Корректировка базы данных (каскадные операции). Работа с таблицей в режиме таблицы

В СУБД Access при установке связи между таблицами пользователь задает требование обеспечения целостности данных и возможности каскадных операций. К каскадным операциям относятся: - каскадное обновление связанных полей. Оно означает, что изменение значения ключа в записи главной таблицы должно приводить к автоматическому изменению значений внешнего ключа в подчиненных записях; - каскадное удаление связанных записей. Оно означает, что удаление записи из главной таблицы приводит к автоматическому удалению всех связанных записей. Корректировка структуры таблицы осуществляется в режиме Конструктора таблицы. В окне Базы данных таблица открывается в данном режиме кнопкой на панели инструментов. Переход в этот режим из окна таблицы происходит по команде Вид/Конструктор или щелчком по кнопке Вид панели инструментов. В режиме Конструктора можно: переименовывать поля; изменять их тип; свойства; порядок следования; удалять поля и вставлять новые. Если изменения касаются ключевых полей, участвующих в связи, то прежде необходимо отменить эту связь в окне Схема данных. В режиме таблицы возможны следующие операции: просмотр подчиненных записей; ввод значений в поля записей таблицы и их редактирование; вставка и удаление полей и записей таблицы; переименование, изменение порядка следования и скрытие полей; поиск и замена значений полей; сортировка и фильтрация записей; проверка правописания текста; изменение вида таблицы (шрифтовое оформление, изменение высоты строк и ширины столбцов, отображение/скрытие линий сетки, выбор их цвета и вида, выбор фона, оформление таблицы(обычное, приподнятое, углубленное), цвета и вида ее границы). При выполнении данных операций осуществляется перемещение по записям с помощью кнопок перехода по записям.

Работа с таблицей в режиме таблицы

В новой версии Microsoft Access существуют четыре режима работы с таблицами: режим Таблицы, режим Конструктора, режим Сводной таблицы и режим Сводной диаграм- мы.

В режиме Таблицы осуществляется работа с данными, находящимися в табли- це: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т. па. В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т. е. задаются имена полей таблицы и их типы, поля описываются, задаются их свойства. В режимах Сводной таблицы и Сводной диаграммы удобно выполнять анализ данных, динамически изменяя способы их представления. Существует также дополнительный режим — режим предварительного просмотра, который позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таблицы.

Для быстрого перехода из одного режима в другой служит кнопка Вид на панелях инструментов Таблица в режиме таблицы, Конструктор таблиц, Сводная таблица и Сводная диаграмма. Чтобы перейти из режима в режим, достаточно нажать эту кнопку.

Открыть таблицу в режиме Таблицы можно несколькими способами:

- дважды щелкнуть мышью на имени таблицы в списке таблиц в окне базы данных;

- выделить таблицу в списке таблиц в окне базы данных и нажать кнопку Открыть . в верхней части окна базы данных;

- щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Открыть.

В верхней части таблицы располагаются имена полей (ячеек, находящихся в одном столбце таблицы), ниже следуют записи (строки таблицы), в которые вносятся данные. Одна запись всегда является текущей, и рядом с ней расположен указатель текущей записи (стрелка в поле выделения в левой части окна). В нижней части окна расположены кнопки навигации, позволяющие перемещать указатель текущей записи по таблице (на первую запись, на предыдущую запись, на следующую запись, на последнюю запись). Там же находятся поле номера текущей записи, кнопка создания новой записи и указатель общего количества записей в таблице. Для создания новой записи также служит последняя строка таблицы, отмеченная в поле выделения звездочкой.

Горизонтальная полоса прокрутки полей таблицы позволяет увидеть те поля таблицы, которые не поместились в окно таблицы. Аналогично вертикальная полоса прокрутки записей таблицы позволяет увидеть записи, находящиеся за пределами окна.

В верхней части окна приложения появляется стандартная панель инструментов Таблица в режиме Таблицы.

Открыть таблицу в режиме Конструктора можно одним из двух следующих способов:

- выделить таблицу в списке таблиц в окне базы данных и нажать кнопку Конструктор . в верхней части окна базы данных;

- щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Конструктор.

После выполнения указанных действий на экране появится окно таблицы в режиме Конструктора, а также панель инструментов Конструктор таблиц.

Окно таблицы в режиме Конструктора состоит из двух панелей.

Верхняя панель содержит таблицу из трех столбцов: Имя поля, Типа данных и Описание. В столбце Имя поля содержатся имена полей таблицы, в столбце Типа данных указывается типа данных для каждого поля. Заполнение двух первых столбцов является обязательным.

На нижней панели располагаются две вкладки свойств полей: Общие и подстановка, а также область контекстной справки.

Ключевое поле таблицы помечается специальным значком — ключик в поле выделения в левой части окна. Чтобы выделить поле, достаточно просто щелкнуть мышью по строке, в которой описывается данное поле. пари этом в нижней части окна будут показаны параметры именно для этого поля. перемещаться между столбцами в верхней панели окна можно с помощью клавиши <Таb>, а для перемещения по списку полей вверх и вниз пользуйтесь клавишами со стрелками. С помощью клавиши <F6> можно перемещаться между панелями.

В верхней части окна приложения появляется стандартная панель инструментов Конструктор таблиц. Рассмотрим основные кнопки этой панели инструментов (описываются только кнопки, уникальные для данного режима).

Ключевое поле (Primary Key) — добавляет в таблицу ключевое паоле или удаляет его.

Индексы (Indexes) — открывает окно редактирования индексов.

Вставить строки (Insert Rows) — позволяет добавлять поля в таблицу.

Удалить строки (Delete Rows) — позволяет удалять поля из таблицы.

Свойства (Properties) — открывает окно свойств таблицы.

построить (Build) — открывает окно построителя полей.

Остальные кнопки на этой панели те же самые, что и на описанной ранее панели Таблица в режиме таблицы.

Новый режим — Сводной таблицы — позволяет представлять табличные данные в более удобном и обозримом виде. Сводная таблица позволяет группировать, суммировать или каким-то другим образом обрабатывать данные из обычной таблицы Access. Этот режим является с одной стороны аналогом сводных таблиц в Excel, а с другой стороны — развитием уже давно используемых в Access перекрестных запросов.

Режим Сводной диаграммы тесно связан со сводной таблицей. Это просто графическое представление сводной таблицы. В предыдущих версиях Access диаграммы могли использоваться только в отчетах. Теперь они стали динамическими, и есть возможность создавать эти диаграммы и управлять ими в интерактивном режиме прямо на экране монитора.

Однако хотя можно создать сводную таблицу для обычной таблицы Access, на наш взгляд, наиболее эффективен этот режим для запросов и форм. Таблицы Access, если они правильно спроектированы, как правило, не бывают сложными. А вот запросы и формы обычно собирают информацию из разных таблиц. И поэтому именно для анализа этих данных удобно создавать сводные таблицы и диаграммы. по этой причине мы пока отложим рассмотрение настоящих режимов и вернемся к ним во второй части книги, когда будем говорить о построении сложных запросов и форм. А в данной главе мы подробно остановимся на первых двух режимах.