Время и силы менеджера
У многих руководителей возникают проблемы с распределением времени: столько всего нужно сделать, что вполне можно было бы работать по двадцать часов ежедневно. Однако те, кто умеет эффективно распоря-
Глава 7. Личность и авторитет менеджера
жаться временем, становятся крайне скрупулезными, «вкладывая» свое время.
Такие люди постоянно задают себе следующие вопросы:
• Надо ли мне делать это?
• Хочу ли я делать это?
• Какими могут быть потенциальные результаты?
• Как это сделать проще всего?
• Могу ли я привлечь на помощь дополнительные ресурсы?
• Не могу ли я делать так же что-либо еще?
Идея, неявно содержащаяся в термине «вклад времени», крайне полезна. Относитесь к своему времени так же, как удачливый вкладчик капитала обращается со своими акциями. Проблемы в том и другом случае похожи. Инвестор не может иметь вклады всюду и поэтому выбирает определенные капиталовложения, так распределяя свои инвестиции, чтобы общий эффект был наибольшим. Точно так же и менеджер располагает ограниченным количеством времени и должен, вкладывая его, максимизировать свои результаты.
На идею «Не могу ли я делать та кже что-либо еще?» нас натолкнули удачливые руководители, ухитряющиеся «угнаться за двумя зайцами». Мы развили ее дальше и разработали метод, который назвали «Удвоение». Цель «Удвоения» — сознательное использование времени для выполнения не одной, а нескольких задач сразу. Например, поездку по железной дороге можно использовать для чтения технического журнала, а послеобеденная беседа может пригодиться для опробования ваших взглядов или, чтобы научиться чему-либо у окружающих. Поскольку каждый момент времени может использоваться для выполнения нескольких задач, нужно четче представлять себе ваши возможности. «Удвоение» может стать полезным и в управлении, и в обычной жизни.
Для руководителей, рационально распоряжающихся временем, характерны четыре общих черты:
• Они бережливо относятся к своему времени, осознавая, что это бесценный, ресурс, требующий разумного обращения с ним. Прежде чем принять решение о выделении времени на какую-либо конкретную деятельность, руководитель оценит, так ли уж она полезна. Идея не обещающая весомых результатов, сразу же отвергается.
• Они совершенствуют умение делегировать свои полномочия. Перераспределение полномочий представляет собой процесс передачи за-
7.7. Самоменеджмент
дач от одного лица к другому. С передачей своей ответственности за выполнение задачи, полномочий и возможностей по ее решению высвобождается время на более ценную деятельность.
• Они планируют использование времени. Составляется расписание действий, готовится та или иная форма сетевого плана так, чтобы обеспечить выбор рационального решения.
• Их подход к решению проблем основан на оценке его эффективности. При возникновении трудностей и в моменты, когда необходимо найти решение, руководитель, эффективно использующий время, выберет такой метод, который приведет к эффективному решению проблемы.
Один из экспертов опросил в течение своей консультативной деятельности 100 менеджеров и пришел к следующим выводам. Из 100 менеджеров:
• лишь один имеет достаточно времени;
• десятерым требуется на 10% больше;
• сорока менеджерам нужно 25% дополнительного времени;
• остальным не хватает 50% времени.
Чтобы вскрыть причину возникающих дефицитов времени, нужно провести инвентаризацию времени (метод записи времени с целью конкретного определения, сколько времени, на что и с кем вы тратите, чтобы вскрыть действительно важные ошибочные моменты своего личного рабочего стиля).
Инвентаризация времени — ключ к успешному самоменеджменту! Метод записи сам по себе дает большой дидактический и познавательный эффект. Путем инвентаризации временных затрат вы сможете проанализировать в тезисном порядке ваши поглотители времени и найти способы их устранения.