, соглашениях и договорах четко выраженные письменные обязательства сотрудников о неразглашении коммерческой тайны, продумать организацию движения информационных потоков в документообороте, определить степень их секретности, предусмотреть вопросы защиты коммерческой тайны в документах.

В настоящее время законодательство РФ предусматривает ответственность главного бухгалтера за разглашение коммерческой информации предприятия.

Переход на компьютерную форму организации бухгалтерского учета выдвигает задачи защиты информации от чужого вторжения. К средствам защиты относят идентификацию субъектов и объектов, разграничение доступа к информации на компьютере, регистрацию действий.

В процедуре идентификации используются ключи, пароли, средства анализа индивидуальных характеристик (голос, отпечатки пальцев и др.). Только идентифицировав себя, сотрудник получает доступ к вычислительной системе, где необходим предусмотреть три уровня защиты: аппаратуры, программного обеспечения и данных.