Кассовая дисциплина, внутренний и внешний аудит
Кассир или работник, с которым заключен договор о материальной ответственности, должен в своей работе руководствоваться Правилами ведения кассовых операций. Руководствуясь этим документом, директор или заинтересованное лицо может легко проконтролировать данные операции и порядок их учета.
Прием в кассу наличных денег главный бухгалтер оформляет приходными кассовыми ордерами, в которых фиксируются основания для принятия денег в кассу. Суммы в документах, являющихся основаниями (чек из чековой книжки, авансовый отчет, справка-заявление, выписка из протокола собрания, договоры), должны обязательно совпадать с суммами приходных кассовых ордеров, а также с суммами в квитанциях к ним, выданных лицу или организациям, вносящим денежные средства в кассу. Проверяется наличие печати и подписи руководителя, разрешающего
прием денег в определенной сумме. Указанные в расходных кассовых ордерах суммы должны совпадать с суммами оснований на выдачу средств.
Реквизиты имеющихся кассовых ордеров должны соответствовать информации о них, находящейся в Журнале регистрации этих документов, заполняемом бухгалтером до передачи кассовых документов кассиру.
Кассовые операции проверяются по Кассовой книге, пронумерованной, прошнурованной, опечатанной и заверенной подписями. В ней фиксируются все поступления и выдачи наличных денег, по результатам которых на конец дня выводятся остатки денежных средств в кассе. Так как кассир ведет Кассовую книгу в 2 экз. под копирку (2-й, отрывной, экземпляр служит отчетом кассира и сдается в бухгалтерию), то при проверке они должны совпадать. Кроме того, следует помнить, что в кассовых документах должны отсутствовать малейшие подчистки, помарки, а в кассовых ордерах — и оговоренные исправления, которые в них не допускаются.
Для контроля учета кассовых операций руководитель может сверить суммы поступающих и расходуемых денежных средств по каждому отчету кассира с суммами, зафиксированными в бухгалтерских регистрах. Каждому кассовому отчету соответствует одна строка журнала-ордера и ведомости по счету 50 «Касса». В ведомости фиксируются поступления денежных средств (приходные кассовые ордера), в журнале-ордере — выдача денег (расходные кассовые ордера). Проверке также может быть подвергнута арифметика (полная или частичная) при подсчете оборотов (сумм поступивших или выданных денег).
В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия. При этом следует помнить, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на ... (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков средств к началу инвентаризации.
Материально ответственные лица дают расписку, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, выбывшие — списаны в расход.
В процессе ревизии согласно Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Минфином России 13.06.1995 г., при подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.). При этом проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.
Инвентаризационная комиссия составляет Акт инвентаризации наличных денежных средств (приложение 23). При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указываются их сумма и обстоятельства возникновения.
Кроме того, инвентаризации подлежат также ценные бумаги и бланки строгой отчетности.
При автоматизированном ведении Кассовой книги проверяется правильность работы программных средств обработки кассовых документов.
Учредители предприятия, вышестоящие организации, а также аудиторы в соответствии с заключенными договорами при производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание уделяется обеспечению сохранности денег и ценностей.
Ответственность за обеспечение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.
Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Банки систематически проверяют соблюдение предприятиями требований порядка ведения кассовых операций, а в бюджетных организациях эти проверки осуществляются соответствующими финансовыми органами.
Органы внутренних дел в пределах своей компетенции проверяют техническую укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей на предприятиях.
Предложения и рекомендации по устранению выявленных проверок кассовой дисциплины недостатков, а также условий, способствующих совершению хищений и злоупотреблений, обязательны к выполнению предприятиями.
КОНТРОЛЬНЫЕ ЗАДАНИЯ
1. Выпишите приходный кассовый ордер на поступившие денежные средства в форме выручки отдела «Вино-водка» в сумме 15 650 руб. от Г. Н.Феофановой (датой считайте день выписки).
2. Выпишите приходные кассовые ордера на поступившую выручку отделов: «Игрушки» — 22 200 руб., «Сорочки» — 13 800 руб., «Подарки» — 18 600 руб. (датой считайте день выписки).
3. Оформите расходный кассовый ордер на выдачу денег из кассы Л.П.Зориной, принимающей стеклотару, в сумме 2 800 руб.
4. Составить заявление на выдачу под отчет денежной суммы 350 руб. на приобретение канцтоваров экспедитору Н. Г. Иващенко.
5. Выпишите расходный кассовый ордер по заданию № 4.
6. Составьте авансовый отчет по заданиям № 4 и 5.
7. Заполните покупюрную опись на препроводительной ведомости банка, подсчитайте сумму выручки по следующим данным:
100 руб. — 265 листов;
50 руб. — 243 листа;
10 руб. — 1 189 листов;
500 руб. — 115 листов;
1 000 руб. - 362 листа.
8. Выпишите препроводительную ведомость на сдачу денежных средств в банк на сумму 65 700 руб., используя данные, взятые вами из сведений по практике.
9. Заполните кассовую книгу по следующим данным:
остаток на начало дня — 1 248 руб. 50 коп.;
выручка отделов: «Игрушка» — 28 365 руб.;
«Одежда для новорожденных» — 12 650 руб.;
«Детская косметика» — 9 800 руб.;
«Детская обувь» — 26 350 руб.;
«Одежда для мальчиков» — 38 300 руб.;
«Одежда для девочек» 36 250 руб.;
выданы отпускные уборщице М. И. Цветковой — 2 800 руб.;
оплачена дебиторская задолженность поставщикам «Обувторг» в сумме - 35 000 руб.;
сдано в банк — 115 000 руб.
10. Оформите отчет кассира по данным задания № 9.
КЛАССИФИКАЦИЯ ККМ
К письму Госналогслужбы России
от 5 февраля 1998 г. № ВК-6-16/84
КЛАССИФИКАТОР КОНТРОЛЬНО-КАССОВЫХ МАШИН,
ИСПОЛЬЗУЕМЫХ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. Контрольно-кассовые машины для торговли
1. 1 Автономная контрольно-кассовая машина.
1. 2 Пассивная системная контрольно-кассовая машина.
1. 3 Активная системная контрольно-кассовая машин.
1. 4 Фискальный регистратор.
2. Контрольно-кассовые машины для сферы услуг
2.1.Автономная контрольно-кассовая машина.
2.2.Пассивная системная контрольно-кассовая машина.
2.3.Активная системная контрольно-кассовая машина.
2.4.Фискальный регистратор.
3. Контрольно-кассовые машины для торговли нефтепродуктами
3.1.Автономная контрольно-кассовая машина.
3.2.Пассивная системная контрольно-кассовая машина.
3.3.Активная системная контрольно-кассовая машина.
3.4.Фискальный регистратор.
4. Контрольно-кассовые машины для отелей и ресторанов
4.1.Автономная контрольно-кассовая машина.
4.2.Пассивная системная контрольно-кассовая машина.
4.3.Активная системная контрольно-кассовая машина.
4.4.Фискальный регистратор.
ПОНЯТИЯ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В КЛАССИФИКАТОРЕ ККМ
1. Автономная контрольно-кассовая машина — контрольно-кассовая машина (ККМ), расширение функциональных возможностей которой может достигаться только за счет подключения дополнительных устройств ввода-вывода, управляемых ККМ по размещенным в ней про-
граммам.
К автономным ККМ относятся и портативные ККМ, имеющие возможность работы без постоянного подключения к электросети.
2. Пассивная системная контрольно-кассовая машина — контрольно-кассовая машина (ККМ), имеющая возможность работать в компьютерно - кассовой системе, но не имеющая возможности управлять работой этой системы.
Пассивная системная ККМ может использоваться как автономная ККМ.
3. Активная системная контрольно-кассовая машина — контрольно-кассовая машина (ККМ), имеющая возможность работать в компьютерно-кассовой системе, управляя при этом работой системы.
К активной системной ККМ относится также POS-терминал-ККМ с фискальной памятью, обладающая возможностями персонального компьютера по вводу-выводу, хранению, обработке и отображению информации.
Активная системная ККМ может использоваться как пассивная системная ККМ.
4. Фискальный регистратор (ФР) — контрольно-кассовая машина, способная работать только в составе компьютерно - кассовой системы, получая при этом данные через канал связи.
ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ОХРАНЕ ТРУДА КАССИРОВ ТОРГОВОГО ЗАЛА И КОНТРОЛЕРОВ-КАССИРОВ
Инструкция введена в действие с 1 сентября 2002 г.
1. Общие требования безопасности
1.1 На основании настоящей типовой инструкции разрабатывается инструкция по охране труда для кассира зала с учетом условий его работы в конкретной организации.
1.2 На кассира зала могут воздействовать опасные и вредные производственные факторы (повышенная подвижность воздуха; повышенное значение напряжения в электрической цепи; недостаточная освещенность рабочей зоны; пониженная контрастность; прямая и отраженная блесткость; нервно-психологические перегрузки).
1.3 Кассир зала извещает своего непосредственного руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае, происшедшем на производстве, об ухудшении состояния своего здоровья, в том числе о проявлении признаков острого заболевания.
1.4. Кассиру зала следует:
оставлять верхнюю одежду, обувь, головной убор, личные вещи в гардеробной;
перед началом работы надевать чистую форменную одежду, менять ее по мере загрязнения;
после посещения туалета мыть рукп с мылом; не принимать пищу на рабочем месте.
2. Требования безопасности перед началом работы
2.1. Перед работой на контрольно-кассовой машине проверить внешним осмотром:
устойчивость машины на столе, отсутствие внешних повреждений и посторонних предметов вокруг машины;
исправность кабеля (шнура) электропитания, вилки, розетки;
наличие и надежность заземляющих соединений (отсутствие обрывов, прочность контакта между корпусом машины и заземляющим проводом). Не приступать к работе при отсутствии или ненадежности заземления;
отсутствие загрязнения снаружи и внутри машины;
исправность и устойчивость подъемно-поворотного стула;
достаточность освещения рабочей поверхности;
отсутствие слепящего действия света.
2.2 До включения контрольно-кассовой машины в электрическую сеть проверить исправность блокирующих устройств.
2.3 Включить контрольно-кассовую машину в электрическую сеть и получением нулевого чека проверить ее работу.
2.4 Убедиться в исправной работе устройства вызова охраны (администрации), детектора банкнот, рабочего и аварийного освещения.
3. Требования безопасности во время работы
3.1 Выполнять только ту работу, по которой прошел обучение, инструктаж по охране труда и к которой допущен лицом, ответственным за безопасное выполнение работ.
3.2 Не поручать свою работу необученным и посторонним лицам.
3.3 Применять необходимые для безопасной работы исправное оборудование, инструмент; использовать их только для тех работ, для которых они предназначены.
3.4 Соблюдать правила перемещения, пользоваться только установленными проходами.
3.5 Содержать рабочее место в чистоте, не хранить в кассовой кабине посторонние предметы, личные вещи.
3.6. Во время работы на контрольно-кассовой машине: соблюдать требования безопасности, изложенные в эксплуатационной документации завода-изготовителя;
включать машину в электрическую сеть через специальную розетку, которая должна быть заземлена;
заправку (замену) чековой и контрольной лент, добавление краски в красящий механизм производить только после отключения машины от электрической сечи;
помнить, что у машин с автоматическим открыванием денежного ящика во время выдачи первого чека под действием пружины происходит выталкивание денежного ящика не менее чем на '/3 его длины;
при остановке машины по неизвестной причине, а также при внезапном стопорении (остановка машины при незаконченном рабочем цикле) отключить ее от сети электропитания;
удалять застрявшие обрывки чековой ленты пинцетом.
3.7. Отключить контрольно-кассовую машины от электрической сети
при пробое электрического тока на корпус машины.
3.8. При эксплуатации контрольно-кассовой машины:
не приступать к работе при отсутствии или неисправности заземления (зануления);
не применять предохранители, не рассчитанные на ток, предусмотренный технической характеристикой данной машины, не включать машину в электрическую сеть без предохранителя (недопустимо заменять перегоревший предохранитель «жучком»);
не соприкасаться с токоведущими устройствами, шинами заземления, батареями отопления, водопроводными трубами;
не вмешиваться в работу машины после ее включения до окончания рабочего цикла;
не работать на машине при снятой крышке или открытой дверке чекопечатающего механизма.
4. Требования безопасности в аварийных ситуациях
4.1. В аварийной обстановке:
оповестить об опасности окружающих людей;
доложить непосредственному руководителю о случившемся и действовать в соответствии с планом ликвидации аварий.
4.2. Пострадавшему при травмировании, отравлении и внезапном заболевании должна быть оказана первая (доврачебная) помощь и при необходимости организована его доставка в учреждение здравоохранения.
5. Требования безопасности по окончании работы
5.1 Произвести обслуживание контрольно-кассовой машины и подготовить ее к следующему рабочему дню в соответствии с требованиями руководства по ее эксплуатации. Отключить контрольно-кассовую машину от электрической сети.
5.2 Не производить уборку мусора на рабочем месте непосредственно руками, использовать для этих целей щетки, совки и другие приспособления.