Форматирование данных

Во время ввода данных в ячейки MS Excel самостоятельно определяет тип данных (текст, число, дата, время, денежное значение и т; д.) и автоматически форматирует их в соответствии со стандартно установленными для каждого типа правилами. В зависимости от установленного формата ячейки значения, которые находятся в ячейках, и отображаемые (отформатированные) значения, которые представлены на экране, могут отличаться друг от друга. Пусть, например, ячейка отформа­тирована таким образом, что число в ней отображается как вещественное с одним знаком после десятичной запятой. Если ввести в эту ячейку число 0,25, то при отображении число будет округлено до 0,3. Если теперь изменить использован­ный ранее формат на формат времени, то значение на экране отобразится в виде 6:00:00.

ВНИМАНИЕ ---------------------------------------------------------------

В расчетах используются введенные, а не отображаемые значения

-----------------------------------------------------------------------------------

Обычно данные вводят, в так называемом общем формате, который используется для отображения как текстовых, так и числовых значений, и лишь затем изменя­ют, подбирают более удобный формат. Форматирование данных в различных ячей­ках осуществляется независимым способом. Это означает, что каждая ячейка таб­лицы может иметь свой собственный формат данных. Наиболее общие возможности по форматированию данных доступны в многостраничном окне Формат ячеек

Форматирование текста

Вводимое в ячейку текстовое значение может содержать любую последователь­ность, состоящую не более чем из 255 букв, цифр и специальных символов. Если в ячейку необходимо ввести достаточно большой текст, имеет смысл использовать режим переноса текста по словам. Для этого в диалоговой окне команды Формат ячеек следует перейти на страницу Выравнивание и включить флажок Переносить по словам. После чего текст может быть размещен на нескольких стро­ках внутри одной ячейки.

На этой же странице окна можно установить некоторые параметры, аналогичные параметрам форматирования абзацев в MS Word. В частности, с помощью списка Выравнивание по горизонтали: можно установить подходящий вариант выравнивания содержимого ячейки, которое можно рассматривать как текстовый абзац. По умолчанию текст выравнивается по левому краю. Здесь же можно задать отступ первой строки, выравнивание по вертикали и ориентацию текста. Следует отдельно упомянуть об одном способе выравнивания, который отсутствует в.текстовом редакторе MS Word. Определенные трудности возникают при формировании названия таблицы, которое должно размещаться симметрично над всеми ее столбцами. Ситуация может сложиться так, что таблица занимает четное количество столбцов, различные столбцы таблицы имеют разную ширину или на­звание таблицы не умещается в одной ячейке по ширине. Трудно поместить название таблицы по ее центру. Выход состоит в использовании выравнивания по центру выделения. Название таблицы вводится в ячейку одного из столбцов, над которыми должно находиться название. Затем, в этой строке выделяются ячейки всех столбцов, над которыми должно находиться название, ив списке Выравнивание по горизонтали: выбирается элемент по центру выделе­ния. Таким способом можно выравнивать не только названия таблиц, но и подза­головки, общие для нескольких столбцов.

На странице Шрифт этого же окна находятся элементы управления основными параметрами форматирования символов. Эта страница подобна странице Шрифт окна Шрифт текстового редактора MS Word. Здесь можно выбрать шрифт, размер, стиль, цветовое оформление символов находящегося в ячейке тек­ста. Заметим, что изменить параметры форматирования можно и у отдельного фрагмента текста в ячейке. Отметим также, что изменять параметры форматиро­вания текста в ячейке или у его фрагмента можно и с помощью соответствующих кнопок на панели Форматирование.

Форматирование чисел

Все числа в ячейках по умолчанию представляются в общем формате и отобража­ются так, как они вводятся. Максимальное количество цифр числа в общем фор­мате — одиннадцать. Дробная часть числа отделяется запятой от его целой части. Во время ввода чисел могут использоваться любые общепринятые способы их запи­си: целые (например, 23 или 159860), вещественные с десятичной запятой (например, 31,42 или 3,14159), в экспоненциальной форме (например, 8,91Е-7 или 22,111Е+6), как дроби (например, 4 1/3). Затем к введенному числу может быть применен лю­бой другой предусмотренный в программе MS Excel числовой формат. Пусть, на­пример, в некоторую ячейку введено число 1234,1. Представления этого значения в некоторых числовых форматах с сохранением двух значащих цифр в дробной части показаны в табл. 1.

Таблица 1. Некоторые числовые форматы

Общий	Числовой	Денежный	Процентный	Экспоненциальный
1234,1	1234,10	1234,10р.	123410,00%	1.23Е+03

Для изменения формата числового значения, находящегося в текущей ячейке в окне Формат ячейки, нужно перейти на страницу Число и в списке Числовые форматы: выбрать строку с названием желаемого формата. В нижней об­ласти страницы появится описание особенностей выбранного формата, а левее списка — образцы изображения чисел в данном формате. Кроме того, на странице могут появиться дополнительные элементы управления, уточняющие детали пред­ставления значения. Например, настраиваемый список Число десятичных знаков: служащий для указания количества цифр, сохраняемых в дробной части числа.

Формат введенных чисел легко изменить с помощью соответствующих кнопок на панели Форматирование. Чтобы изменить числи знаков после запятой, можно воспользоваться кнопками Увеличить разрядность и Уменьшить разрядность на панели Форматирование. Рядом находятся кнопки, позволяющие изменить формат ячейки на денежный или процентный.

Иногда необходимо, чтобы введенное число воспринималось программой как текст, например, при вводе почтовых индексов. Для этого перед числом надо поставить апостроф (например '3489) или же выбрать для этого числа текстовый формат на странице Число в окне Формат ячеек. Еще одно важное замечание касается дробей: они обязательно должны содержать целую часть (даже если она равна нулю). Если просто ввести в таблицу 2/3, то Excel будет рассматривать его как дату и не сможет использовать в расчетах. Правильной будет следующая запись:02/3.

Как упоминалось ранее, в ячейки таблицы можно вводить даты и время в одном из принятых в MS Excel форматов, которые также относятся к числовым. Подробно с предусмотренными вариантами форматов даты и времени можно познакомиться, выбрав формат Дата или Время в списке Числовые форматы окна формат ячеек.

Автоформат

Программа MS Excel может автоматически отформатировать таблицу, используя для этого один из существующих образцов оформления. Автоматически: можно отформатировать как отдельные выделенные ячейки, так и всю таблицу. Для вы­полнения автоформатирования нужно выделить всю таблицу целиком или ее фраг­мент. Затем с помощью команды Формат > Автоформат... открыть окно Автофор­мат и в списке Список форматов: выбрать один из вариантов оформления таблицы. В секторе окна Образец можно оценить выбранный вариант. Нажатие кнопки Параметры разворачивает в окне сектор Изменить, в котором находятся флажки отдельных параметров форматирования, например, шрифт или выравни­вание. Эти флажки следует выключить, если соответствующие параметры фор­матирования у существующей таблицы при автоформатировании не должны изменяться. Автоматическое форматирование можно отменить, используя соответствующую команду из меню Правка. Если после форматирования над ячейками осуществлялись какие-либо другие действия, то следует вновь воспользоваться командой Формат > Автоформат...

Создание нестандартного формата и стиля

Если пользователя по какой-либо причине не устраивает набор предусмотренных в MS Excel форматов, то он может создать свой собственный нестандартный фор­мат. Пользовательские форматы имеет смысл вводить, если достаточно часто при­ходится работать с информацией, для которой нет стандартного представления в Excel или же существующие форматы не удовлетворяют предъявляемым к оформ­лению таблиц требованиям. Чтобы создать собственный формат, в диалоговом окне Формат ячеек на странице Число в списке Числовые форматы; следует выбрать пункт (все форматы). Затем в списке Тип:, содержащем так называемуюмаску формата, нужно выбрать элемент, наиболее близкий к тому формату, в котором требуется представить значение в ячейке. Отобранный в списке элемент попадает в одноименное поле ввода, где его можно желательным образом изменить. После внесения в маску изменений нужно нажать кнопку ОК, чтобы сохранить новый формат.

Маска формата, по сути, представляет собой образец, шаблон, в соответствии с ко­торым оформляется запись числового значения. Маска формата содержит ряд спе­циальных символов, которые тем или иным образом влияют на оформление чис­ла. Маски форматов состоят из одной секции для определения текстового формата и трех секций для определения числовых форматов: первая — для определения формата положительных значений, вторая — для отрицательных значений и тре­тья — для нулевых.

Если достаточно часто приходится применять к различным ячейкам одни и те же параметры форматирования, то такой набор параметров удобно сохранить в соб­ственном нестандартном стиле. Чтобы создать такой стиль, следует установить для какой-либо ячейки нужное форматирование, выполнить команду Формат > Стиль... и в появившемся окне в поле Имя стиля: ввести его название, а затем настроить желательным образом параметры форматирования и нажать кнопку Добавить.

---------------------------------------------------------------------

СОВЕТ

Важно помнить, что если ячейки уже отформатированы определенным стилем, а за­тем какие-то параметры этого стиля изменились, то такие ячейки будут автоматиче­ски переформатированы.

---------------------------------------------------------------------

Копирование форматирования

Во время стандартно выполняемого копирования ячейки осуществляется ее пол­ное копирование, то есть копируются содержимое, примечание и формат ячейки. Если нужно перенести в другую ячейку какие-либо отдельные элементы, то обыч­ное копирование через буфер обмена или буксировкой не приведет к желаемому результату. В этом случае вместо команды Правка > Вставить следует использо­вать команду Правка > Специальная вставка... В окне этой команды в группе Вставить нужно включить переключатель, соответствующий тому элемен­ту ячейки, который требуется скопировать. Например, для копирования только формата нужно включить переключатель форматы. К сожалению, за одно обраще­ние к окну можно скопировать только один элемент. Поэтому для копирования нескольких элементов, например примечания и формата, команду Правка > Спе­циальная вставка... потребуется выполнить несколько раз.

Для копирования параметров форматирования, которые уже имеют одна или не­сколько ячеек, можно использовать и прием, известный по текстовому редактору MS Word. Ячейку, которая имеет нужные параметры форматирования, следует выделить и затем щелкнуть на кнопке Формат по образцу в панели Стандартная. Рядом с курсором мыши появится кисточка. Теперь достаточно щелкнуть клавишей мыши на левой верхней ячейке выделенного диапазона ячеек, которому следует присвоить скопированный формат. При использовании форматирования по образ­цу копируются все параметры форматирования, в том числе параметры формати­рования чисел, текстовых фрагментов, цвет, обрамление, узор заливки.