Этап 4. Подготовка итоговой презентации по проекту автоматизации компании

После завершения работы над проектом автоматизации необходимо подготовить итоговую презентацию по проекту в соответствии с приведенной структурой. Содержание каждого раздела презентации должно включать основные решения и выводы по проекту автоматизации компании.

Структура презентации «Разработка проекта автоматизации компании»:

1. Стратегический план автоматизации:

1.1. Цели и задачи бизнеса компании.

1.2. Цели автоматизации компании.

1.3. Способ автоматизации компании.

1.4. Ограничения.

1.5. Функциональные требования к ИС.

1.6. Класс ИС.

1.7. Способ приобретения ИС.

2. Оперативный план автоматизации:

2.1. Структура проекта автоматизации компании (диаграмма Gantt).

2.2. Ресурсное планирование проекта автоматизации (отчет Who Does What When).

2.3. Стоимостный анализ проекта (отчеты Cash Flow, Budget).

3. План управления рисками проекта автоматизации:

3.1. Идентификация рисков.

3.2. Оценка рисков.

3.3. Планирование реагирования на риски.

Описание конкретных ситуаций по вариантам

Вариант №1. Автоматизация торговой компании «Маркет»

Торговая компания «Маркет» открыла свой первый магазин в 1998 г. в Москве, после чего она стала активно развиваться как сеть универсамов. В 1999 и 2000 г. было открыто по 3 магазина в разных районах Москвы, в 2001 г – 5 магазинов в Москве и 1 в Московской области, в 2005 г. открыто 7 магазинов. Сейчас (2011 г.) компания имеет 28 магазинов и к концу года планирует открыть еще 9.

Основной целью своей деятельности «Маркет» ставит обеспечение потребителя качественными товарами по доступным ценам.

«Маркет» занимается розничной продажей большого количества разнообразных товаров (продукты питания, печатная продукция, бытовая химия, товары для дома и т.д.), ассортимент которых постоянно расширяется. В 1998 г. ассортимент предлагаемых товаров насчитывал 2000 наименований, и к настоящему времени достиг уже 12000 наименований. Компания работает с различными поставщиками, число которых достигло 300.

Торговая компания «Маркет» располагает собственным производством полуфабрикатов и кондитерских изделий, ассортимент которых составляет 100 наименований полуфабрикатов и более 30 видов кондитерских изделий. Торговая компания имеет единый распределительный центр, который является центральным складом и обеспечивает снабжение товарами сеть магазинов.

Управление магазинами сети осуществляется центральным офисом, который занимается обработкой и анализом всей информация о деятельности магазинов, разработкой стратегии развития сети, набором персонала для магазинов и т.д. В центральный офис ежедневно поступает огромный объем информации о деятельности магазинов, который требует оперативного анализа и принятия решения.

Центральный офис компании «Маркет» включает коммерческий департамент, департамент по торговле, финансовый департамент, департамент по маркетингу, департамент по логистике, департамент по персоналу, департамент по информационным технологиям.

Численность сотрудников торговой компании составляет 3000 человек. В каждом магазине численность персонала составляет 100 человек.

Годовой оборот компании в 2010 г. составил $15 млн.

В 2005 г. в торговой компании «Маркет» были установлены кассы, компьютеры (Pentium), проложены сети и самостоятельно разработана система ведения бухгалтерского учета, которая автоматизирует следующие функции: операции по банку и кассе; взаиморасчеты с организациями, дебиторам и кредиторами; расчеты по зарплате; расчеты с бюджетом; учет товаров.

В 2005 г. была самостоятельно разработана система ведения товарного учета, которая автоматизирует: ведение учета складских запасов и их движения; оформление счетов поставщикам; формирование необходимых первичных документов.

По мере развития компании, разработанные системы устанавливались в новых открываемых магазинах. Поддержка систем ведения бухгалтерского и товарного учета в настоящее время осуществляется департаментом информационных технологий компании.

Кроме того, в каждом магазине есть системный администратор для поддержки работоспособности системы.

С развитием компании возникла необходимость не только в товарном и бухгалтерском учете, производственном учете, но и в управлении развитием компании. Целью торговой компании является расширение бизнеса и достижение конкурентных преимуществ перед компаниями подобного типа. Для достижения этих целей необходимо: повышение прибыли за счет увеличения объемов продаж или сокращения расходов; повышение контроля над выполняемыми операциями; изучение и максимальное удовлетворение потребностей покупателей; управление финансами; планирование и анализ финансово-хозяйственной деятельности и т.д.

Разработанные компанией системы на данный момент не удовлетворяют предъявляемым требованиям своей функциональностью и скоростью обработки данных, поэтому необходимы расширение функциональных возможностей информационной системы компании и увеличение скорости обработки информации.

В центральном офисе компании, а также в магазинах в результате анализа сложившихся проблем было решено внедрить необходимые информационные технологии и установлен срок автоматизации до начала мая 2013 г. с бюджетом $90 тыс.

Вариант №2. Автоматизация страховой компании «Гарант»

Страховая компания «Гарант» образована в 1993 г. и с тех пор активно развивает свою деятельность в Московской области. С 2001 по 2010 гг. были образованы 5 новых региональных филиалов компании. В 2012 г. планируется открыть еще 3 новых региональных отделения. Кроме этого, у компании есть страховые агенты, которые работают по совместительству. Штат страховых агентов постоянно пополняется.

Страховая компания заключает договора страхования и перестрахования. Клиентами компании выступают как физические, так и юридические лица. Компания осуществляет страхование по каско, осаго, страхование автомобиля, имущества, здоровья, недвижимости, туристов и т.д.

Управление компанией осуществляется центральным офисом, который занимается обработкой и анализом всей информация о деятельности компании, разработкой стратегии развития компании, набором персонала для компании и т.д. В центральный офис ежедневно поступает огромный объем информации о деятельности филиалов и страховых агентов, который требует оперативного анализа и принятия решения.

Центральный офис компании «Гарант» включает департамент региональных продаж, департамент корпоративных продаж, департамент розничных продаж, финансовый департамент, департамент по маркетингу, департамент по персоналу, департамент по информационным технологиям.

Численность сотрудников компании составляет 2000 человек. В каждом региональном отделении численность персонала составляет 100 человек.

Годовой оборот компании в 2010 г. составил $12 млн.

В 2004 г. для ведения бухгалтерского учета и основной деятельности был закуплен программный продукт «Парус» (версия под Windows 2000), компьютеры (Pentium), проложены сети. Данная версия ПО для компании позволяет автоматизировать следующие функции: страховая деятельность, учетные процессы, управленческий учет.

Также самостоятельно в 2007 г. была разработана система автоматизация управления взаимоотношениями с клиентами (call-центр, поддержка процесса продаж).

По мере развития компании, разработанные системы устанавливались в новых открываемых филиалах. Поддержка систем в настоящее время осуществляется департаментом информационных технологий компании.

Кроме того, в каждом филиале есть системный администратор для поддержки работоспособности системы.

С развитием компании возникла необходимость в автоматизации интернет ресурсов компании с единой информационной системой, централизации процесса урегулирования убытков, управления маркетинговыми данными. Целью страховой компании является расширение бизнеса и достижение конкурентных преимуществ перед компаниями подобного типа. Для достижения этих целей необходимо: повышение прибыли за счет увеличения объемов продаж или сокращения расходов; повышение контроля над выполняемыми операциями; изучение и максимальное удовлетворение потребностей клиентов; управление финансами; планирование и анализ финансово-хозяйственной деятельности и т.д.

В центральном офисе компании и региональных представительствах, включая страховых агентов, в результате анализа сложившихся проблем было решено внедрить необходимые информационные технологии и установлен срок автоматизации до начала мая 2013 г. с бюджетом $80 тыс.

Вариант №3. Автоматизация промышленного предприятия «Карат»

Промышленное предприятие «Карат», образованное в 1932 году, занимается производством высокоточных оптических приборов. Главные производственные мощности находятся в г. Нижний Новгород, а региональные представительства в 15 субъектах РФ. Потребители продукции (как правило) крупные промышленные предприятия в РФ и странах ближнего зарубежья.

Управление предприятием осуществляется центральным офисом, который занимается обработкой и анализом всей информация о деятельности предприятия, разработкой стратегии развития предприятия, набором персонала для предприятия и т.д. В центральный офис ежедневно поступает объем информации о деятельности представительств, который требует оперативного анализа и принятия решения.

Центральный офис предприятия «Карат» включает производственный департамент, департамент корпоративных продаж, департамент региональных продаж, сектор стратегического планирования, бухгалтерию, отдел кадров, департамент по информационным технологиям.

Численность сотрудников компании составляет 700 человек. В каждом региональном отделении численность персонала составляет 15 человек.

Годовой оборот компании в 2010 г. составил $50 млн.

На нынешний момент в различных офисах компании находится более 100 персональных компьютеров Pentium (в равных пропорциях). В 10 офисах компьютеры объединены в сеть. Программное обеспечение представляет собой разрозненные «коробочные» пакеты бухгалтерского, складского и кадрового учета начала 2000-х гг., а также системы собственной разработки для автоматизации некоторых производственных функций.

Штат программистов состоит из 10 человек, постоянно занятых доработкой и сопровождением существующих программ. Кроме того, в каждом представительстве есть системный администратор, отвечающий за функционирование компьютеров и установленных на них программ.

Проблема в данный момент состоит в том, что руководству тяжело управлять остатками готовой продукции на складах, контролировать своевременное поступление сырья и материалов, ввести контроль качества, определить на каком из технологических этапов находится та или иная партия. Проблемы планирования, загрузки производственных мощностей и управления цепочками поставок существующее ПО не решает. Также остается не решенной проблема взаимодействия с клиентами и партнерами, кроме использования электронной почты. Годовые убытки (по оценкам аналитиков) из-за данных процессов составляют $100 тыс.

В центральном и региональных представительствах предприятия в результате анализа сложившихся проблем было решено внедрить необходимые информационные технологии и установлен срок автоматизации до начала мая 2013 г. с бюджетом $80 тыс.

Вариант №4. Автоматизация торговой сети «Смарт»

Торговая сеть «Смарт» образована в 1994 г. Сегодня имеет 3 торговые площадки в г. Санкт-Петербург и 5 в городах Ленинградской области.

Компания специализируется на продаже видеотехники и бытовой электроники. У торговой сети «Смарт» большой спектр клиентов (частные лица, фирмы).

Центральный офис компании «Смарт» включает департамент корпоративных продаж, департамент розничных продаж, сектор стратегического планирования, бухгалтерию, отдел кадров, отдел автоматизации.

Численность сотрудников компании составляет 120 человек. Численность персонала каждой торговой площадки 15 человек.

Годовой оборот компании в 2010 г. составил $5 млн.

Компания располагает большим количеством (50 шт.) персональных компьютеров класса Pentium, все они связаны в сеть. На фирме установлена система документооборота (на базе Lotus Notes), единая складская программа, бухгалтерская программа 1С:Бухгалтерия 7.7, программа по учету труда и заработной платы той же фирмы. Недостаток существующей IT-инфраструктуры в данный момент состоит в том, что руководство компании не устраивает разрозненная автоматизация.

В компании имеется отдел автоматизации из 5 человек (2 из них программисты, 1 WEB - дизайнер).

Компания 2 раза в месяц выпускает каталог товаров, но проблема состоит в том, что их ассортимент быстро обновляется, изменяются цены, и каталог устаревает раньше, чем он доходит до потребителей. Руководство компании решило использовать технологии электронной коммерции для создания Internet каталога с системой заказов on-line.

Таким образом, для автоматизации деятельности торговой сети необходима комплексная система класса ERP со встроенными функциями Web интерфейса.

В центральном офисе компании и торговых площадках в результате анализа сложившихся проблем было решено внедрить необходимые информационные технологии и установлен срок автоматизации до начала мая 2013 г. с бюджетом $40 тыс.

Вариант №5. Автоматизация внутреннего учета в коммерческом банке «Юго-западный»

Коммерческий банк «Юго-западный» образован в 1991 г., головной офис находится в г. Москве, и 15 филиалов в различных регионах. Банк предоставляет полный перечень услуг для корпоративных клиентов (кредитование бизнеса, факторинг, лизинг, финансирование внешнеторговых сделок, расчетно-кассовое обслуживание, зарплатные проекты, инкассация, эквайринг, валютный контроль, таможенная карта, депозиты, векселя и т.д.) и для частных лиц (вклады, пластиковые карты, платежи и переводы. аренда сейфовых ячеек, инвестиционные фонды, кредиты, ипотека, вклады и т.п.).

Управление банка осуществляется головным офисом, который занимается обработкой и анализом всей информация о деятельности банка, разработкой стратегии развития предприятия, набором персонала для банка и т.д. В центральный офис ежедневно поступает объем информации о деятельности филиалов, который требует оперативного анализа и принятия решения.

Центральный офис банка «Юго-западный» включает службу внутреннего контроля, службу финансового мониторинга, управление бухгалтерского учета и отчетности, управление активных операций, управление по работе с клиентами, отдел межбанковских операций, отдел кадров, отдел автоматизации и информационной безопасности, юридический отдел.

Численность сотрудников банка составляет 2000 человек. Численность персонала в каждом филиале 80 человек.

Годовой оборот компании в 2010 г. составил $80 млн.

Компания располагает большим количеством (1500 шт.) персональных компьютеров класса Pentium, все они связаны в сеть. С 1997 г. для автоматизации банковской деятельности во всех филиалах применяется система RS-Bank 4x4 с поддержкой разработчика до 2008 г.

Для внутреннего (бухгалтерского и кадрового) учета в настоящий момент используется комплекс автономных программ, разработанных группой программистов банка в 2007 гг. Ситуацию осложняет тот факт, что из тех разработчиков в банке никого не осталось, а возросшие с тех пор требования и введение новых форм отчетности требуют доработки данных систем.

Чтобы не отставать от конкурентов, банк должен использовать для обслуживания и взаимодействия с клиентами дистанционное обслуживание: «Клиент-Банк», интернет-банкинг. Данная возможность до сих пор не реализована в банковской ИС.

Штат программистов из 20 человек сталкивается при этом с большими трудностями, так как основная их деятельность – поддержка и доработка банковской информационной системы.

Таким образом, для автоматизации деятельности банка необходима комплексная система класса ERP со встроенными функциями Web интерфейса, дистанционного банковского обслуживания, основных процессов и поддержке внутренних учетных задач.

В головном офисе компании и филиалах в результате анализа сложившихся проблем было решено внедрить необходимые информационные технологии и установлен срок автоматизации до начала мая 2013 г. с бюджетом $90 тыс.

Вариант №6. Автоматизация издательской компании «Статус+»

Издательская компания «Статус+», образованная в 1989г. выпускает специализированные издания экономической направленности (журналы, книги).

На данный момент бухгалтерия компании оснащена 4-мя персональными компьютерами класса Pentium и бухгалтерской программой «Инфо-Бухгалтер», первая версия которой была приобретена в 1995 г. В конце 2007 г. (перед началом кризиса) разработчик последний раз произвел обновление, но во время кризиса пришлось разорвать контракт, т.к. на поддержание информационной инфраструктуры у компании не было свободных средств. Сегодня в штате компании состоят 3 программиста, занятых поддержкой и доработкой существующих у фирмы программ (издательских, бухгалтерских и т.д.).

В 2010 г. у компании появился зарубежный партнер – американский издательский дом "McGrawHill". Компания «Статус+» получила возможность для крупных инвестиций на свое развитие. Проблема состояла в том, что для этого требовалось вести кроме бухгалтерского учета в российском стандарте, еще и учет в стандарте GAAP. Кроме того, появилась необходимость детализировать существующий учет по проектам, для лучшего осуществления контроля качества.

Существующий пакет "Инфобухгалтер" такими возможностями не обладал.

Управление издательством осуществляется в головном офисе, который занимается обработкой и анализом всей информация о деятельности компании, разработкой стратегии развития предприятия, набором персонала для компании и т.д. В центральный офис ежедневно поступает объем информации о издательской деятельности, который требует оперативного анализа и принятия решения.

Офис издательской компании «Статус+» включает дирекцию по издательству, финансовую дирекции, дирекцию по персоналу, управление бухгалтерского учета и отчетности, управление по работе с клиентами, IT-отдел, юридический отдел.

Численность сотрудников издательской компании составляет 200 человек. Численность производственного персонала 120 человек, 80 человек – административно-управленческий персонал.

Годовой оборот компании в 2010 году составил $4 млн.

В офисе компании и в производственных подразделениях в результате анализа сложившихся проблем было решено внедрить необходимые информационные технологии и установлен срок автоматизации до начала мая 2013 г. с бюджетом $500 тыс.

Вариант №7. Автоматизация сети супермаркетов «Какаду»

Сеть супермаркетов «Какаду», одна из крупнейших во Владимирской области, имеет по стране 11 торговых центров. Первые магазины «Какаду» появились в 1991 г. и с тех пор завоевали широкое признание благодаря высочайшему уровню обслуживания и индивидуальному подходу к покупателю.

На розничном рынке компании приходится соперничать не только с традиционными отечественными, но и с международными компаниями, а также сетями дисконтной торговли, предлагающими свои товары по сниженным ценам. И если учесть возросшую в последнее время тенденцию к поглощению мелких фирм, то для того, чтобы выделиться на фоне столь жесткой конкуренции и побороться за свое место в торговом бизнесе, от «Какаду»требовались серьезные усилия.

Руководство компании понимало, что для достижения успеха, необходимо правильно выявлять изменчивый потребительский спрос, учитывая при этом даже и географический фактор. Но системы, позволяющей реализовать систему управления отношениями с клиентами (CRM), у компании нет.

При этом отдельные магазины имеют свои, написанные на Oracle, витрины данных. Но в тоже время ощущается потребность в интегрированном информационном хранилище, которое стало бы основой для CRM-системы.

Центральный офис сети супермаркетов «Какаду» включает департамент продаж, департамент снабжения, департамент стратегического планирования, бухгалтерию, отдел кадров, отдел автоматизации и безопасности.

Численность сотрудников компании в общей сложности составляет 4 тыс. человек. Численность персонала каждого торгового центра 300 человек.

Годовой оборот компании в 2010 г. составил $120 млн.

В головном офисе компании и торговых центрах в результате анализа сложившихся проблем было решено внедрить необходимые информационные технологии и установлен срок автоматизации до начала мая 2013 г. с бюджетом $50 млн.