ИТМ и матрица РАЗУ как инструменты проектного управления.

ИТМ.Информационно-технологическая модель позволяет интегрировать все работы, процессы, базовые элементы, организационную структуру управ­ления проектом, а также разработать подробную логико-временную струк­туру и информационно-технологическую систему проекта.

Построение информационно-технологической модели начинается со сбо­ра информации о процессе. Эта информация обычно собирается путем анкетирования и интервьюирования и заносится в специальные докумен­тальные формы.

Информационная таблица.

Наименова­ние задач, решаемых в ходе реализации своих должностных обязанностей Информация, необходимая для решения данной задачи* Источник информации, необходимой для решения задачи (сотрудник, отдел, организация или ДР-) Вид связи, посредством которой передается информация Документ (документы), получаемый при решении задач" Срок или перио­дичность исполне­ния задачи Потребитель результирую­щего доку­мента (сотрудник, отдел, организация или др.)
Подготовка и ведение таблиц по ста­тистическому анализу продаж Данные о фактических продажах Торговые подразделения Локальная сеть, e-mail Отчет о продажах Два раза в месяц Менеджер отде­ла планирования, проект-менеджер, коммерческий директор <
Счета-фактуры Бухгалтерия e-mail Отчет об остатках Менеджер отдела планирования, проект-менеджер, коммерческий директор
Прогноз продаж Коммерческий директор
             

Правильно заполненные и проанализированные информационные табли­цы являются основой для создания информационно-технологической мо­дели.

Основные правила разработки информационно-технологической модели процесса:

• в рамках любого процесса выделяют следующие элементы: сро­ки, входящие документы, исполнителей, решаемые задачи, ре­зультирующие документы и потребителей информации. Указан­ные элементы располагаются в соответствующих горизонтальных областях модели;

• каждой операции процесса со всеми его элементами на схеме соответствуют вертикальные полосы, называемые нормалями управления;

• построение нормали (вертикальной линии) начинается с изобра­жения процедуры, представляющей собой логическое начало процесса. Далее фиксируются внешняя входная информация и ее источники (цифры над линиями). Затем указываются испол­нители процедуры. При наличии нескольких исполнителей один из них должен быть обязательно обозначен жирным кружком как ответственный. В заключение отображаются выходные докумен­ты и их получатели. В самой верхней строке могут быть постав­лены временные характеристики исполнения процедур (сроки или периодичность);

при построении информационно-технологической модели исполь­зуют условные обозначения.


РАЗУ, Наиболее проработанной разновидностью матрицы ответственности яв­ляется матрица разделения административных задач управления — мат­рица РАЗУ. В этой матрице используются символы, отражающие три прин­ципиальных аспекта выполнения каждой работы.

1. Принятие решения по работе:

Я — единоличное принятие решения;

! — участие в коллективном принятии решения с правом реша­

ющей подписи;

Р — участие в коллективном принятии решения без права реша­ющей подписи.

2. Управление работой: 1 П — планирование;

О — организация;

К — контроль;

X — координация;

А — активизация.

3. Выполнение работы и ее техническое и информационное обслужи­вание:

С — согласование и консультирование;

Т — выполнение рабочих операций;

М — подготовка предложений;

И — получение информации;

± — выполнение расчетных операций;

прочерк ■— неучастие в выполнении работы.

При заполнении символами матрицы РАЗУ необходимо придерживаться нескольких логических правил. В каждой строке:

• символы «!» и «Р» всегда должны соприсутствовать в строке. При этом символ «!» может присутствовать только один раз, символ «Р» — более одного раза. Если в строке присутствует символ «!» без символов «Р» или символы «Р» без символа «!», то это является ошибкой;

• символ «Я» должен присутствовать в строке только один раз;

• символ «Я» и группа символов по коллегиальному решению «!» и «Р» являются взаимоисключающими. По работе может прини­маться решение либо коллегиально, либо единолично, но никак ни коллегиально и единолично одновременно;

• символы принятия решения должны присутствовать в строке обя­зательно;

символы управления работой — «П», «О», «К», «А» обязательно должны

• присутствовать в каждой строке один или несколько раз, символ «X», т.е. символ координации, можно опускать в случае, если работа предполагает участие не более трех структурных единиц;

• символ «Т», изображающий выполнение рабочих операций, обя­зательно должен присутствовать в каждой строке. Таких симво­лов может быть более одного. При этом ответственного исполни­теля выделяют специальным образом, например, подчеркивани­ем, кружком, жирным шрифтом или курсивом.

Помимо развитого аппарата изображения различных видов участия в вы­полнении работ матрица РАЗУ имеет еще достоинство: возможность пере­хода от символьного обозначения ответственности к численному и исполь­зования полученных относительных числовых показателей при анализе и проектировании организационных решений по проекту.

Таблица парного сравнения
Символы К, к* *3 к* К5   К,   I
К,  
к, шшшж
*з  
   
К5  
    0 ”1
К,  
*8 яя
£

 

Для определения относительной значимости каждого символа сумму по строке делят на общую сумму всех значений всех символов:

УК| =(12:64) -100 = 19;

УК2 =(8:64)-100 = 12,5;

VKs =(8:64) -100 = 12,5;

VKt =(6:64)-100 = 9;

ук5 =(7:64)-100 = 11;

УКв =(3:64) -100 = 5;

Ук? =(8:64)-100 = 12,5;

УКв =(12:64)-100 = 19.

Оцен­ка трудоемкости может быть выражена и в денежных показателях путем пересчета через общий фонд заработной платы, который равен общему количеству оценок структурных подразделений:

F. = S. • (ФОТ : Z.Sy),

где Fj — денежная оценка деятельности структурной единицы;

S} — оценка трудовой загрузки структурной единицы подразделений или

должности;

ФОТ — общий фонд оплаты труда всех структурных единиц.

Сравнивая существующий фонд оплаты труда структурной единицы с полученной денежной оценкой деятельности, можно выявить подразде­ления и должности, перегруженные или недогруженные работой. Для нор­мализации деятельности надо либо изменить содержание выполняемых работ и операций, либо изменить фонды оплаты труда структурных еди­ниц.