Классификация документов
Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам.
1. Документы могут классифицироваться по назначению на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.
К распорядительнымдокументам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т. п. Информация, содержащаяся в этих документах, не заносится в учетные регистры, так как в них не отражается сам факт совершения операции.
Оправдательные (исполнительные)документы составляют и подписывают лица, ответственные за совершенную операцию; они же несут ответственность за составление документа. Такие документы для материально-ответственных лиц служат оправданием в расходовании или получении ценностей. Документы должны обязательно утверждаться (подписываться) руководителем. К ним можно отнести приходные и расходные накладные, требования, акты приемки и т. п. На основании таких документов осуществляются записи на счетах бухгалтерского учета.
Документы бухгалтерского оформлениязаполняются бухгалтером для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений. Это различные расчеты, справки, которые играют вспомогательную роль и составляются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии (справка бухгалтерии на сторнирование ошибочно сделанной записи, распределение прибыли предприятия, общепроизводственных, общехозяйственных, внепроизводственных расходов и т.п.). Информация из таких документов заносится в учетные регистры.
Комбинированныедокументы представляют собой сочетание разных видов документов, например, распорядительных и оправдательных (расчетно-платежная ведомость на выплату заработной платы), оправдательных и бухгалтерского оформления (авансовый отчет), распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер). На практике чаще используются комбинированные документы.
2. По содержанию хозяйственных операций
Материальные– отражают движение товарно-материальных операций, например, приходный ордер, требование-накладная.
Денежные – отражают операции с наличными и безналичными денежными средствами, например, ПКО, платежное поручение.
Расчетные – по оформлению расчетных взаимоотношений с партнерами по возникшим обстоятельствам, например, товарная накладная, акт выполненных работ.
3. По степени обобщения учетной информации различают:
Первичныедокументы оформляются непосредственно в момент совершения хозяйственного факта путем его первоначальной регистрации, удостоверяющей содержание хозяйственного факта и то, что он имел место в действительности. К первичным документам относят: кассовые ордера, требования, табели учета рабочего времени, счета-фактуры и др. Они представлены в виде утвержденных типовых (общегосударственных) форм.
Сводныминазываются документы, представляющие собой сводку (обобщение) однородных данных нескольких первичных документов. В качестве примера сводного документа можно назвать отчет кассира, составляемый на основании первичных кассовых документов (приходных и расходных кассовых ордеров). Сводные документы обеспечивают существенное сокращение количества учетных записей, тем самым значительно снижая трудоемкость учетной работы.
4. По месту составления различают: внутренние,составляемые в организации (авансовые отчеты, требования и др.), и внешние,поступающие от контрагентов (накладные и счета-фактуры, полученные и др.).
5. По охвату хозяйственных операций документы подразделяются на разовые,которые оформляются на одну или несколько операций и могут служить основанием для бухгалтерской записи (требование на отпуск материалов со склада), и накопительные,которые оформляются постепенно, по мере совершения однородных операций (лимитно-заборная карта, открываемая на месяц для учета расхода материалов). Учетные записи в накопительных документах производятся по истечении отчетного месяца общим итогом, что сокращает количество записей.
6. По унификации документа различают: унифицированные и неунифицированные
Необходимо отметить, что при разделении документов по указанным выше классификационным признакам один и тот же документ может быть отнесен к нескольким группам. Так, расходный кассовый ордер является одновременно оправдательным (для кассира), распорядительным (основанием-распоряжением руководителя на выплату денежных средств), первичным, разовым и многострочным документом.