Правила вживання розділових знаків у ділових паперах

Для досягнення позитивного результату в межах ділового стилю треба переконати ділового партнера в необхідності прийняти рішення, сприятливе протилежній стороні. Проблематичність цього надзавдання полягає у тому, що діловий стиль обмежений мовними засобами і не дозволяє проявів емоційності або суб’єктивності.

Так, писемна форма професійного спілкування відрізняється від розмовного, публіцистичного або художнього стилів тим, що вона базується на об’єктивності, логічній послідовності, уніфікації і доказовості, і тому будь-яке «втручання» особи у струнку композицію документа розглядається як руйнування його юридичних основ. На перший погляд, значно легше досягти позитивного результату за усної форми, бо в цьому випадку внутрішнє прагнення до об’єктивності скріплюється зовнішньою простотою й емоційністю розмовно-публіцистичних виступів. Але це тільки на перший погляд. Насправді, складним якраз і є визначення міри суб’єктивності залежно від форми спілкування, яка повинна спиратись на єдність з аудиторією або співрозмовником для створення атмосфери неупередженості й об’єктивності.

За таких обставин в усній і писемній формі професійного спілкування мовні акценти повинні бути різними. Так, у писемній формі хіба що не єдиною можливістю зробити документ «живим» і психологічно впливовим є використання обмеженої кількості способів викладу матеріалу і синтаксичних засобів службового мовного етикету, а в усній, як правило, переконливість залежить від зовнішньої і внутрішньої культури керівника або промовця, що проявляється якнайбільше у його вимові, лексиці і засобах мовного етикету.

Таким чином, про синтаксис речень і тексту слід говорити в межах писемної форми професійного спілкування, який вимагає обов’язкового дотримування нейтральності тону ділових повідомлень, чіткої і стрункої композиції тексту, тому для нього характерні такі ознаки:

– практично повна відсутність питальних і кличних речень;

– уживання непрямої мови (пряма мова можлива лише за цитування певного документа);

– прямий порядок слів (підмет має, як правило, форму теперішнього часу для створення еффекту позачасовості і ставиться перед присудком, а узгоджене означення – перед означувальним словом; вставні слова виносяться на початок речення);

– переважна більшість пасивних конструкцій (вони акцентують увагу не на особі, а на дії: не розробляє, задовольняє, затверджує, а розробляється, задовольняється, затверджується), інфінітивів (зобов’язати, затвердити, попередити), дієприкметникових і дієприслівникових зворотів;

– нанизування форм родового й орудного відмінків з великою кількістю віддієслівних іменників (забезпечення – кого? чим?).

Таким чином, у діловому документі все робиться для того, щоб у тексті не було жодних суб’єктивно-оціночних моментів, а головна увага зосереджувалась не на підметі і присудку, а на об’єктивних фактах, які їх супроводжують. З іншого боку, відсутність суб’єктивності, позачасовість і лаконічність обмежують граматичні можливості мови і переконливості документа, що звужує його націленість на максимально позитивний результат. Це протиріччя можна вирішити маніпулюванням різними формами побудови словосполучень, речень і цілого тексту.

Так, дієприслівниковим зворотом не можна висловити значення часу, причини й умови, тому в таких випадках слід зберігати підрядні речення. Крім цього, велика кількість зворотів робить текст занадто канцелярським, що вимагає «розрядити» його підрядними реченнями, серед яких переважають з’ясувальні, означальні, мети й умови. Вони мають чіткі правила розташування: означальні підрядні речення ставляться поряд з іменником, до якого вони належать; додаткові найчастіше стоять після присудка, а обставинні речення мети й причини розміщуються і перед головним словом, і після нього, залежно від акценту автора.

Громіздким і непереконливим стає текст за умови зловживання віддієслівними іменниками (Вивчення стану справ з метою подальшого виробничого процесу. Краще для, або Щоб вивчити стан справ, необхідно…). Ось чому їх бажано «розщеплювати» на допоміжне дієслово і віддієслівний іменник, що робить дію більш широкою і узагальненою: давати вказівки, вести пошук, дати доручення, встановити порядок, провести операцію, надати допомогу тощо. Розщеплений присудок здатний передавати точні термінологічні значення і створювати колорит саме ділового тексту. Крім цього, багатослівний розщеплений присудок зосереджує увагу читача на інформації і фіксує її в пам’яті одержувача [4, 61-65].

Типові помилки в синтаксисі писемної форми виникають частіше всього під час перенесення синтаксичних особливостей російської мови на українську, а також за невміння реалізовувати основні вимоги до мови документів на практиці, що зменшує можливість переконливості тексту. Ось деякі з них:

1. Змішування в межах одного речення інфінітивних і номінативних конструкцій:

Зобов’язання банку:

– відкрити Клієнтові розрахунковий рахунок за умови подання ним усіх документів, передбачених законодавчими актами України;

– здійснення за дорученням Клієнта розрахункових та касових операцій у національній валюті України (треба Здійснювати за дорученням Клієнта розрахункові та касові операції…).

2. Прямий переклад дієприкметникових зворотів теперішнього часу, які в українській мові повинні перекладатись як підрядні речення: Основні електротехнічні пристрої за своїм призначенням поділяються на генеруючі і використовуючі електричну енергію. Треба: Основні електротехнічні пристрої за своїм призначенням поділяються на ті, які генерують і які використовують електричну енергію.

3. Зловживання дієприслівниковими зворотами на початку абзаца або тексту, що ускладнює текст документа: Керуючись Постановою Кабінету Міністрів України від 31 серпня 1996 року № 1029 «Про вдосконалення порядку здавання в оренду житлових приміщень», наказую…Краще: Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України… і далі по тексту.

4. Використання спільного додатка при дієсловах, які вимагають неоднакових відмінків: Ми повинні прагнути до вдосконалення і повного опанування методами (опанування – методами, але вдосконалення – методів).

5. Заміна слів, відмінків або підміна прийменників під впливом російської мови у стійких словосполученнях (для душі, для відома замість до душі, до відома). Для правильного вживання відмінків слід пам’ятати:

завідувач чого?, але завідуючий чим?,

властивий кому?, але характерний для кого?,

опанувати що?, але оволодівати чим?,

сповнений чого?, але наповнений чим?,

оснований на чому?, але заснований ким?,

багата на що?, але славиться чим?,

дорівнювати чому?, але рівнятися на що?,

торкатися чого?, але доторкатися до чого?

6. Неправильний вибір прийменника або форм керування під впливом російської мови [2, 112-131]. Порівняйте:

 

РОСІЙСЬКА МОВА	УКРАЇНСЬКА МОВА
Подготовиться к	Підготуватися до
Стремиться к	Прагнути до
Предупреждать о (об)	Попереджувати про
Думать о (об)	Думати про
Заботиться о (об)	Піклуватися про
Случилось по	Трапилось через
Работать по (совместительству)	Працювати за (сумісництвом)
Выполнять по (располряжению)	Виконувати за (розпорядженням)
Обратиться по (адресу)	Звернутися на адресу
По приказу	За наказом
Согласно приказу	Згідно з наказом
Соответственно приказу	Відповідно до наказу
По возвращении	Після повернення
По указанию	За вказівкою
По всем правилам	За всіма правилами
По инициативе	З ініціативи
Речь по вопросу	Промова у питанні
По закону	По закону; за (згідно з) законом
Получать по счету	Одержувати за (згідно з) рахунком
По нашей инициативе	З нашої ініціативи; (за) нашою ініціативою
Мероприятия по	Заходи щодо, для, до
С 2000 по 2003 год	З 2000 по 2003 рік (до 2003 року)
По подозрению в чем	Підозрюючи у чому; маючи підозру, що; за підозрінням у чому
По многим причинам	З багатьох причин

 

7. Об’єднання у межах одного тексту тавтологічних словосполучень, родових і видових понять, тобто не розуміння суті однорідності. Так, у реченні Було закуплено нову апаратуру, прилади і пристрої значення виділених слів збігаються; у реченні Посіяно зернових – 300 га, бобових – 50 га, ячменю – 35 га поєднані родові й видові поняття (треба Посіяно зернових – 300 га, у тому числі ячменю – 35 га, бобових – 50 га) [1, 279-286].

Способи викладу матеріалу залежать від виду документа, його приналежності до рівнів стандартизації (низького чи високого), мети, яку ставить перед собою укладач, а також ступеня його обізнаності з нормами етикету.

Документи з високим рівнем стандартизації, в яких передбачений не лише формуляр документа, але й текст, за винятком цілком конкретних відомостей, – прерогатива спеціалістів-документознавців, в яких вибір слів або конструкцій обмежений до мінімуму вимогами Держстандарту і особливостями стандартизованих й уніфікованих бланків.

Що стосується документів з низьким рівнем стандартизації, в яких вибір слів, словосполучень і цілого тексту залежить від змісту, ситуації або певних обставин ділового спілкування, тут результат залежить не тільки від «сухих» цифр, фактів й об’єктивної інформації, але й від того, як їх подати за допомогою більш «вільних» мовних засобів.

Тому існує три типи побудови текстів у документах з низьким рівнем стандартизації: розповідь, опис і міркування.

За розповіді події, явища і факти викладаються у хронологічній послідовності. Класичними формами розповіді є автобіографія, протокол і іноді звіт, де увесь текст підпорядковується зовнішньому принципу. Тут не може існувати причинно-наслідко-вого аналізу і не дозволяється переставлення або приховування певної інформації, тому єдиною можливістю формування позитивного враження стає об’єднання другорядних і не дуже привабливих фактів у межах більш вагомих і суттєвих для укладача документа або підкреслення залежності роз’єднаних у часі, але внутрішньо пов’язаних подій. Проте такі відступи повинні бути вмотивованими й логічно виправданими.

Опис, як правило, використовується у звітах, актах, наказах і постановах. У ньому характеризується подія або явище через перерахування ознак і властивостей, тобто не в процесі, а в певній часовій точці виміру. Опис включає загальну характеристику явища, а частини, які обґрунтовують, доповнюють або конкретизують її, звуться елементами опису. Ось чому переконливість документа, складеного за принципом опису, залежить від вміння правильно підібрати і розташувати його елементи.

Найскаднішим способом викладу матеріалу у документах є міркування. У ньому логічно послідовний ряд визначень і висновків розкриває внутрішній зв’язок явищ через причинно-наслідковий аналіз – шляхом зіставлення, порівняння і розкриття змісту цих зв’язків. При такому способі треба чітко уявляти собі головну мету всього документа, щоб втілити в його композицію таку логічну форму висловлення думки, як доказ. Саме від визначеної мети і підбору для її реалізації фактів і доказів залежить рішення ділового партнера. Міркування – класична прерогатива службових або пояснювальних записок. Але найчастіше проблему в цих та інших видах документів можна вирішити тільки через взаємодію і доповнення всіх трьох способів викладу матеріалу. За такого об’єднання домінувати все ж таки буде міркування, у межах якого за певних обставин використовуються елементи розповіді або опису.

Послідовність викладу матеріалів у такому випадку визначається формою побудови конкретного доказу: від узагальнень до фактів (дедуктивний метод) або від фактів до узагальнень (індуктивний метод). Якщо на початку документа викладаються обставини, які викликали його появу, або вказуються причини постановки питання саме в такому ракурсі, а в кінці викладається мета документа, то такий виклад називається прямим. Якщо ж мета викладається на його початку, а потім даються пояснення, наводяться факти і розрахунки, то такий виклад зветься зворотним.

Проте який би спосіб не вибрав автор, документ повинен відповідати таким вимогам:

– видаватися повноважним органом відповідно до його компетенції;

– не суперечити чинному законодавству і вказівкам вищих органів;

– бути складеним за встановленою формою;

– бути достовірним, відповідати завданням і базуватися на фактах;

– бути бездоганно відредагованим і оформленим.

Для цього появі документа передує клопітка підготовча робота, тим більша, чим важливіший документ: виклад повинен вестись за чітко продуманим планом, продуманою логічною структурою і підпорядковуватись основному композиційному елементу – меті; текст повинен викладатися в нейтральному тоні і не припускати двозначних тлумачень. Кожний документ, навіть викладений однією фразою, умовно ділиться на дві частини: обґрунтування і висновки (або пропозиції, рішення, прохання, розпорядження тощо). Недостатньо чітка композиція, непрозорість структури документа ускладнюють сприймання тексту, роблять слабкими його переконливість і дієвість.

У цьому плані не можна недооцінювати роль службового мовного етикету, який дозволяє навіть у «сухому» діловому стилі вживати словесні форми ввічливості, прийняті в даному суспільстві (Дякуємо Вам за своєчасну відповідь; Увесь колектив нашого заводу схвально зустрів Вашу пропозицію тощо), і торкатися національних уподобань громадськості. Так, лист, адресований окремій людині, доречно починати звертаннями і вступними компліментами, особливо якщо він містить негативний зміст і сама відмова висловлена в ньому з достатньою стриманістю і ввічливістю (Шановний (Вельмишановний)…, Шановний (Вельмишановний) пане…, Шановна пані…, Шановні панове (колеги), Вельмишановний професоре!, Шановний лікарю! Ми дуже раді…, Нам особливо приємно…), а закінчувати словами З повагою, З глибокою пошаною, Ще раз дякуємо Вам, Хочемо ще раз подякувати Вам. Проте надмірна ввічливість справляє негативне враження.

Питання мовного етикету набувають особливої актуальності під час складання різних типів листів-відмов і листів-вимог. Так, наприклад, лист-відмову треба розпочинати не з констатації відмови, а з пояснення, чим вона викликана. Це надає можливість продовжувати ділові стосунки і не справляє негативного враження. Адже лист, укладений в різкому тоні, знижує ефективність ділового писемного спілкування і створює нервові, напружені стосунки між діловими партнерами. Щодо листів-прохань, то при їх написанні треба пам’ятати, що очікуваний результат може бути у ньому лише підказаний, а не нав’язаний адресатові. У таких випадках доречно просити не Вашого позитивного рішення, а просто розгляду питання і винесення певного рішення. У листах-відповідях для підкреслення особливого значення питання треба вказувати номер, дату, тему листа, на який дається відповідь, а краще навіть коротке описання попередньої інформації (Як зазначено у Вашому листі за номером… від…, де йшлося про…).

Великі можливості для вираження етичної оцінки приховані у використанні активних і пасивних зворотів, відокремлень, а також деяких частин мови для пом’як-шення категоричності тону і досягнення максимально позитивного результату.

Так, пасивний зворот Моє розпорядження щодо своєчасної доставки вагонів не виконується (тут нема логічного суб’єкта) буде значно дієвішим ніж Ви не виконуєте мого розпорядження щодо своєчасної доставки вагонів, бо він акцентує увагу не на провині конкретної особи, а на факті невиконання, що розширює коло тих, на кого впливає документ, і зменшує роздратування. Те ж саме стосується ситуацій, коли факт звершення дії має більше значення, ніж вказівка на особу: Оплата гарантується… Лист надіслано… та ін. Проте у випадках, коли необхідно вказати на конкретну особу як джерело дій, вживається активна форма (тут граматичний і логічний суб’єкти співпадають): Міністерство освіти і науки не заперечує проти того, щоб…; Завод не гарантує якості після шести місяців експлуатації приладу в умовах підвищеної загазованості.

Вдало використані відокремлення виконують у діловій кореспонденції велику кількість функцій: створюють ефект емоційності і людяності (порівняйте: Ваше прохання не може бути задоволене і На жаль, Ваше прохання не може бути задоволене з об’єктивних причин); демонструють обізнаність компаньйона зі справою, що справляє добре суб’єктивне враження (Як Вам уже відомо, ми…); формулюють причини, які стали підставою для прийняття рішення, за допомогою дієприслівникових зворотів (Познайомившись із справою,… Зважаючи на обставини,… Керуючись наказом,… Беручи до уваги,…та ін.).

Для того, щоб думка не була висловлена категорично, не образила ділового партнера і мала максимальну переконливість, вона повинна випливати із самої логіки фактів. Порівняйте впливовість різних ділових зворотів у розпорядженні:

Ви повинні бути присутні на нараді (текст звучить як наказ, висловлений у прямій формі, – впливовість мінімальна);

Ваша присутність на нараді обов’язкова (текст більш стриманий, значить, більш впливовий, але все ж таки категоричний);

Ваша присутність на нараді необхідна (у тексті є завуальована інформація про професійний рівень підлеглого, що створює ефект позитивної дії);

Ваша присутність на цій нараді необхідна (у тексті робиться акцент на важливості цієї наради для самого підлеглого);

Ваша присутність на цій нараді просто необхідна (іншими словами, Без Вас не обійтись – впливовість і переконливість максимальна).

Оскільки ділова мова базується на об’єктивній логічній основі, знання синтаксичних законів побудови словосполучень, речень і цілого тексту, від правильності складання яких залежить юридичний, діловий або професійний результат різних типів висловлювань і документів, набувають не меншого значення, ніж вимова звуків, утворення, вживання і написання окремих слів.