Наличными денежными средствами
Контроль за соблюдением правил ведения кассовых операций юридическими лицами, подразделениями осуществляют вышестоящие организации, государственные контролирующие органы в пределах полномочий, возложенных на них законодательством Республики Беларусь.
Обслуживающие банки освобождены от обязательной функции контроля, однако за ними сохраняется право осуществлять его ежегодно, но не реже 1 раза в 2 года.
Проверка производится, как правило, за три предшествующих месяца. Однако, по усмотрению проверяющего, если к субъекту хозяйствования неоднократно применялись меры воздействия, этот период может быть увеличен до одного года.
Проверяющий накануне (как правило, в день, предшествующий проверке), ставит в известность руководителя и главного бухгалтера проверяемого субъекта о предстоящем выходе на место.
Он выбирает данные по счетам юридического лица, подразделения о проведенных операциях в проверяемом периоде по поступлениям (зачислению) наличных денег и выдаче (списанию) их из кассы банка. Проверяющий знакомится с Уставом юридического лица, Положением о структурном подразделении, свидетельством о государственной регистрации, договорами банковских счетов (на расчетно-кассовое обслуживание), установленным лимитом остатка кассы, порядком и сроками сдачи выручки, наличием разрешения банка и установленным размером расходования наличной денежной выручки, результатами предыдущей проверки и другими документами (при необходимости).
При посещении юридического лица, подразделения проверяющий представляет документ, удостоверяющий его право на проверку, удостоверение личности с фотографией, делает отметку в специальном журнале.
Результаты проверки оформляются актом, в котором отражаются следующие вопросы:
1. Полнота оприходования наличных денег, полученных из кассы банка.
2. Полнота сдачи наличных денег в кассу банка.
3. Целевое использование наличных денег, полученных из кассы банка.
4. Соблюдение согласованного с банком порядка и сроков сдачи наличной денежной выручки в банк.
5. Соблюдение согласованных с банком условий расходования на месте поступающих в кассу юридического лица, подразделения наличных денег.
6. Соблюдение установленного порядка расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами, подразделениями.
7. Соблюдение юридическим лицом, подразделением установленного банком лимита остатка кассы.
8. Соблюдение установленного порядка оформления операций по приему и выдаче наличных денег, ведение форм первичной учетной документации по кассовым операциям.
9. Соблюдение порядка выдачи наличных денег под отчет, сроков составления отчетов об израсходованных суммах (наличные деньги, банковские пластиковые карточки), сроков возврата неиспользованных сумм.
10. Соблюдение сроков и порядка проведения внезапных инвентаризаций кассы.
11. Проверка наличия и сохранности учтенных дубликатов ключей от металлических шкафов и сейфов.
12. Устранение недостатков, выявленных предыдущими проверками.
Все наличные деньги и другие ценности юридических лиц, подразделений хранятся в металлических шкафах или сейфах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются. Учтенные дубликаты ключей в опечатанном виде хранятся у руководителя юридического лица, подразделения. Не реже 1 раза в квартал проводится проверка их наличия.
При проводимых проверках соблюдения субъектами хозяйствования правил ведения кассовых операций, как правило, проводится инвентаризация кассы юридического лица, подразделения (за исключением проверок, проводимых банком).
Кроме того, в сроки, установленные руководителем юридического лица, подразделения, но не реже одного раза в квартал, проводится внезапная инвентаризация кассы с полным полистным и поштучным пересчетом наличных денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Для проведения инвентаризации приказом руководителя назначается комиссия, в составе, как правило, не менее 3 членов (кассир, как материально ответственное проверяемое лицо, не может быть членом комиссии). По итогам проведения инвентаризации составляется акт, сопоставляются фактические остатки ценностей с данными учета.
Кроме того, в соответствии с Учетной политикой не реже одного раза в квартал должна проводиться инвентаризация кассы юридического лица, подразделения их инвентаризационными комиссиями.
Ответственность за соблюдение правил ведения кассовых операций возлагается на руководителя, главного бухгалтера и кассира юридического лица, подразделения.