Понятие документа и документации. Значение и их роль в учете и контроле

 

Характерная особенность бухгалтерского учета состоит в том, что он осно­ван на сплошном документировании хозяйственных операций.

Документирование– совокупность процедур первичного отражения (регис­трации) хозяйственных фактов в специальных документах учета, являющихся основанием для бухгалтерских записей (от лат. document — свидетельство).

Бухгалтерская документация– это результат процедур документирования, совокупность первичных и сводных документов.

Первичный документ– это письменное свидетель­ство о совершении определенного хозяйственного факта (операции), имеющего юридическую силу и не требующего дальнейших пояснений и детализаций.

Каждый первичный документ отражает один совершенный факт хозяйственной деятельности.

Первичный документ содержит информацию, сведения, данные, зафик­сированные на материальном носителе (бумаге, фотопленке, диске), которые имеют официальный характер.

Значения документа:

Юридическое – документ – это доказательство совершения хозяйственной операции.

Согласно информации, содержащейся в документе, устанавливается ответ­ственность отдельных исполнителей за последствия выполненных ими хозяй­ственных операций.Документы используют в качестве доказательств при спорах данного предприятия с другими лицами.

Контрольное – документ – это источник данных для осуществления внутрихозяйственных операций. Большое значение имеют документы для организации и ведения предварительного, оперативного и последующего кон­троля за законностью хозяйственных операций и эффективностью хозяйственной деятельности, за соблюдением режима экономии.

Важную роль играют документы в проведении контроля за со­хранностью имущества хозяйствующих субъектов.

Организационно – управленческое– документ – это источник оперативной информации для принятия организационных и управленческих решений.

Экономическое – данные документа используются для определения величины экономических и производственных показателей деятельности организации.

Общие требования к оформлению документов установлены Федеральным законом «О бухгалтерском учете».

Одним из важнейших условий оформления документации является наличие в документе всех сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контро­ля. В связи с этим документы должны иметь реквизиты.

Реквизиты документов зависят от характера хозяйственных операций.

К обязательным реквизитамотносят:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за правильность ее оформления, либо наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных выше, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

При необходимости в первичные документы вносятся дополнительные рек­визиты,к которым можно отнести: номер документа, адрес организации, осно­вание для совершения хозяйственной операции.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Первичные документы могут быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, разработанные Госкомстатом России. Например, при продаже товара оформляются товарная накладная и счет-фактура, при покупке материалов - приходный ордер и т.д.

Первичный документ составляется на бумажном носителе, в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Если заполняются вручную, то обязательно заполняют шариковыми ручками. Не разрешается заполнять документы простым карандашом.

В документе недопустимы подчистки и помарки, которые могут вызвать сомнения в его подлинности и правильности. Ошибки в первичных документах (за исключением кас­совых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма,так чтобы можно было прочитать исправленное; надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма; на полях соответствующейстроки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц, подписавшихранее документ, либо подтверждается подписью лица, производившегоисправление, а также проставляется дата исправления;

Пример.Если в учетном регистре неверно был сделана запись, скажем, вме­сто 100 руб. ошибочно было записано 115 руб., то запись должна принять вид:

100 руб. Исправленному верить

«....... 115 руб................ » 12.04.2013 г. Иванченкова И. А.

Таким образом, исправление в первичном документе должно содержать дату исправления, подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов.

Все ошибки, обнаруженные в бухгалтерском учете, должны быть исправлены в том отчетном периоде, когда они были обнаружены.