Пример. Event Timeline – график подготовки мероприятия
| Задачи | Участники и ответственные лица | Начать | Закончить | |
| Исследования | Собрать и проанализировать информацию о схожих мероприятиях | event-менеджер, менеджер по маркетингу, финансовый менеджер | 06/01 09:00 | 06/14 17:00 |
| Творческая разработка | Собрать идеи схожих мероприятий; брейнсторминг | event-менеджер, творческий состав, поставщики | 06/15 12:00 | 06/16 17:00 |
| Планирование | Назначить встречи, распределить нагрузку, составить расписание | event-менеджер, помощники, советники | 06/18 09:00 | 06/29 17:00 |
| Координация | Нанять подрядчиков/ поставщиков, утвердить последовательность программы | event-менеджер помощники, координаторы, поставщики, гости | 07/01 09:00 | 08/01 17:00 |
| Анализ результатов | Составить анкеты, проанализировать данные, сделать выводы | event-менеджер, помощники, Клиент | 08/01 09:00 | 08/30 17:00 |
Пример календарного плана работ
| Время | Действие | Результат |
| 9 недель до мероприятия | Бронирование зала | Ok |
| Подготовка дизайна сайта | Ok | |
| Утверждение концепции | Ok | |
| Перевод материалов на английский язык | Ok | |
| Макетирование буклета | Ok | |
| Рассылка приглашений потенциальным докладчикам-спонсорам | Ok | |
| Рассылка предложений о сотрудничестве партнерам | Ok | |
| Рассылка писем потенциальным участникам за границу | Ok | |
| 6 недель до мероприятия | Подготовка базы данных для рассылки буклета | Ok |
| Утверждение программы | Ok | |
| Привлечение спонсоров, партнеров и пр. | Ok | |
| Печать буклета, конвертов | ||
| Распространение пресс-релизов | ||
| Разработка рекламных макетов для прессы и др. партнеров | ||
| 4 недели до мероприятия | Рассылка буклетов | |
| Рекламная кампания в СМИ и Интернете | ||
| Распространение пресс-релизов | ||
| Регистрация участников, бухгалтерское обслуживание | ||
| Телемаркетинг | ||
| Заказ сувениров и пр. | ||
| 2 недели до мероприятия | Получение презентаций от докладчиков | |
| Аккредитация прессы | ||
| Рекламная кампания | ||
| Заказ оборудования, перевода и пр. | ||
| Регистрация участников и прессы | ||
| Последняя неделя перед мероприятием | Подготовка сценария | |
| Согласование всех деталей относительно места проведения мероприятия | ||
| Регистрация участников и прессы | ||
| Заказ цветов и баннеров для оформления зала | ||
| Организация выставочных мест | ||
| Доставка оборудования | ||
| Проверка оплаты счетов | ||
| Распечатка материалов, списков и анкет для участников | ||
| ДЕНЬ МЕРОПРИЯТИЯ!!! | ||
| 1 неделя после мероприятия | Оценка мероприятия, подготовка и рассылка отчета | |
| Рассылка благодарственных писем: - участникам - спонсорам - партнерам - журналистам | ||
| Мониторинг публикаций | ||
| Окончательные расчеты |