Типы данных и элементарные операции с данными

Тема 2. Ввод и форматирование данных

ЧИСЛОВЫЕ ДАННЫЕ – это данные, которые состоят из цифр и, возможно, некоторых специальных символов: +, –, Е, е, (, ), %, \. Вводимые числа хранятся с той же точностью, с которой они были введены. Вычисляемые результаты имеют до пятнадцати разрядов, но могут быть представлены пользователем с любой желаемой точностью в этих пределах.

ТЕКСТОВЫМИ ДАННЫМИ система считает данные, которые не распознаются как данные другого типа. В одной ячейке возможен ввод до 32000 знаков. Текстовыми данными могут быть и числа, если при вводе им предшествует апостроф, например '1223. Такие данные, естественно, не могут участвовать в арифметических операциях.

Если текстовые данные не умещаются в ячейке, они продолжаются в следующих ячейках справа при условии, что они свободны. Если они заняты, будет виден только умещающийся в клетке фрагмент. Текст может автоматически переноситься на следующую строку внутри клетки, если в меню Формат+Ячейка выбрана вкладка Выравнивание, а в ней установлен флаг Переносить по словам. Перенос будет осуществляться целыми словами. Если это невозможно, текст будет разбиваться на строки случайным образом. Существует метод и принудительного разбиения строки в любом месте текста, а не только в конце слова, – это нажатие в нужном месте клавиш Alt+Enter. Такое действие создает новую строку.

ДАТА И ВРЕМЯ. Строго говоря, тип Дата в Excel не существует. Для представления дат используются обычные числа, но отображенные в формате дат. При этом целая часть числа соответствуют дням, месяцам, годам, а дробная – часам, минутам и секундам:

[целая часть числа], дробная часть числа]

дни (месяцы, годы) часы (минуты, секунды)

Вид разделителя между элементами дат определяется национальными настройками операционной системы Windows. В русской версии для элементов даты это, обычно, точка (если использовать при вводе значки "-" или "/", они после нажатия клавиши Enter также будут преобразованы в точки); для элементов времени – это двоеточие. Дни отделяются от часов пробелом.

Основная единица времени в Excel – один день. Каждый день имеет порядковый номер, начиная с 1, который соответствует 1 января 1900г (начало отсчета дат в Excel). Например, 1 января 1998г. хранится в виде числа 35796, поскольку именно столько дней прошло с 1 января 1900г. Описанный способ хранения дат позволяет их обрабатывать точно так же, как и обычные числа, например, находить дату, отстоящую от любой другой даты на желаемое число дней в будущем или прошлом, находить промежуток времени между двумя датами, т.е. реализовать арифметику дат.

Форматы даты позволяют отображать их, например, в одном из привычных видов: 1.01.98; 1.янв.98; 1.янв; январь 98 года и будут описаны позже. Нужно сказать, что если вводить данные сразу в виде даты, то соответствующий формат будет присвоен автоматически. Так, введенное в клетку значение 5.10.99 будет правильно воспринято системой как 5 октября 1999г.

При вводе дат допускается указание только двух последних цифр года. В этом случае они интерпретируются следующим образом в зависимости от диапазона, в котором они лежат:

00…29 – с 2000г по 2029г.; 30…99 – с 1930г по 1999г.

Допускается не указывать при дате ее год. В этом случае он считается текущим годом (системным годом компьютера). Так, ввод вида 5.10 установит в клетке 5 октября текущего, например 1999, года.

Время – это дробная часть при дне-числе. Поскольку в сутках 24 часа, один час соответствует 1/24, 12 часов – значению 0,5 и т.п. Аналогично вводу даты, ввод времени возможен сразу в формате времени. Например, ввод вида 10:15:28 будет соответствовать 10 часам 15 минутам 28 секундам 0 января 1900 года, что в числовом формате равно 0,420138888888889. Арифметика дат, естественно, поддерживается и на уровне времени.

При указании времени можно игнорировать секунды и минуты. В последнем случае после часов следует обязательно ввести двоеточие. Например, если мы введем символы 6:, в клетке обнаружим 6:00 (т.е. 6 часов 0 минут). Возможно совмещение даты и времени, отделяемое пробелом. Так, ввод 7.2.98 6:12:40 соответствует 7 февраля 1998г. 6 часам 12 минутам 40 секундам.

Существует быстрый способ ввода текущих в данный момент даты и времени, хранящихся в компьютере, – это клавишные комбинации Ctrl+; и Ctrl+Shift+: соответственно.

ЛОГИЧЕСКИЕ ДАННЫЕ имеют одно из двух значений – ИСТИНА или ЛОЖЬ. Они используются как индикаторы наличия/отсутствия какого-либо признака или события, а также могут являться аргументами некоторых функций. Во многих случаях вместо этих значений можно использовать цифры 1 или 0 соответственно;

МАССИВЫ не являются собственно типом данных, а только образуют организованное множество ячеек или констант любого типа. Excel рассматривает массив (возможно содержащий множество ячеек) как единый элемент, к которому в целом могут быть применены математические операции и операции отношений. Массив может содержать не только множество ячеек, но множество констант, например, выражение {7;-4;9} описывает массив констант из трех числовых элементов.

 

Вставьте в рабочую книгу новый лист и назовите его "Форматирование". Форматирование таблицы — это изменение ее внешнего вида без изменения содержимого.

Упражнение 1.18. Ширина столбца. Введите в ячейки А1, B1, С1строки "Начислено", "Удержано", "Долг". Текст в ячейке А1частично обрезан. Выделите столбцы А:С и выберите пункт меню "Формат/ Столбец/ Автоподбор ширины". Ширина столбцов будет соответствовать длине строк. Сделайте откат (клавиши Ctrl+Z) и испытайте еще один способ подгонки ширины столбцов. Выделите столбцы А:С и поставьте курсор мыши на границу между столбцами С и D (на горизонтальной адресной полосе). Он примет вид вертикальной полоски, пересеченной горизонтальной двунаправленной стрелкой. Сделайте двойной щелчок. Снимите выделение.

Упражнение 1.19.Шрифт. Строки, введенные в предыдущем упражнении, отображаются шрифтом Arial с размером 10 пунктов. Это видно в полях ввода на панели "Форматирование" слева. Выделите А1:С1 и в поле "Размер" измените размер с 10 на 12 (проще выбрать этот размер из выпадающего списка, но можно ввести 12 непосредственно в поле ввода). Вновь выполните автоподбор ширины столбцов. Сделайте текстовые строки полужирными, курсивными, подчеркнутыми. Для этого воспользуйтесь кнопками на панели "Форматирование". Повторное нажатие кнопки убирает эффект. Снимите подчеркивание. Слово "Удержано" выведите шрифтом красного цвета (кнопка "Цвет шрифта"). Слово "Долг" выведите на голубом фоне (кнопка "Цвет заливки").

 

Упражнение 1.20. Удаление форматирования. Скопируйте блок А1:С1 в E1:G1. Выделите блок E1:G1 и выберите в меню "Правка/Очистить/Форматы".

Упражнение 1.21. Форматирование. Выведите строки блока E1:G1 шрифтом Times New Roman Cyr размером 15 пунктов зелеными буквами на синем фоне.

Увлекаться цветовым оформлением не следует. Это раздражает пользователя таблицы.

Упражнение 1.22. Границы. Правой кнопкой мыши перетащите блок Е1 :G1 в блок E5:G5. В контекстном меню выберите "Копировать только значения". Строки будут выведены без цветового оформления шрифтом Arial размером 10 пунктов. Сделайте размер шрифта 12 пунктов. Окружите каждую ячейку блока рамкой, воспользовавшись кнопкой "Границы" (Разберитесь самостоятельно, как работать с этой кнопкой.) Границы вокруг ячеек выводятся на печать, а сетка — нет (если только пользователь специально не укажет, что сетку также нужно печатать).

Упражнение 1.23. Формат числа. Введите в ячейку A3 число 38.787. Выделите эту ячейку и нажмите мышью кнопку "Уменьшить разрядность" (на кнопке изображено, как два нуля превращаются в один). Число примет вид 38.79. Однако в строке ввода Вы по-прежнему видите 38.787. Само число не изменилось, изменилось лишь его представление: две цифры после десятичного разделителя. Продолжайте щелкать по этой кнопке и изучайте результат. Щелкая кнопку "Увеличить разрядность", добейтесь, чтобы в ячейке вновь отображалось 38.787. Можно ли считать, что ячейке возвращен исходный формат? Нет! Если Вы измените число: 38.7876, то выводиться будет 38.788. Как вернуть изначальное представление? Выбрать в меню: "Правка/ Очистить/ Форматы".

Введите в А4 число 45547.678. Щелкните кнопку "Формат с разделителями" (на кнопке изображена запятая, а в Excel 2000 три нуля). Будет выведено 45 547.68. Числа разбито на группы по три цифры, считая влево от десятичного разделителя. Одновременно произошло округление до двух десятичных цифр после десятичного разделителя (до "копеек"). Еще раз подчеркну, что само число осталось неизменным. А теперь нажмите кнопку "Денежный формат" (на ней изображены монеты). Число приобретает вид: 45 547.68 р. Знак денежной единицы (рубль) установлен в Панели управления Windows.

Введите в ячейку А5 число .12. Будет выведено число 0.12. Щелкните по кнопке "Процентный формат". Число примет вид 12%. В ячейку А6 введите 0.146. Также наложите процентный формат. Получится 15%. Как вывести 14.6%?

В ячейку можно ввести число в процентном формате. Введите в ячейку А7 число 15.1%, а затем примените к этой ячейке команду меню "Правка/ Очистить/ Форматы". Вы получите 0.151.

Упражнение 1.24. Структура ячейки. Ячейка рабочего листа может содержать формулу, формула возвращает значение, значение отображается в определенном формате. Введите в ячейку А11 число 0.5, а в ячейку А12 формулу =А11+.2. В ячейке А12 выводится значение 0.7. Наложите на А12 процентный формат. Будет выведено 70%. Итак, в А12 формула =А11+.2, значение 0.7, формат процентный. В другие ячейки можно копировать содержимое ячейки целиком, можно копировать только значение и только формат. Используя перетаскиваниe правой кнопкой мыши, скопируйте в В12 все содержимое ячейки, в В13 — значение из А12, в В14 — значение и формат, в А11 — формат. У Вас должен получиться результат (рис. 1.2).

50%
70%	20%
	0.7
	70%

 

Рис. 1.2