Операции с листами рабочей книги.

Когда вы открываете новую рабочую книгу в Excel, в ней уже содержится несколько рабочих листов. По умолчанию установлено три рабочих листа, но это значение вы можете изменить. Хотя чистые рабочие листы и не занимают много места в оперативной памяти или на диске, все же большое их количество мешает работе. Поэтому я настоятельно рекомендую вам изменить стандартное значение и сделать так, чтобы в рабочей книге содержался только один рабочий лист. Для этого нужно выполнить команду Сервис-Параметры, выбрать вкладку Общие и изменить значение параметра Листов в новой книге на 1. После этого во всех новых рабочих книгах будет только по одному рабочему листу.

Если считать, что рабочая книга — это блокнот, то рабочие листы представляют собой страницы этого блокнота. Как и в блокноте, вы можете открыть (активизировать) отдельный лист, добавить или удалить определенное количество листов, копировать листы и так далее. Здесь рассмотрим операции, которые вы можете выполнять над рабочими листами.

В данный момент времени активной может являться только одна из рабочих книг. Аналогично, в этой рабочей книге активным может быть только один лист. Для того чтобы активизировать другой лист, достаточно щелкнуть на ярлычке этого листа, который расположен в нижней части окна рабочей книги. Для активизации другого листа можно также использовать следующие комбинации клавиш.
<Сtrl+РgUp>. Активизируется предыдущий лист, если он существует.
<Сtrl+РgDn>. Активизируется следующий лист, если он существует.

Если в рабочей книге имеется несколько листов, не все их ярлычки могут быть видимы. Для просмотра других ярлычков листов следует воспользоваться кнопками прокрутки.

Ярлычки листов находятся в той же строке что и горизонтальная полоса прокрутки рабочего листа. Чтобы отобразить на экране большее или меньшее количество ярлычков, нужно перетащить разделитель ярлычков в соответствующем направлении.

Обратите внимание, что перетаскивание разделителя изменяет одновременно числа видимых ярлычков и размер горизонтальной полосы прокрутки.

Перетаскивание разделителя позволяет отобразить на экране большее или меньшее количество ярлычков листов. Щелчок правой кнопкой мыши на одной из кнопок прокрутки открывает список всех листов рабочей книги. Вы можете быстро активизировать нужный лист, выбирая его из этого списка.

Существует три способа добавления нового рабочего листа в рабочую книгу.
Выполнить команду Вставка-Лист.
Нажать комбинацию клавиш <Shift+F11>.
Щелкнуть правой кнопкой мыши на ярлычке листа и выбрать из появившегося контекстного меню команду Добавить. На экране появится диалоговое окно Вставка, в котором нужно щелкнуть на пиктограмме Лист.

После выполнения любого из перечисленных выше действий программа вставит в книгу новый лист перед активным листом. Новый лист автоматически становится активным листом. У нового рабочего листа, естественно, будет свой ярлычок, на котором отображается его имя.

Для того чтобы сразу после вставки нового листа добавить в рабочую книгу еще ряд дополнительных листов, нажмите несколько раз комбинацию клавиш <Ctrl+Y> - это клавиатурный эквивалент команды Правка-Повторить вставку рабочего листа. При каждом нажатии указанной клавиши в рабочую книгу будет добавляться один лист.

Если вам больше не нужен какой-либо рабочий лист или вы хотите убрать пустой лист из рабочей книги, удалите его. Это можно сделать двумя способами.
Выполнить команду Правка-Удалить лист.
Щелкнуть правой кнопкой мыши на ярлычке листа и выбрать команду Удалить из контекстного меню. Excel попросит вас подтвердить удаление листа.

Чтобы удалить из рабочей книги несколько листов с помощью одной команды, нужно их предварительно выделить. Для этого, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, щелкните на ярлычках тех листов, которые вы хотите удалить. Затем удалите листы с помощью одного из описанных выше методов. Для того чтобы выделить несколько соседних листов, щелкните на ярлычке первого листа, нажмите клавишу <Shift> и щелкните на ярлычке последнего листа.

Операция удаления листа из рабочей книги необратима. Это одно из немногих действий в Excel, которые нельзя отменить.

По умолчанию рабочие листы называются Лист1, Лист2 и так далее. Обычно листам принято давать более содержательные имена. Чтобы изменить имя листа, воспользуйтесь одним из следующих методов.
Выберите команду Формат-Лист-Переименовать.
Дважды щелкните на ярлычке листа.
Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке листа и выберите из контекстного меню команду Переименовать.

После выполнения любого из перечисленных действий Excel выделит ярлычок листа, так что вы сможете отредактировать имя листа или заменить его другим.

Имя листа может состоять максимум из 31 символа, причем пробелы допускаются. В имени листа нельзя использовать следующие символы:
: - двоеточие;
/ - косую черту;
\ - обратную косую черту;
? - знак вопроса;
* - звездочку.

Хотя Excel позволяет использовать квадратные скобки в именах рабочих листов, лучше их не применять, так как могут возникнуть проблемы в формулах, использующих внешние связи.

Помните о том, что имя будет отображаться на ярлычке листа, и поэтому более длинное имя потребует более широкого ярлычка. Поэтому, если вы будете использовать длинные имена листов, вы сможете увидеть без прокручивания всего несколько ярлычков.

Иногда возникает необходимость изменить порядок следования листов в рабочей книге. Например, если данные по продажам товаров по каждому региону Сводятся на отдельных рабочих листах, то иногда полезно расположить эти листы в алфавитном порядке или в соответствии с объемами продаж. Кроме того, иногда требуется переместить лист из одной рабочей книги в другую.

Если вы хотите переместить рабочий лист из одной рабочей книги в другую, то обе рабочие книги должны быть открыты. Существует два способа перемещения листа.
Выбрать команду Правка-Переместить/скопировать лист.
Щелкнуть на ярлычке листа и перетащить его в нужное место той же или другой рабочей книги. Во время перетаскивания указатель мыши превращается в маленькое изображение листа со стрелкой.

Перетаскивание обычно является самым простым способом, но если в книге много листов, то лучше отдать предпочтение команде меню. Эта команда открывает диалоговое окно, в котором нужно выбрать рабочую книгу и новое положение листа.

Если вы перемещаете рабочий лист в рабочую книгу, в которой уже есть лист с тем же именем, Excel изменит имя так, чтобы сделать его уникальным. Например, имя Лист1 превратится в Лист1 (2).

Вы можете также переместить несколько листов одновременно, предварительно выделив их. Для этого, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>,щелкните на ярлычках соответствующих листов.

Вы можете сделать точную копию рабочего листа и поместить ее как в текущую рабочую книгу, так и в другую рабочую книгу. Эта процедура аналогична перемещению листа.

Выберите команду Правка-Переместить/скопировать лист. Затем в диалоговом окне Переместить или скопировать укажите место для копии и убедитесь, что установлен флажок опции Создавать копию (команду Переместить/скопировать можно также выбрать из контекстного меню ярлычка рабочего листа.)

Щелкните на ярлычке, нажмите клавишу <Ctrl> и перетащите ярлычок в нужное место той же или другой рабочей книги. Во время перетаскивания указатель мыши превращается в маленькое изображение листа со знаком "плюс" на нем.

В случае необходимости Excel автоматически изменит имя копируемого листа, чтобы сделать его уникальным в данной рабочей книге. При копировании листа в другую рабочую книгу копируются также все имена диапазонов и пользовательские форматы, имеющиеся на этом листе.

Иногда необходимо скрыть рабочий лист. Эта операция полезна в тех случаях, когда вы хотите, чтобы другие не видели его или чтобы он вам не мешал. Когда лист скрыт, его ярлычок тоже спрятан.

Для того чтобы скрыть рабочий лист, выберите команду Формат-Лист-Скрыть. Активный лист (или выделенные листы) скроются из вида. В каждой рабочей книге должен быть хотя бы один видимый лист, поэтому Excel не позволит вам скрыть все листы рабочей книги.

Чтобы отобразить скрытый лист, выберите команду Формат-Лист-Отобразить. Excel откроет диалоговое окно со списком скрытых листов. Выберите лист, который нужно отобразить, и щелкните на кнопке ОК. В этом диалоговом окне нельзя одновременно выбрать несколько листов, поэтому для каждого листа, который вы хотите отобразить, придется повторить указанную команду.

Excel позволяет изменять масштаб отображения рабочих листов. Обычно стандартным является масштаб 100%. Вы можете изменять "процент увеличения" от 10 (очень мелкий) до 400 (очень крупный). Использование малого процента увеличения (уменьшение масштаба) позволяет увидеть рабочий лист, так сказать, с высоты птичьего полета. Это дает возможность оценить компоновку листа в целом. Увеличение полезно в случае сели у вас плохое зрение и вы испытываете определенные трудности, разбирая цифры продаж, набранные шрифтом размером в 8 пунктов.

Самый простой способ изменения коэффициента масштабирования активного рабочего листа заключается в использовании инструмента Масштаб, который находится в панели инструментов Стандартная. Щелкните на кнопке раскрытия списка и выберите нужное значение увеличения. Вид экрана сразу же изменится. Можно также ввести значение увеличения непосредственно в поле инструмента Масштаб. При выборе опции По выделению масштаб рабочего листа изменится так, чтобы отобразить на экране только выделенные ячейки. Эта возможность полезна, если вы хотите просмотреть только конкретный диапазон.

Увеличение влияет только на активный рабочий лист, поэтому для разных листов выбирать различные коэффициенты масштабирования.

Для более точного выбора коэффициента масштабирования воспользуйтесь Вид-Масштаб. Эта команда открывает диалоговое окно Масштаб.

Здесь вы можете выбрать один из переключателей или непосредственно ввести значение из интервала от 10 до 400% в поле ввода, которое находится напротив переключателя произвольный.

Коэффициент масштабирования влияет только на то, как рабочая таблица выглядит на экране. А на ее вид при распечатке он не оказывает никакого влияния.

В Excel существуют специальные опции для изменения размеров листа при печати. Для этого используется команда Файл-Параметры страницы.

Если в вашем рабочем листе используются поименованные диапазоны, то при уменьшении масштабного коэффициента до 39%, (или меньше) имя диапазона будет перекрывать соответствующие, ячейки. Это позволит вам получить представление о структуре рабочей таблицы.

Если вы пользуетесь мышью Microsoft IntelliMouse, то можете изменять масштабный коэффициент путем нажатия клавиши <Ctrl> во время прокручивания колесика. Каждый оборот колесика изменяет масштабный коэффициент на 15% (но нельзя уменьшить изображение более чем на 100%). Если вам часто приходится выполнять операцию увеличения изображения, замените стандартную для колесика функцию прокрутки функцией изменения масштаба. Для этого нужно выбрать команду Сервис-Параметры, щелкнуть на вкладке Общие и установить флажок опции Панорамирование с помощью IntelliMouse После этого вы сможете изменять масштаб, вращая колесико мыши, и при этом не нужно будет все время нажимать клавишу <Ctrl>.

5. Операции со столбцами и строками. Закрепление областей в ЭТ.

Над строками и столбцами рабочей таблицы выполняются следующие операции:

Ø изменение размеров столбца/строки (группы строк/столбцов);

Ø вставка ячеек, пустой строки/столбца (группы строк/столбцов);

Ø удаление строки/столбца (группы строк/столбцов).

Вставка ячеек, пустой строки/столбца

Для вставки ячеек следует выделить ячейки, на месте которых будут вставлены новые, и вызвать командуВставка - Ячейки.В появившемся диалоговом окне выбрать тип вставляемого элемента:

ячейки, со сдвигом вправо – вставить ячейки, сдвинув все вправо;

ячейки, со сдвигом вниз – вставить ячейки, сдвинув все вниз;

строку – вставить строку;

столбец – вставить столбец.

Щелкнуть ОК или нажать Enter.

Для вставки строк или столбцов необходимо:

1) выделить строки или столбцы, на месте которых будут вставлены новые;

2) в меню Вставка выбрать пунктСтроки или Столбцы.

Если нужно вставить несколько строк/столбцов, то следует выделить столько строк/столбцов, сколько их нужно вставить (до выделенных).