Создание базы данных

Система управления базами данных Access

Для хранения и обработки большого количества информации используются специальные программы, называемые системами управления базами данных (СУБД)

Данные, находящиеся в одной базе данных, должны быть связаны между собой по смыслу и логически. Это достигается путем группировки (объединения) их по определенным признакам. Такой процесс называется структурированием данных. (Структурирование – процесс объединения данных по определенным признакам).

Структурированная совокупность данных одной области, имеющая имя и хранящаяся на материальном носителе, называется базой данных.

Базы данных представляют собой структурированную в виде таблицы информацию.

Состав базы данных:

1) Таблица – основная форма хранения данных в базе данных. Состоит из строк и столбцов. Каждому столбцу присвоено определенное имя. Именованный столбец называется полем, а строка – записью. Количество полей и записей в базе данных не ограничено.

2) Формы – это специальные созданные инструменты, позволяющие в удобной форме для пользователя вводить в базу данных новые данные или просматривать уже существующие записи.

3) Запросы – это специализированные структуры, создаваемые для получения определенной информации из базы данных. С помощью запросов можно упорядочить данные, произвести их фильтрацию, объединение, отбор или изменение.

4) Отчеты – определяют формы представления данных, выводимых по запросам.

Запуск программы

1) Пуск – Все программы – Microsoft Office – Microsoft Access

2) ярлык на рабочем столе

3) п.к.м. – Создать - Microsoft Access Базу данных

Создание базы данных

Создание новой базы данных

1. Office – Создать – Новая база данных

2. Ввести имя базы данных

3. Создать

Создание базы данных с применением шаблона

1. Office – Создать

2. Выбрать Шаблоны из Интернета – выбрать шаблон базы данных

3. Ввести имя базы данных

4. Создать

Office

Шаблоны

Имя базы данных

Новая база данных

Создать

 

 

Работа с таблицами

Основу базы данных составляет таблица.

Создание таблицы

1. Создание – Таблица

2. Выбрать: Таблица, Шаблоны таблиц, Конструктор

 

Определение имени поля

1. Открыть вкладку Режим таблицы – выбрать поле – Переименовать

или

2. щ.л.к.м. 2 раза на поле

или

3. щ.п.к.м. на поле – Переименовать столбец

 

Добавление и удаление полей

1. Открыть вкладку Режим таблицы – Вставить/удалить столбец

или

2. щ.п.к.м. на поле – Вставить/удалить столбец

или

3. Открыть вкладку Режим таблицы – Новое

Поле – выбрать поле из предложенного списка – щ.л.к.м. 2 раза на выбранном поле

 

Определение типа и размера полей

Тип поля определяет - какие данные могут храниться в данном поле (число, текст, дата, время и т.д.). Если поле предназначено для ввода даты, то ввести текст не получится.

1. Открыть вкладку Режим таблицы – выбрать тип поля в строке Тип данных

или

2. открыть вкладку Главная – Режим – Конструктор – выбрать тип поля в столбце Тип данных

 

Ввод информации в базу данных

После создания таблицы и настройки полей можно заполнять ее данными. Существует два способа ввода данных:

1. в режиме таблицы,

2. в режиме формы.

 

Режим таблицы

Открыть базу данных – Все таблицы (в левой части окна) – выбрать таблицу для ввода данных – выбрать поле для записи.

Перемещаться по таблице можно с помощью манипулятора «мышь», клавиш â,ß,à,á, Tab.

Закрытие таблицы

Щелкнуть п.к.м. на вкладке «Таблица___» - Закрыть