Вы спринтер или марафонец?

Планирование своего дня и «встраивание» конвейера

 

И сегодня я представлю вам несколько техник, которые можно брать и внедрять. Причем они работают не только в личной жизни или бизнесе. В прошлом году я делал обширный курс «Личная эффективность руководителя». Проводил его для одной из специальных служб РФ – РосМониторинг. Это финансовая разведка в России.

 

Я недавно встречался с этими ребятами, и они рассказали мне о том, что внедрили мои методы и техники. В итоге через один год измеряемая эффективность поднялась на 70%!

И я хочу рассказать вам о методиках, которые были предложены этим людям.

 

Они работают не потому, что это какие-то суперсекретные знания. А потому, что это самые обыкновенные вещи, которые основаны на логике. Когда вы начинаете их внедрять в себя, они кажутся чрезмерно простыми. И в момент, когда вы приступаете к практике – вы начинаете успевать больше.

 

Сначала мы поговорим о личном планировании дня.

 

Первый принцип – это планирование блоками.

 

Еще Адам Смит доказал, что когда мы начинаем работать не над каждой задачей индивидуально, а объединяем их в группы и работаем в конвейере, их решение протекает намного эффективнее. И где бы не использовался метод конвейера, он всегда дает прирост в отношении результативности.

 

И тут мы сталкиваемся со следующим вопросом: «А каким образом встроить конвейер в себя?». Изначально мы начинаем объединять задачи по схожим признакам или выполнять всевозможные коммуникации в строго определенное время. То есть выполнять коммуникации не тогда, когда они приходят, а в блоке. Например, обзвонить всех за 1-1,5 часа, написать всем, кто нам написал и так далее.

 

Проблема любых прерываний в том, что при возвращении к задаче нам требуется 20-30 минут, чтобы войти в поток и максимально сконцентрироваться. Если вам звонят каждые 20-30 минут, то утро этого дня заканчивается ночью. И вы вроде бы много сделали за этот день, но ничего не успели. Ставьте свои цели на первый план и не позволяйте никому прерывать вас.

 

Этот принцип общий для всех, но внедряют его все люди по-разному. Это связано с тем, что каждый человек индивидуален. Есть такие люди, у которых великолепно получается жить по составленному плану. То есть они составляю в воскресение план на неделю и четко ему следуют и исполняют на 95%.

 

У меня внутри все протестует. Если у меня есть план – то мне очень хочется поменять его.

 

Сколько блоков в вашем дне?

Как же творческому человеку войти в свои же рамки? И вот здесь мне очень сильно помогает метод планирования блоками.

 

В чем здесь фишка? Каждый день у меня есть три блока. Один блок это 3-4 часа. Если я встаю утром, то это утренний блок, дневной и вечерний. Между ними есть коммуникативные блоки. Длительность этих блоков – 1 час. Они предназначены для того, чтобы обзвонить всех, посмотреть телевизор, потупить и прочее.

 

То есть у нас есть 3-4 часа для выполнения работы и достижения наших целей и есть блоки в которых мы занимаемся мелкими задачами. Задача заключается в построении этих блоков на неделю в зависимости от дня. То есть они могут и должны включаться в разные периоды времени в зависимости от ваших задач.

 

Что помогает конкретно мне? Я расписываю неделю и напротив каждого дня рисую три прямоугольника олицетворяющих блоки, в которые я буду помещать свои задачи. Далее я смотрю на свои задачи и выявляю у них общие признаки.

 

Первый признак – стратегический. То есть достижение тех целей, которые мне очень нужны. И второе, если у вас собственный бизнес, вам нужно реагировать на изменения окружающей среды: звонки от клиентов, пожары, экстренные ситуации. Значит здесь мы планируем все следующим образом.

 

Изначально мы планируем отдых, так как если этого не сделать, то у вас его не будет. Должно быть такое время в которое вы ничего не делаете. Да, не думать вы не сможете. Но тут главное не делать. Конечно, сначала это очень тяжело для трудоголиков. Это как для лентяя начать работать, для трудоголика – начать отдыхать.

 

У меня есть два режима работы. Запланированный и Аврал. Если неделя протекает спокойно, то у меня есть хотя бы два блока в неделю, которые я обязан уделить не работе. Это тот самый минимум, ниже которого опускаться нельзя.

 

В книгах по тайм-менеджменту говорится о том, что в неделю должно быть два выходных дня. Будем честны – никто из здесь присутствующих не может себе позволить такую роскошь. Поэтому мы заранее планируем неделю в блоках, в которые укладываем и наши цели, и наш отдых.

 

И как минимум один блок в неделю тратить на себя. Это могут быть поездки на природу или SPA-процедуры. Один блок должен быть только для вас. Блок эгоизма. Вы отключаетесь от всех своих дел и делаете только то, что вам хочется.

 

Следующее, что очень важно учесть при построении блоков – это несдвигаемое. У каждого свои события, которые он не может сдвинуть. Например, для меня это – личностный рост. Это одна из трех моих базовый ценностей. Сегодня я должен поработать над собой, чтобы быть лучше, чем вчера.

 

Однажды я экспериментировал над собой в течение месяца. Я на один час отключал все внешние источники информации и занимался собой. Это был самый трудный в эмоциональном плане месяц для меня. Так как я понял, что мне просто необходимо получать информацию из вне.

У меня первый блок очень медленный. То есть даже если я просыпаюсь рано утром, первый рабочий блок не начинается раньше 12 часов. Это а-ля суббота. То есть раньше еще в школьные годы в субботу не нужно было никуда бежать или что-то делать. И ты мог спокойно до 12 заниматься всякой ерундой.

 

И вот медленный вход в день мне очень сильно помогает. То есть иногда я чувствую, что сегодня нужно сделать именно вот так.

Но это, конечно, не всегда.

 

Теперь давайте включим голову. У нас есть три типа блоков.

 

Есть фокусные блоки: это когда мы концентрируемся на решении главной задачи. Во время фокусного блока мы не делаем ничего, кроме одной задачи. То есть в этот блок вы должны делать только то, что дает вам решение одной, большой и конкретной задачи.

 

Большая задача определяется по нескольким критериям, одним из которых является то, какую максимальную сумму денег вы сможете получить.

 

Второе в фокусном блоке – это сдвиг или перемена стратегии.

 

И третье – это приобретение новых навыков.

 

Я могу покупать людей с новыми навыками в команду или выстраивать систему. И тут возникает следующая проблема: а что же делать с теми мелкими задачами, которые накапливаются в период, пока мы заняты одним делом?

 

Для этого есть буферные блоки. Это второй тип блоков. Существует две разновидности буферных блоков: запланированные и «пожары».

 

Какие буферные блоки могут быть запланированы? Например, «чистка хвостов» – взять кучу мелких дел, накопившихся за какой-то период и методично выполнить их. Это могут быть встречи, звонки, переписки. Сюда относятся все коммуникации. А также это могут быть отчеты, работы с документами или командой.

 

И второй тип, когда мы реагируем на какие-то экстренные ситуации. Тебе звонит клиент и сообщает о том, что им что-то нужно было еще вчера и поэтому у тебя есть 15 минут для выполнения трехмесячной работы.

 

Это случается и время для таких событий тоже нужно планировать. Например, в понедельник первый блок у большинства – буферный блок. Единственное исключение, которое я здесь делаю – это приезд на работу ко второму блоку. То есть утром я занимаюсь собой и приезжаю на работу к обеду.

 

Вы спринтер или марафонец?

 

И еще есть такой момент, как обнуление после выходных. Если раньше, например, было заметно, что людям, приходящим из отпуска, нужно было несколько дней для того, чтобы вникнуть в текущую работу, то теперь тоже самое происходит после выходных.

 

Мы перестали делать тренинги в офисе в пятницу, так как нет никакого смысла. В понедельник они приходят совершенно новые.

 

А сейчас мы начинаем видеть, что чем моложе люди, которые у нас работают, тем больше видно сдвиг. То есть вечером они ушли, а утром у них уже обнуление. Половину всего она забывают.

 

Это тоже нужно понимать и планировать. Избегать этого не нужно. Тоже самое и с нашей эффективностью. Сейчас получаем очень много информации за день. Намного больше, чем человек получал 300-400 лет назад.

 

По этой причине нам нужно уметь организовывать свое рабочее время и место. И в этом нам помогает первый буферный блок. И последний рабочий блок в пятницу тоже обычно является буферным. Так как мелкие дела скапливаются к утру понедельника и вечеру пятницы.

 

Когда вы только начнете внедрять блоковую систему, то фокусный блок вы сможете поставить во вторник и может быть в четверг. То есть сначала их будет не так много и это хорошо. И есть определенные правила построения таких блоков.

 

Например, если у вас ест фокусный блок, то до него или после него должен идти буферный блок. Иначе система не работает. То есть до него должна быть буферная зона и после. Иначе вы соскочите с этой системы, так как будете говорить, что у вас случаются постоянные пожары, и вы просто ничего не успеваете.

 

Это как с отпуском. В день перед отпуском я успеваю сделать колоссальное количество дел. Знаете, существуют разные люди. Спринтеры и марафонцы. Первые могут выполнять колоссальные объемы работы в короткие сроки, но потом будут отдыхать. А вторые могут делать по чуть-чуть, но очень долго. Нужно понять какой вы человек и подстраивать ваши задачи под более привычную и подходящую для вас модель.

 

Для себя я знаю, что я авральный человек. То есть спринтер. Так вот меня всегда удивляло, сколько работы я могу выполнить в день перед отпуском. Фишка то в том, что мы пытаемся думать и делать одновременно. А ведь это взаимоисключающие вещи. Мы должны думать и делать дискретно. То есть сначала выделяем час и сидим думаем, записываем. А потом делаем.

 

Культивируй в себе сержанта или путешествуй!

 

С чем это связано? У нас внутри есть три роли. Роль генерала – это разработка стратегии. Вторая роль – это солдат. Это тот человек внутри вас, который исполняет любые приказы генерала. То есть претворяет стратегию в жизнь и выполняет всю работы. Вы достигли того, чего вы достигли потому, что можете неплохо работать.

 

И сержант – это тот, кто слушает приказы внутреннего генерала и делает так, чтобы солдат их выполнил. Вот с этой ролью у многих возникают проблемы. У большинства ее просто нет. Ее можно взрастить через самодисциплину. То есть ломать себя по колено. Это сложно, но возможно.

 

Второй вариант —это сделать так, чтобы все получалось, само собой. То есть создать такую среду, где достижение твоих целей наиболее легко. И поэтому система блоков для меня оптимальна. Так вот когда я понял, что я очень много успеваю перед отпуском, я пытался виртуально представить, что сегодня последний день перед отпуском. Но это ни фига не работает. И я подумал: «А если мне чаще ездить куда ни будь?». А тогда я еще не мог себе этого позволить.

 

И я услышал слова Марка Виктора Хенсона. То есть это человек в книге рекордов Гиннесса. У него издано самое большое количество книг. Он говорит, что решил каждый месяц куда-то выезжать. И я решил попробовать также.

 

Есть замечательная программа SkyScanner. Вы можете указывать город, в котором вы находитесь, и не указывать, куда хотите полететь, и он будет выдавать все варианты, от самого дешевого... И все, дела начинаются делаться. Так как у вас нет выбора. Это очень хорошо работает.

 

И в общем существует все три типа блоков: фокусные, свободные и между ними буферные.

 

Это принцип помогает очень многим людям и мне лично, и показывать вам всевозможные страны и города, куда вы можете отправиться. Иногда там встречаются очень низкие цены. Можно улететь в Лондон за 34 доллара.

 

И вот иногда я приезжаю в аэропорт с маленьким чемоданчиком и думаю куда могу полететь. И зная, что завтра у меня состоится такая поездка, я переделываю огромную кучу работы. И когда вам нужно сделать очень много дел, вы говорите: «Хорошо. Я улетаю в субботу» и дела…

 

Одна из задач, которую я услышал, но не внедрил – это, чтобы свободных блоков было много. Мне это не по вкусу. Знаете, в 30 лет я пытался уйти на пенсию. То есть когда ты видишь, что некоторые твои друзья продают свои компании в 27 лет и выходят на пенсию, ты, как ребенок тоже начинаешь хотеть этого.

 

Я ушел на пенсию и мне не понравилось. Я понял, что я не хочу отдыхать от жизни. Я хочу жить! Но это именно мое. То, через что я прошел.

 

Еще одна иллюзия заключается в том, что если у вас, например, 4 свободных блока и один из них вы возьмете и что-нибудь сделаете, то в итоге вы сделаете больше. Это иллюзия – свободные блоки в кредит.

 

Отдавать придется с процентом. Если вы не замедлились сегодня, завтра, то будьте уверенны в том, что ваше тело вас замедлит и это случится в самый неподходящий момент.

 

Занимайтесь своей компетенцией!

 

Это основная мысль, которую я хотел передать вам по блокам. Скажите, есть какие-то вопросы?

 

ВОПРОС ИЗ ЗАЛА: Где вы все это ведете? В компьютере?

АНДРЕЙ ПАРАБЕЛЛУМ: Нет. Я действую по старинке. Использую ручку и бумагу. Мало того, у меня есть планирование методом оригами. Могу поделиться, так как оно очень хорошо помогает.

 

Вы берете лист А4 и складываете пополам дважды. У нас получается 8 одинаковых кусочков на которых можно писать разные вещи. Формируем по признаку места действия. Дела, которые я веду в офисе я пишу на одной стороне, дома – на другой стороне и так далее.

Потом вы кладете этот листок в карман и возвращаетесь к своим записям в течение дня.

Дальше вопросы есть?

 

ВОПРОС ИЗ ЗАЛА: А вот между блоками 1,5 часа передышка?

АНДРЕЙ ПАРАБЕЛЛУМ: Да, лучше 1.5 часа. То есть в этот период вы расслабляетесь, ведете коммуникации или что-то еще и переходите к следующему блоку.

Чтобы вы понимали, ваше планирование будет меняться со временем. Фокусных блоков станет больше и это хорошо.

 

ВОПРОС ИЗ ЗАЛА: А вот блок длится 3 часа. Это беспрерывной работы?

АНДРЕЙ ПАРАБЕЛЛУМ: Нет, ну я могу потупить немножко. Это все зависит только от вашего ритма. Я дам еще одну тему для лучшего понимания.

 

Существует 4 уровня компетенции.

· Первый уровень: Мы что-то умеем делать на троечку. То есть мы что-то сделали, но там нечем гордиться. У меня это кулинария, например.

· Второй уровень: Это то, что мы умеем делать на 4. То есть что-то мы умеем делать неплохо.

· Третий уровень: Это когда мы умеем что-то делать на 5, но нам это не нравится.

· Четвертый уровень: Вы что-то умеете делать на 5, и вы любите это. Одна из ключевых характеристик этого уровня это то, что у нас больше энергии после того, как мы это сделали. Это совершенно не вяжется с большинство людей.

 

Меня многие спрашивают: «Как ты можешь столько всего делать?», а я думаю, что если я не будут столько делать, то я сдохну. Энергии то не будет. Ты делаешь это, чтобы получить энергию.

 

Если ты занимаешься четвертым уровнем компетенции, то перерывы не нужны. А вот если ты занимаешься первым и вторым, то да, нужно делать перерывы.

 

Я стараюсь вообще в жизни заниматься только 3 и 4 уровнем. И они по-разному. В четвертом я могу марафонить, то есть очень долго делать. А компетенция третьего уровня мне нравится тем, что я могу сделать ее быстро. И это тоже нужно в бизнесе.

 

Еще вопросы?

 

Как запланировать хаос?

 

ВОПРОС ИЗ ЗАЛА: Я очень много слушаю про планирование и в это в основном мужчины. И у меня очень насущный вопрос для женщин. Если у вас есть маленький ребенок, то как планировать?

АНДРЕЙ ПАРАБЕЛЛУМ: У меня трое детей и поэтому я чуть-чуть в курсе. А во-вторых, если вы думаете, что в бизнесе люди другие, которые на вас работают, то вы глубоко ошибаетесь.

 

Именно здесь и эффективна система блоков. Просто они включаются не в конкретное время, а в наиболее удобное. Например, ваш ребенок заснул и у вас есть время для блока. И вы выполняете запланированную работу.

 

Это первое. А второе – мы тоже планируем время на хаос. То есть мы знаем, что у нас будет утром, и мы это планируем. Мы не знаем, что должно случиться, но знаем, что это случится. И поэтому можем запланировать.