Размещение полей из таблиц
Размещение поля группировки. Название села должно быть представлено один раз в заголовке группы. Для этого разместим поле Село в разделе Заголовок группы Село, перетащив в этот раздел из Списка полей поле Село. Откорректируем подпись поля, изменив ее на “Населенный пункт”. Установим нужный шрифт в элементах. Установка размеров рамки по размеру текста подписи выполняется командой Формат-Размер-по размеру данных.
Формирование табличной части отчета. Последовательно в области данных разместим поля Посадка и Возраст. Поле размещается вместе с подписью, которую система берет из свойств полей таблицы Посадки. Подписи полей следует перенести в область заголовка группы путем вырезания и вставки. При необходимости подписи можно откорректировать. Расположить и оформить подписи двойной линией согласно макету. (Подписи можно создавать заново, используя элемент панели Надпись).
Включение вычисляемого поля в отчет. В разделе Примечание группы Село следует разместить расчетные реквизиты Максимальный возраст и Минимальный возраст. Для этого на панели элементов выбирают кнопку Поле (Свободный элемент) и устанавливают его в разделе примечания группы. В свойствах этого элемента определяют выражение для расчета, записывая на вкладке Данные в строку Данные соответственно функции =Max ([Возраст_(лет)]) и =Min([Возраст_(лет)]) (в квадратных скобках в качестве аргумента указано поле таблицы). Подпись вычисляемого элемента редактируется в ее свойствах на вкладке Макет в строке Подпись.
Добавление текущей даты и номера страницы. Текущая дата формируется с помощью Построителя значением встроенной функции Now(). Для этого в разделе заголовка отчета создадим с помощью панели элементов свободный элемент, нажав на кнопку Поле и задав в окне его свойств на вкладке Данные в строке Данные выражение = Now(). На вкладке Макетв строкеФормат полявыбрать значениеПолный формат данных. Подпись этого поля выделить и удалить.
Поле текущей даты и времени можно добавить в отчет, выполнив в режиме конструктора команду Вставка – Дата и время,после чего в диалоговом окне устанавливаются флажки соответствующих форматов данных по дате и времени.
Добавление номера страницы в нижнем колонтитуле можно провести также одним из двух способов. В первом случае создается свободный элемент, который заполняется в его свойствах на вкладке Данные в строке Данные выражением =[Page]. Отредактировать подпись этого поля, записав во вкладке Макет в строке Подпись значение ''Стр''. Во втором случае в режиме конструктора выполняется команда Вставка - Номера страниц. В окне диалога выбирают параметры, определяющие формат, расположение и выравнивание номеров страниц.
Завершение оформления отчета.В окне заголовка отчета расположить надпись “Возрастной состав посадок Лесничества”, соответственно установив шрифт, цвет и размер надписи. При необходимости название отчета вводится в раздел Верхний колонтитул.
В соответствии с макетом создаются линии с помощью элементов Линии.
Просмотр и печать отчета. С помощью кнопки Предварительный просмотр можно просмотреть результаты создания отчета, который отобразится на экране таким, каким он будет напечатан.
С помощью команды Файл – Параметры страницы можно выбрать принтер, задать форму и размеры бумаги, размеры полей, расстояние между строками, ориентацию (книжная или альбомная) и т.д. Команда Файл – Печать позволяет выбрать для печати отдельные страницы, задать количество копий, вывести отчет в файл, для печати его в другое время.
9.4 Задание 4 -Разработка отчета с помощью мастера.
Рассмотрим технологию разработки отчета, основным источником которого является подчиненная таблица, когда данные главных таблиц тоже включаются в отчет. Мастер отчетов позволяет:
° построить многотабличный отчет взаимосвязанных таблиц;
° выбрать из них нужные поля в заданной последовательности;
° указать какая из участвующих в отчете таблиц является записеобразующей;
° определить группировку и сортировку записей отчета по различным полям;
° подсчитать итоговые значения.
¨ Пусть нужно получить отчет, в котором в виде списка данные о возрасте посадок в каждом поселении. Строки отчета должны быть упорядочены по виду посадок. При выводе данных в отчете должны формироваться расчетные суммарные площади посадок для каждого вида посадок.
Проект макета отчета приведен ниже на рис. 21
Выбор таблиц для отчета и варианта его создания. Источником данных для отчета являются талицы Поселения, Посадки и Виды. Одно—многозначные связи между этими таблицами установлены в схеме данных базы.
Начиная создание отчета в окне Новый отчет, выбираем Мастер отчетов и пдчиненную таблицу Виды в качестве записеобразующей таблицы для отчета.
В окне Создание отчета из таблицы Виды включаем в отчет поле Вид. Далее из таблицы Поселения включаются поля Селои Лесник. Из таблицы Посадки включаются поля Возраст (лет) и Площадь (га).
 |
Рис. 21 – Проект макета отчета
В следующем сеансе мастера по умолчанию выделена таблица Виды (источник записей) и задаются уровни группировки последующих записей выбранных полей.
На следующем шаге мастера задается порядок сортировки записей (рис. 22). Мастер позволяет производить сортировку по четырем полям в порядке возрастания или убывания значений поля.
Рис. 22 – Окно сортировки записей при мастере создания отчетов
Чтобы произвести подсчет итоговых значений, имеется кнопка Итоги… В соответствии с проектом макета отчета (рис. 21) для числового поля Площадь выбрать статистическую функцию Sum, чтобы подсчитать значение в итоговой строке группы. Если необходимо подсчитать долю суммарных площадей в группе от общей площади посадок следует отметить флажок Вычислить проценты.
В следующих сеансах мастера выбрать Ступенчатый вид, Книжную ориентацию макета отчета и Сжатый стиль оформления, указав действие – Изменить макет отчета. Отчет отбразится на экране в режиме конструктора.
Завершение оформления отчета.Далее следует отредактировать отчет согласно проекту макету отчета. В окне заголовка отчета расположить надпись, соответственно установив шрифт, цвет и размер надписи. В соответствии с макетом создаются линии с помощью элементов Линии.
Просмотр и печать отчета. С помощью кнопки Предварительный просмотр можно просмотреть результаты создания отчета, который отобразится на экране таким, каким он будет напечатан.
Заметим, что на основе информацции, сохраняемой в схеме данных, и заданных пользователем полей при создании макета отчета, мастер сам строит необходимый запрос. По этому запросу формируются записи из полей нескольких взаимосвязанных таблиц. В свойствах отчета в качестве источника записей мастер записывает инструкцию SQL, реализующую запрос и определяющую выборку заданных полей из таблиц. Просмотреть вид инструкции SQL можно в окне Область ввода (кл. Shift+F2).
Запрос, созданный мастером при подготовке макета отчета можно просмотреть и при необходимости откорректировать. Чтобы отобразить запрос на экране, нужно в диалоговом окне свойств отчета в строке Источник записей нажать кнопку Построитель. Запрос мастера представлен на рис. 23.
Рис.23 – Инструкция SQL при построителе запросов
Сохранить отчет под именем Статистика.
9.5 Задание 5 -Самостоятельное задание.
Создать и отредактировать отчеты:
1. Представить данные таблицы Посадки по уровням полей Село – Посадка – Вид, Рисунок.
2. С помощью мастера отчетов задать трехуровневую группировку данных, выбрать макет – блок и стиль – черно-белый. В качестве источника данных использовать таблицу Хозяйство или запрос Лесхоз.
3. Представить итоговые данные по площади посадок в селах Лесничества, установив в качестве первого уровня данных фамилию лесника.
4. Используя результаты запроса 3 (задание 6.9.), подсчитать итоговые значения площадей посадок.
5. Используя таблицы и запросы базы данных просмотреть возможности различных макетов и стилей отчетов.
Выполнить команду Файл – Выход. Если производилось редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него положительно.
10 Создание диаграмм
Цели работы:
· подготовка данных для их графического представления;
· научиться создавать диаграммы с помощью Мастера диаграмм.
10.1 Задание 1 -Открытие базы данных и подготовка ее к работе.
Вызвать программу Access. Включить мышкой переключатель Открыть базу данных, выделить из списка баз данных, расположенного ниже переключателя, имя вашей базы. Далее кнопка ОК.
10.2 Задание 2 -Создание диаграмм.
При помощи диаграмм данные отображаются в более удобном для восприятия виде. Диаграммы дают возможность:
· увидеть обычно плохо воспринимаемые соотношения между данными;
· более наглядно представить тенденции изменения данных.
В Access диаграммы создаются при помощи мастера диаграмм, используемого:
при создании новой формы или отчета;
при использовании существующих форм или отчетов в режиме конструктора;
Работая с учебной базой данных, вы создали достаточно информации, которую можно графически интерпретировать. Для демонстрации работы мастера диаграмм следует выполнить:
1. создадать запрос на выборку, назвав его Диаграмма, в котором должны быть представлены названия и площади посадок;
2. во вкладке Отчеты создать документ с помощью мастера диаграмм, используя в качестве источника запрос Диаграмма;
3. пошаговое создание диаграммы позволяет выбрать любой из предлагаемых видов графиков. В нашем случае можно выбрать гистограмму или какой либо тип круговых диаграмм;
4. на следующих шагах задается установка параметров графика, просмотр образца и другое;
5. в режиме конструктора можно попытаться отредактировать как вид графика, так и сопровождающую его легенду. Для изменения диаграмм можно отобразить окно Microsoft Graph, если дважды щелкнуть в любой точке графика.
Рекомендуется самостоятельно исследовать возможности работы с мастером диаграмм приложения Access.
Следует отметить, что возможности мастера диаграмм приложения Excel значительно шире, поэтому создавать графики будем в этой среде. Для этого необходимо связать данные нашей базы с табличным редактором. Эта операция выполняется черз команду Сервиз – Связи с Office – Анализ в MS Excel в режиме открытой таблицы или запроса. Расположив результаты запроса Диаграмма в таблицу Excel, запустить мастер диграмм, воспользовавшись пиктограммой .
Выбрав для построения диаграммы необходимые данные таблицы, следует поэтапно выполнить все действия, предписываемые мастером диаграмм. При необходимости постренный график подвергается редактированию, что предлагается сделать самостоятельно, либо под руководством преподавателя.
Сравнить результаты графических построений в приложениях Access и Excel.
10.3 Задание 3 -Самостоятельное задание.
Для выполнения задания следует перенести данные соответствующих таблиц/запросов в таблицу Excel. Провести графическую интерпретацию данных:
1. Построить сравнительную диаграмму (гистограмма), отражающую общую площадь посадок по селам.
2. Отразить долю (с метками данных) по площади посадок каждого села.
3. Отразить долю (с метками данных) по площади посадок сел в общей площади хозяйства.
4. По результатам запроса 3 (задания 6.9.) построить график изменения площадей хвойных посадок.
5. Сравнить средний возраст посадок.
10.4 Задание4 -Завершение работы с программой Access и Excel.
Сохранить результаты графических построений. Результаты выглядят подобно рис 24-26.
Рис 24. – Гистограмма «Общая площадь посадок»
Рис 25. – Диаграммы распределения данных
Рис 26. – Анализ среднего возраста посадок