Учет денежных средств в кассе

Учет денежных средств

 

 

Среди всех объектов, обеспечивающих хозяйственную деятельность предприятия, важным является учёт денежных средств. Денежные средства – это сумма наличных денежных средств в кассе предприятия, свободные денежные средства на расчётном, валютном и других счетах в банке, ценные бумаги и прочие денежные средства предприятия. Исходя из определения, можно сказать, что операции с этим объектом являются основой бухгалтерской деятельности.

Поскольку денежные средства являются посредником во всех расчётах, очевидно, что для обеспечения нормального кругооборота средств в народном хозяйстве, ведения деятельности в условиях рыночной экономики, необходимо правильно и своевременно выполнять все расчёты.

Все предприятия, осуществляя производственную и хозяйственную деятельность, вступают во взаимоотношения с другими предприятиями, организациями, учреждениями, работниками предприятия и отдельными лицами. Эти взаимоотношения и основаны на различных денежных расчётах в процессе заготовления, производства и реализации продукции, работ или услуг.

Порядок организации кассы и учета наличных денежных средств (5) на предприятии регламентированы Инструкцией ЦБ РФ М 18 от 04.10.93 г. "Порядок ведения кассовых операций в РФ".

Предприятия могут иметь в кассе деньги в пределах лимитов, установленных банком по согласованию с предприятием (при не­обходимости лимиты касс пересматриваются), и использовать из выручки в пределах норм на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения. При этом предприятия обязаны сда­вать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласо­ванные с обслуживающими банками.

Сверх установленного лимита (17) деньги могут храниться в кассе для выплаты зарплаты, пенсий, пособий в течение 8-х дней, вк­лючая день получения денег в банке (в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях 5 дней). Но накапливать в своих кассах (11) наличные средства сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в т.ч. на оплату труда, предприятия не имеют права.

За сохранность денежных средств в кассе отвечает кассир (12), с которым заключается договор о материальной ответственности.

Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин. При этом кассиры обязаны выдавать покупателям (заказчикам) чек, подтверждающий прием от него наличных средств. При этом следует помнить, что выдаваемые предприятиями счета, квитанции и другие документы не являются заменителем чека.

Кассир принимает в кассу наличные деньги от юридических лиц по приходным кассовым ордерам (24), выписанным глав­ным бухгалтером. При составлении ордера должно быть юридическое обоснование для принятия денежных средств в кассу.

В зависимости от цели средств, приходуемых в кассу, в каждом отдельном случае необходимы соответствующие обоснования. При этом счет 50 "Касса" корреспондирует (при принятии денег в кассу - дебетуется) с определенными счетами. В таблице 1 отражены различные операции, оформляемые при­ходными ордерами, и корреспондирующие счета (т. е. фиксируемая на ордере проводка).

Одновременно с заполнением приходного кассового ордера оформляется квитанцияк нему, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата, которая выдается лицу, сдавшему деньги, только после получения их кассиром.

Нумерация приходных ордеров ведется по порядку, начиная с 1 января и до конца года. Проставляется также дата оформления ор­дера. В графе "корреспондирующий счет, субсчет" указывается кре­дитуемый в данной операции счет, то есть фиксируется бухгалтер­ская проводка. Ниже пишется наименование юридического или физического лица, от которого получены средства. В графе "Основание" указывается источник наличных денег, приходуемых в кас­су, то есть отражается содержание финансовой операции (это может быть выручка от реализации, остаток неиспользованного аванса, компенсация недостач по результатам инвентаризации и т. д.). Кассовые документы составляются на основании первичных документов (20), оформляющих хозяйственную операцию, которая здесь указывается как приложение (например, при получении в кассу от подотчетного лица остатка неиспользованного аванса - это авансо­вый отчет, задолженности по недостачам - акт, и т. д.)

Таблица 8.1 - Кассовые операции, оформляемые приходным кассовым ордером.

№ п/п	Операция	Основание	Кредит счета
1.	Зарплата из банка, средства на хозяйственные нужды, командировки	Чек из чековой книжки
2.	Наличная выручка	Справка-заявление о принятии выручки или авансовый отчет	90-1, 91-1
3.	Возврат неиспользованной подотчетной суммы	Авансовый отчет
4.	Взносы в уставный капитал	Выписка из устава или мз протокола собрания
5.	Наличный займ от предприятия или физического лица	Двухсторонний кредитный договор	66,67
6.	Безвозмездное спонсорское получение денег	Письмо-заявление о приеме средств с визой руководителя	86, 91-1
7.	Внесение средств в погашение недостач по результатам инвентаризации	Акт результатов инвентаризации и выписка из протокола собрания	73-2
8.	Возврат ссуды, полученной работником на строительство, садовый участок и т. д.	Договор с работником, выписка из протокола собрания	73-1
9.	Получение наличной арендной платы а) текущая аренда, финансируемая аренда 6) за следующие периоды	Двухсторонний арендный договор	а) 76 6) 98-1
10.	Получение аванса	Договор
11.	Излишки, выявленные при инвентаризации кассы относятся в доход предприятия	Акт результатов инвентаризации	91-1

 

Выдачу наличных денег кассир оформляет расходным кассовым ордером (25)), расчетно-платежными или платежными ведомостями на выдачу аванса, зарплаты, заявле­нием о произведенных расходах с приложением чеков, счетов и др. с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного ордера.

Документы на выдачу денег подписываются руководителем и главным бухгалтером . При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего лич­ность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда выдан и забирает расписку получателя.

Приходные кассовые ордера в квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть за­полнены бухгалтером четко без исправлений, даже оговоренных. В этих документах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Выдача приходных и расходных ордеров или заменяющих их документов на руки ли­пам, вносящим или получающим деньги, запрещается. Прием и выдача средств может производиться только в день составления кассовых ордеров. Приходные и расходные ордера немедленно по­сле их получения и выдачи по ним денег подписываются кас­сиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом "Оплачено" с указанием даты.

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации .Расходные ордера, оформленные на платежные ведомости, регистрируются только после выдачи по ним средств .

На расчетно-платежной ведомости фиксируется срок выдачи средств. По истечении сроков оплаты по ведомости кассир:

а) против невыплаченных сумм делает запись "Депонировано";

б) составляет реестр депонированных сумм;

в) в конце ведомости проставляет фактически выплаченные и не­дополученные суммы;

г) заверяет своей подписью, записывает в кассовую книгу (13) факти­чески выплаченную сумму и ставит на ведомости штамп с ука­занием номера соответствующего расходного ордера.

Депонированные суммы сдаются в банк, на них составляется общий расходный кассовый ордер.

Все факты поступления и выдачи наличных денег учитываются в кассовойкниге, которая должна быть пронумерована, прошнуро­вана и опечатана. Количество ее листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах, имеющих одинаковые номера страниц, через копировальную бумагу. Второй отрывной экземпляр служит отчетомкассира. Подчистки и неоговоренные исправления в книге запрещены. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому, за­меняющему его документу. Ежедневно он подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию отрывной экземпляр вместе с приходными, расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Отчет кассира (19), в котором бухгалтер проставляет корреспон­денцию счетов, служит основанием для заполнения журнала-ордера и ведомостипо счету 50 "Касса".

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, a также Методическими указаниями по инвентаризации (8) имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина РФ от 13.06.95 г. № 49) на предприятиях в сроки, установленные руководителем, а также при смене кассиров, производится внезапная ревизия (27) кассы с пол­ным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой дру­гих ценностей, находящихся в кассе; при этом остаток средств све­ряется с данными учета по кассовой книге. Для проведения ревизий приказом руководителя назначается постоянная комиссия, составля­ется акт. При обнаружении ревизией недостачи иди излишка ценностей в кассе указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Результаты такой инвентаризации оформляют актом. Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуют в кассу и зачисляют в доход организации. На счетах это отражается следующей записью:

Д-т 50 «Касса» К-т 91/1 «Прочие доходы и расходы».

Недостача денег в кассе подлежит взысканию с материально ответственного лица (кассира), что и отражается бухгалтерской записью:

Д-т 94 Недостачи и потери от порчи ценностей»

К-т 50 «Касса» и одновременно:

Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В случае, если во взыскании с виновных лиц отказано судом или они не найдены, убытки списываются на финансовые результаты организации:

Д-т 91/2 «Прочие доходы и расходы» К-т 94

Учет валютных, экспортных и импортных операций регламентируется нормативными документами, которые можно разделить на две группы. Первая группа - законодательные и нормативные акты в области валютного регулирования, внешнеэкономической деятельности и валютного контроля на территории России. Вторую группу составляют документы, определяющие методологию бухгалтерского учета валютных операций и внешнеэкономической деятельности.

Основным нормативным документом в области бухгалтерского учета операций в иностранной валюте при этом является Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2000).

Бухгалтерский учет валютных операций, с одной стороны, формирует полную картину внешнеэкономической деятельности организации, а с другой - отражает состояние активов, капитала и обязательств, выраженных в иностранной валюте, в связи с тем, что бухгалтерский учет в России ведется в едином денежном измерителе -рублях, возникает необходимость в пересчете конкретных сумм иностранной валюты в рубли при отражении в учете валютных операций, в результате которого возникают суммовые и курсовые разницы.

Суммовая разница (28) образуется тогда, когда по условиям договора денежное обязательство одной стороны подлежит оплате в рублях в сумме, эквивалентной определенной сумме в иностранной валюте. Суммовые разницы могут возникать, например, на счетах расчетов, где отражаются денежные обязательства в рублях на дату их возникновения и затем показывается фактическая сумма в рублях, полученная или уплаченная на день платежа. Появившаяся суммовая разница корректирует или стоимость полученного имущества, или стоимость полученных средств за проданную продукцию (работы, услуги).

Курсовая разница (16), согласно ПБУ 3/2000,представляет собой разницу между рублевой оценкой валютного актива или обязательства по курсу на дату расчета и рублевой оценкой его на дату принятия к бухгалтерскому учету. Возникающие курсовые разницы относятся на счет 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции со счетами денежных средств или расчетов; положительные отражаются по кредиту этого счета, а отрицательные — по дебету.