Алфавитная система

Я пользуюсь всего одной системой, проиндексированной в алфавитном порядке. Люди тяготеют к использованию системы хранения в качестве системы самоорганизации, поэтому они и пытаются самоорганизоваться, сориентировавшись на проекты и точки концентрации. Таким образом число возможных мест нахождения некогда забытого вами документа «икс» растет в геометрической прогрессии. В одной простой алфавитной системе можно распределить всю информацию по темам, проектам, персонам или компаниям, чтобы было только три или четыре варианта её местоположения, на случай, если вы забудете, куда её дели. Используйте только один уровень вложенности подтем на одну этикетку, например «Садоводство – горшки» и «Садоводство – идеи». Это будет храниться под буквой «С». Сейчас я держу четыре папки для данных общей тематики, и каждая из этих папок помечена буквами алфавита «А-Е», «Ж-М» и так далее – как только я поставил этикетку на какой-то документ – мне уже не надо задумываться, куда его определить.

Периодически по какой-то из тем накапливается такой безумное количество материалов, что для неё надо выделять отдельную папку. Но если эти материалы не занимают и половины новой папки, я все-таки рекомендую оставить их в простой алфавитной системе хранения.

Пусть у вас будет много пустых папок

Прежде чем сесть за разбор содержимого корзинки входящей информации, я запасаюсь большим количеством новых пустых папок. Нет ничего хуже, чем ситуация, когда у вас много информации на обработку, а складывать её некуда. Я предпочитаю всегда иметь в наличии некоторое количество пустых папок. Правило большого пальца: реорганизуйте систему, только когда число папок перевалило за сотню.