Процессы управления исполнением проекта.

Управление исполнением проекта - это определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и принятие к исполнению всеми участниками проекта.

При исполнении проекта и в результате выполнения процессов анализа может возникнуть две ситуации.

Первая ситуация, когда исполнение проекта происходит в соответствии с намеченным планом, анализ не показал никаких отклонений от плана проекта, и тогда управление фактически сводится к исполнению, т.е. к доведению до участников проекта плановых заданий и контролю их реализации.

Вторая ситуация, когда исполнение проекта происходит с отклонениями от намеченного плана, и анализ данных отклонений показывает, что необходимо определение и применение корректирующих воздействий. Например, если изменились сроки исполнения операций проекта, то неизбежно изменится и бюджет проекта, возможно появление проблем с качеством, меняются оценки рисков и т.д. Здесь сказывается взаимосвязь треугольника проекта. В этом случае требуется найти оптимальные корректирующие воздействия, согласовать намеченные изменения со всеми участниками проекта и скорректировать план оставшихся работ.

Для того, чтобы оказать влияние на ту или иную составляющую проекта используются основные и вспомогательные рычаги управления.

Корректирующие воздействия должны быть такими, чтобы уменьшить или ликвидировать те нежелательные последствия отклонений от намеченного плана, которые возникли в процессе его исполнения. Проблемы могут быть разные, и методы их решения тоже. Готовые решения могут существовать только для часто повторяющихся проблем. Для редких проблем решения всегда отыскиваются в момент их появления. И вопрос того, насколько оптимальными будут эти решения, во многом зависит от опыта и способностей руководителя проекта.

Управлять можно: человеческими ресурсами, ресурсами и поставками, коммуникациями, качеством, рисками, изменениями.

В рамках данной темы рассмотрим основной процесс управления, называемый Общее управление изменениями. Этот процесс встречается и выполняется в любом проекте независимо от каких-либо его характеристик. Остальные процессы управления связаны с решением конкретных проблем (управлением ресурсами, управление рисками, стоимостью и т.д.), а данный процесс охватывает все изменения, которые могут происходить в проекте.

Общее управление изменениями – это определение, согласование, утверждение и принятие к исполнению корректирующих воздействий по всему проекту, а также их координация.

Изменения – это любые корректировки, касающиеся базового плана и бюджета проекта. Напомню, что базовый план проекта – это основной календарный план проекта, который служит основой для анализа исполнения проекта и может быть изменен только в результате утверждения запросов на изменения.

Большинство изменений определяются некоторыми неотложными событиями, требующими немедленного реагирования, но могут быть и некоторые плановые изменения. Например, такие изменения могут касаться улучшения качества продукта проекта. Кроме того, изменения могут требовать предварительного одобрения соответствующих служб проекта или не требовать такового.

Могут ли быть такие неотложные изменения, которые не требуют предварительного одобрения? Могут. Это такие изменения, которые находятся в зоне ответственности команды проекта.

Для того, чтобы проводить управление изменениями необходимы:

- базовый план и бюджет проекта, относительно которых запрашиваются и измеряются изменения,

- оценка исполнения, которая позволяет определить, в проведении каких корректирующих воздействий нуждается проект (например, результаты методики освоенного объема),

- запросы на изменения – это документы, которые содержат решения о необходимости корректировки базового плана или бюджета проекта.

Запросы на изменения могут быть

- внешними, т.е. поступающими от заказчика или поставщиков,

- или внутренними, т.е. определенными командой проекта.

 

На изменения, не требующие предварительного одобрения, запросы на изменения не составляются.

Любые запросы на изменения подлежат обязательному утверждению. Чаще всего такое утверждение или отклонение запросов на изменения производится специальным координационным советом (КС) проекта, ответственным за принятие или отказ по запросам на изменения. Координационный совет действует в рамках системы управления изменениями, определяющей процедуры, по которым может быть изменена официальная документация проекта. В больших сложных проектах может быть несколько координационных советов, ответственных за различные стороны проекта.