Зовнішня та внутрішня структура документа
Зовнішня побудова документа - це зовнішня конструкція документа, що дозволяє ідентифікувати його як той чи інший вид.
Головним завданням зовнішнього вигляду документа (окрім електронного) є надання йому такої форми, яка б викликала у користувачів зацікавленість в отриманні інформації.
Для службового документа - це його бланк як носій інформації. Залежно від розмірів бланка і якості його виготовлення приймається рішення щодо подальшої роботи з ним.
Для картографічних видань основними елементами зовнішнього оформлення є його носій, титул, пенал для зберігання тощо.
Кінодокументи можуть мати такий склад зовнішніх елементів: короб, бобіна, кінострічка, етикетка з назвою тощо.
Книжкове видання має такий склад зовнішніх елементів: обгортка, суперобгортка, палітурка, книжковий блок, форзац, корінець, футляр тощо.
Музичний документ різниться складом зовнішніх елементів. Це може бути, наприклад, окрема грамплатівка чи диск та його упакування: зовнішній конверт або коробка, внутрішній конверт або поліетиленовий пакет; аркуші-вкладиші з супровідним текстовим матеріалом тощо.
Внутрішня структура документа - це його внутрішня будова, сукупність пов'язаних між собою елементів та частин, які дозволяють більш ефективно виконувати пошукову діяльність, сприймати й використовувати інформацію, яка в ньому міститься. Ця інформація об'єднує документ в одне ціле й підпорядковує його внутрішні компоненти один одному.
Склад внутрішніх структурних елементів та частин документа у більшості випадків визначається його видом.
Наприклад, організаційно-розпорядчі документи мають таку внутрішню структуру:
- заголовок з найменуванням автора;
- найменування документа (окрім офіційних листів);
- текст з додатками;
- підписи;
- позначки тощо.
2.Основні реквізити документа згідно з держстандартом. Постійні і змінні реквізити. Формуляр – зразок документа
Реквізитами називають елементи, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів і становить формуляр документів. Він залежить від його призначення, конкретного змісту. До елементів документів належать дата, підпис, адреса, заголовок та ін., а також текст.
Організаційно-розпорядчі документи повинні складатися у суворій відповідності до ГОСТу.
Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається документом, його видом, змістом. ГОСТ 6.38-90 встановлює максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування.
Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів.
Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих документів необхідно засвоїти правила формуляра-зразка.
ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК — це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732- 94) (рис. 1- 3).
Реквізити — це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.
При оформлянні організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів:
1 — Державний герб;
2 — емблема організації;
3 — зображення нагород;
4 — код організації;
5 — код документа;
6 — назва міністерства чи відомства;
7 — назва підприємства (установи, організації, фірми);
8 — назва структурного підрозділу; ,
9 — індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер Телефону, номер рахунку в банку;
10 — назва виду документа;
11 — дата;
12 — індекс (вихідний номер документа);
13 — посилання на індекс та дату вхідного документа;
14 — місце складання чи видання;
15 — гриф обмеження доступу до документа;
16 — адресат;
17 — гриф затвердження;
18 — резолюція;
19 — заголовок до тексту;
20 — позначка про контроль;
21 — текст;
22 — позначка про наявність додатка;
23 — підпис;
24 — гриф погодження;
25 — візи;
26 — відбиток печатки;
27 — позначка про завірення копії;
28 — прізвище виконавця та номер його телефону;
29 — позначка про виконання документа та направлення його до справи;
30 — позначка про перенесення даних на машинний носій;
31 — позначка про надходження.
Реквізити бувають: • постійні; • змінні.
Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні — під час його складання.
Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту — це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі.
Для більш чіткого засвоєння правил формуляра-зразка ОРД на рис. 4 показано фактичне розташування реквізитів (позначено цифрами в кружечках), а також наведено зразки документів (службовий лист виготовлено на бланкові формату А5, а витяг з протоколу — на чистому аркуші паперу формату А4 згідно з ГОСТ 6.38— 90 «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).
Формуляр-зразок ОРД визначає робочу площу та береги документа (на рис. 4 береги заштриховано).
Робоча площа документа — це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними реквізитами.
Береги документа — це площі, призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок та зображень.
ГОСТ 6.38— 90 (відповідно до ГОСТ 9327— 60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы») встановлює два формати паперу для виготовлення службових документів: А4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148 мм).
У ГОСТ 6.38—90 встановлено такі розміри берегів формуляра-зразка:
• лівого — 20 мм (8 пробілів);
• правого — не менше ніж 8 мм (3—4 пробіли);
• верхнього — не менше ніж 10 мм (3—4 інтервали);
• нижнього — не менше ніж 8 мм (2—4 інтервали).
Однак на практиці здебільшого дотримуються розмірів берегів відповідно до старого ГОСТ 6.39— 72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец»:
• лівого — 35 мм (13 пробілів);
• правого — не менше ніж 8 мм (3—4 пробіли);
• верхнього — 20 мм (4— 5 інтервалів);
• нижнього — не менше ніж 19 мм (для формату А4); не менше ніж 16 мм (для формату А5).
Лівий берег призначено для нанесення реквізитів 2, 20, а також для закріплення документа в технічних засобах зберігання; правий берег — це резерв, залишений задля збереження тексту документа; верхній берег призначено для проставляння сторінок, нанесення реквізитів 1, 4, 5; нижній — для нанесення реквізитів 29, 30, 31.
Якщо документ оформляють також і на звороті аркуша (термін зберігання такого документа має становити не більше ніж 3 роки), то лівий і правий береги на звороті відповідно міняються місцями (лівий — 8 мм, правий — 20 мм), а верхній і нижній — залишаються без змін.
У документах, що виготовляються на аркушах формату А4 і змістова частина яких має вигляд табличних форм, допускається розміщення основних реквізитів паралельно довгій стороні аркуша (див. рис. 2).
На рис. 1—4 штриховими лініями позначено межі реквізитів, що змінюються в передбачених стандартом випадках (номери реквізитів позначено цифрами в кружечках).
Оформляючи конкретний документ, застосовують не всі реквізити, а лише ті, які необхідні при виготовленні документів цього типу і вважаються обов'язковими відповідно до юридичних вимог.
Згідно з ГОСТ 6.38—90 допускається розміщення реквізиту З на площі, що відводиться для реквізиту 6, який, відповідно, розташовують нижче від реквізиту
Реквізит 2 розташовують на рівні реквізиту 7 (на лівому березі).
Якщо обсяг реквізиту 16 або 17 завеликий, то реквізит 18 можна писати на будь-якій вільній площі робочого поля першої сторінки Документа.
У багатосторінкових документах реквізити 22— 28, 30 проставляють на останній сторінці на площі, відведеній формуляром-зразком.
Реквізит 25 оформляють вище за реквізит 24.
Реквізити документів та їх оформлення.
Державний герб - розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації.
Емблема організації чи підприємства - розміщується поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку.
Зображення державних нагород - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа.
Код підприємства, установи, організації - розташовується у верхньому правому кутку.
Код форми документа - розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи.
Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині сторінки.
2. Складіть словосполучення з поданими словами :
Авторитетний - авторитетний учень
Авторитарний- авторитарний режим
Білет – екземенаційний білет
Квиток- квиток на поїзд
Громадський-громадський спокій
Громадянський-громадянські права
Дипломант- дипломант конкурсу скрипаків
Дипломник- дипломник університету
Дільниця- виборча дільниця
Ділянка- ділянка лісу
Особовий- особовий рахунок
Особистий-особистий характер
Економічний-економічний журнал
Економний-економний опис
Реклама – реклама побутової техніки
Рекламація –рекламація кухоного стола
Акціонерне – акціонерне товариство
Акціонерський – акціонерський внесок
Ефективний- ефективний вид палива
Ефектний- ефектна сукня