Контакты, задачи, дневники, заметки

Папка \Контакты предназначена для хранения сведений о лицах, с которыми приходится иметь дело.

Здесь можно хранить обычные адреса и телефоны, адреса электронной почты, адреса URL личной страницы Web, сведения о занимаемой должности, дни рождения, да и вообще любую необходимую информацию об интересующих лицах. Для ввода данных используется диалоговое окно с несколькими вкладками, раскрыть которое можно с помощью кнопки панели инструментов или соответствующей команды Действия > Создать контакт.

Контакт имеет множество различных полей – на все мыслимые и немыслимые случаи жизни. Совершенно необязательно заполнять их все, достаточно заполнить только нужные.

Использовать введённые данные можно в самых разных ситуациях: например, при отправке электронных сообщений для автоматического заполнения поля адреса (вместо личной адресной книги Outlook), при выводе на печать конверта для отправки обычного письма, при просмотре страниц Web, для набора нужного номера телефона с помощью подключённого к компьютеру модема.

Папка \Задачи – это ещё один из способов планировать свою работу. На этот раз идёт речь не о кратких встречах или иных событиях, укладывающихся в рамки одного дня, а о задачах и проектах, требующих длительного времени и серьёзных усилий. Раскрыв папку \Задачи, можно увидеть разграфлённый лист, на котором перечислены уже запланированные задачи (Рисунок8.5.).

 

Рисунок 8.5- Окно папки Задачи

 

Чтобы добавить новую задачу, следует щёлкнуть мышью в верхней строке этой таблицы или выполнить команду Действия > Новая задача.

Будет открыта форма для ввода информации о новой задаче с двумя вкладками "Задача" и "Подробно", с помощью которых можно ввести изменения в данные об уже существующей задаче.

Можно также использовать планирование задач и для коллег и подчинённых, и, в свою очередь, получать задания от коллег или начальства (при условии, что папки задач хранятся на сервере Microsoft Exchange). При этом для отсылки сообщения о поставленной задаче используется электронная почта. Кроме того, папка \Задачи может использоваться и другими приложениями.

Папка \Дневник является своеобразным "судовым журналом", который Microsoft Office автоматически ведёт на компьютере (Рисунок8.6). В нём сохраняются сведения о тех документах Microsoft Office, с которыми работали. Зафиксированные в дневнике сведения отображаются в хронологическом порядке и имеют наглядную форму представления.

 

Рисунок 8.6 – Представление папки Дневник