Рекомендации для модератора (ведущего заседания)

 

Перед заседанием (конференцией) модератору следует:

 

- предварительно ознакомиться с текстами докладчиков заседания и тематикой их выступления;

- узнать немного о докладчиках;

- познакомиться с ними;

- подготовить 3—4 вопроса к ним — для общего обсуждения;

- подготовить 2—3 вопроса к аудитории на случай, если она будет пассивна во время запланированной дискуссии;

- в случае необходимости или по просьбе докладчиков дать задания для технического персонала организаторов;

- предупредить докладчиков о сигналах к завершению выступления и о том, что доклад будет прерван при серьезном превышении времени выступления.

 

Во время заседания модератор должен:

 

- поздороваться с аудиторией, представиться;

- представить выступающего;

- сказать несколько слов о теме заседания или о чем-нибудь еще, если во время подготовки к выступлению докладчика возникла пауза;

- во время выступления следить за реакцией зала, другими выступающими, в случае необходимости известить организаторов о возникновении проблемы;

 

- поблагодарить выступающего;

- в случае если выступление длится дольше запланированного, подать об этом сигнал докладчику;

- в случае если докладчик серьезно превышает время, отведенное ему на выступление, тактично прервать его, поблагодарить и представить следующего докладчика;

- после окончания всех выступлений предложить задавать вопросы докладчикам;

- указывая на желающих, дать возможность задать вопрос;

- в случае если вопрос был задан тихо или неясно, повторить вопрос для зала и для переводчиков;

- в случае если вопросов из зала нет, задать докладчикам или аудитории свои подготовленные вопросы;

- по окончании заседания еще раз поблагодарить всех докладчиков за выступление, аудиторию — за внимание, объявить перерыв и пригласить всех на обед (кофе).

 

После заседания модератору рекомендуется:

- ненадолго остаться в президиуме или рядом с ним, чтобы ответить на вопросы подошедших делегатов;

- поделиться своими замечаниями с организаторами.

 

 

ПЛАНИРОВАНИЕ

 

Лучше всего, если у вас уже есть план предыдущего мероприятия, которое прошло исключительно успешно и вам нужно лишь внести коррективы. Даже если мероприятие не было слишком удачным, все равно хорошо, если план сохранился. Это значит, что вы сможете его использовать, поскольку знаете, где и что нужно исправить.

Если же такого плана нет, придется составить его в первый раз.

Вот несколько советов.

 

- Составьте общий список всех работ, которые предстоит сделать перед мероприятием. Просто напишите их в столбик на бумаге. Постарайтесь сделать это чрезвычайно скрупулезно.

- Имея список работ, расставьте их логически в обратном порядке, начиная от дня предстоящего мероприятия и до настоящего момента.

- Распишите ключевые даты. Это своеобразные чекпойнты — контрольные точки, в которых проверяется, насколько успешно выполняется план. В эти ключевые даты должны произойти основные события по подготовке мероприятия: отправка приглашений, бронирование зала, оплата авиабилетов приглашенного докладчика и т.п. Эти даты могут быть связаны как с техническими циклами (например, временем, за которое доходит корреспонденция до адресатов; временем, необходимым на печать буклета, и пр.), так и с какими-то календарными датами (праздники, дни конкурирующих мероприятий, выставок и т.д.).

- Проверьте, как даты согласуются с календарем, учтите праздники, выходные и прочее. Посмотрите, как даты соотносятся с планами работ компании в целом: не пересекаются ли запланированные действия с отпуском руководства, участием компании в выставках, участием в крупных проектах всего доступного коллектива фирмы...

- Покажите ваш план коллегам, подрядчикам (весь или ту часть, которая их касается) и внесите указанные ими коррективы.

 

План готов, приступайте к его реализации.