Управление запасами

Управление запасами – это функциональная деятельность предприятия, цель которой довести общую сумму затрат, связанных с запасами, до оптимального уровня при условии выполнения договоров.

Запасы как элемент оборотных активов по экономическому содержанию можно подразделить на следующие группы:

- производственные запасы,

- незавершенное производство,

- готовая продукция.

С точки зрения бухгалтерского учета под материально-производственными запасами понимаются активы:

- используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);

- предназначенные для продажи;

- используемые для управленческих нужд организации1.

Производственные запасы формируются у предприятий-потребителей за счет поступающих к ним товароматериальных ценностей и предназначены для обеспечения бесперебойного процесса производства продукции в перерывах между поставками. В состав производственных запасов входят сырье и основные материалы, вспомогательные материалы, комплектующие изделия, покупные полуфабрикаты, топливо, запасные части и т.п. Сырье и основные материалы (по количеству и по стоимости) должны составить основу нового продукта (руда, уголь, песок, древесина, прокат и т.д.). Вспомогательные материалы занимают незначительную часть в составе продукта, но имеют важное функциональное значение, например нитки при пошиве одежды. Под комплектующими изделиями понимаются изделия, входящие в состав готового изделия (моторы, аккумуляторы, подшипники, арматура и т.д.), под покупными полуфабрикатами – стальные отливки, поковки, штамповики, отделочные элементы и т.д.

Незавершенное производство – это изделия, которые не прошли всех предусмотренных стадий технологической переработки (производственного цикла).

К готовой относится продукция, прошедшая весь цикл изготовления (добычи), законченная обработкой (комплектацией), технические и качественные характеристики которой соответствуют условиям договора (или требованиям других технических документов). Готовая продукция у предприятия-изготовителя может храниться на складе готовой продукции (в отвале, бункере, емкости), находиться постоянно в неснижающемся остатке (например, остаток удобрения в емкости ниже выпускных устройств, руда в «подушках» на рудном складе и т.д.).

На промышленном предприятии создание и хранение запасов сопряжено с большими затратами, связанными со снабженческо-сбытовой деятельностью. Успешное управление запасами позволяет оптимизировать их объем, снизить расходы и соответственно повысить доходы предприятия.

Уровень товароматериальных запасов (производственные запасы, готовая продукция) неодинаков для различных отраслей промышленности и для предприятий одной отрасли. Среди факторов, определяющих данную величину, целесообразно выделить следующие:

- объем и характер производства;

- объем продаж;

- состояние товарных рынков;

- взаимоотношения с поставщиками и покупателями;

- сезонность производства;

- наличие складских помещений и рабочей силы;

- наличие финансовых ресурсов и политика, выбранная финансовым менеджером в данной области;

- состояние экономики страны в целом (например, инфляция и т.д.).

При управлении производственными запасами (сырье, основные материалы, комплектующие, полуфабрикаты, топливо, тара) необходимо рассмотреть и решить следующие вопросы:

1) какие виды исходных материалов следует приобрести для нужд производства и в каких сочетаниях?

2) какими свойствами должен обладать каждый вид материалов?

3) как спрогнозировать и распределить во времени спрос на материалы на рынках сырья и материалов?

Определение видов исходных материалов означает формирование их ассортимента. Ассортимент требуемых материалов зависит от целей деятельности предприятия и специфики изготавливаемой из данных материалов продукции. В формировании ассортимента особую роль играет решение альтернативы «производить самим – закупать на стороне». Например, из-за существующих ограничений по мощности комплектующие изделия будут закуплены на рынке. Ввод же дополнительных мощностей позволит производить весь объем комплектующих самостоятельно. Естественно, что альтернатива «производить - закупать» касается не только материалов, но и средств труда (машины, оборудование). Выбор между самостоятельным производством и закупкой требует тщательного анализа вариантов с точки зрения стоимостных и нестоимостных критериев (технологические, организационные, технические, пространственные и т.д.).

Формирование программы закупок сырья, материалов, топлива и т.д. предполагает определение требований к основным свойствам каждого их вида (технологические параметры, технических характеристики, уровень качества). Уровень качества запасов (высокий, низкий, среднеотраслевой) имеет большое значение, поскольку качество исходного сырья во многом предопределяет качество готовой продукции и, следовательно, уровень цен и прибыли предприятия. Качество сырья интересует финансового менеджера не только с позиций будущей прибыли, но и с позиций объема финансовых ресурсов, которые необходимо направить на закупку сырья соответствующего качества.

Кроме исследования характеристик самих материалов по спецификации, необходимо определить взаимовлияние различных видов приобретаемых товаров. Различают два типа взаимовлияний: взаимовлияние, вызванное условиями продажи, и внутрипроизводственное взаимовлияние. Взаимовлияние первого типа возникает в случае, когда спрос на один товар вызывает изменение условий предложения другого. Простейшим примером такого взаимовлияния является продажа двух видов товаров одним поставщиком. При покупке одного товара покупка второго становится более выгодной по сравнению с его закупкой у другого поставщика. Экономия финансовых ресурсов может быть получена в этом случае за счет скидок с цены товаров, удешевления стоимости доставки, предоставления дополнительных услуг и т.п. Взаимовлияние второго типа (внутрипроизводственное) возникает при хранении материалов и их использовании в производстве. Размеры, габариты, формы упаковки различных видов материалов могут облегчить или затруднить их хранение и транспортировку, а в процессе производства трудности могут возникнуть из-за различия в качестве материалов, разницы в стандартах и т.п. А это в свою очередь может означать увеличение затрат предприятия.

Прогнозирование и распределение во времени спроса на материалы на рынках сырья и материалов предполагает на основе исследования рынка и определения объема и структуры потребностей предприятия решение таких задач, как оценка и выбор поставщиков, планирование перевозок. При выборе конкретных поставщиков в качестве оценочных материалов выступают: цена, скидки, прочие условия договора поставок, точность соблюдения заданных сроков поставки, качество материалов (комплектующих и т.д.), максимальный объем возможных поставок, норма бракованного товара в партии, финансовое состояние и деловая репутация поставщика, опыт совместной работы поставщика и покупателя.

Важным вопросом в управлении запасами является вопрос об оценке материально-производственных запасов. Выбор метода оценки должен отвечать определенным требованиям:

- соответствовать регламентирующим документам бухгалтерского и налогового учета;

- отражать учетную и налоговую политику предприятия;

- выступать основным элементом в принятии решений «закупать или производить»;

- быть согласованным с системой контроля производственных затрат.

Формулируя эти требования, следует иметь в виду, что цели оценки материалов могут быть различны:

1. Для исчисления прибыли и оценки запаса в системе учета предприятия прошлые затраты по материалам обобщаются по направлениям расхода, входят в себестоимость реализованной продукции и составляют часть оценки запаса нереализованной продукции;

2. Для принятия решений и установления цены на продукцию прогнозируются затраты на материалы будущих периодов.

В соответствии со стандартами бухгалтерского учета (ПБУ 5/01) выделяют оценку материально-производственных запасов при приеме их к бухгалтерскому учету и оценку товарно-материальных запасов при отпуске в производство или ином выбытии.

Производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Фактической себестоимостью признается сумма фактических затрат организации, за исключением НДС и иных возмещаемых налогов. Фактическими затратами могут быть:

- суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);

- суммы, уплачиваемые за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением ТМЗ;

- таможенные пошлины;

- невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы запасов;

- вознаграждения посредническим организациям;

- затраты по заготовке и доставке материально-производственных запасов до места их использования (затраты по заготовке и доставке, затраты на содержание заготовительно-складского аппарата организации, затраты на услуги транспорта и т.п.);

- начисленные проценты по кредитам, предоставленным поставщикам;

- затраты по доведению материально-производственных запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях (данные затраты включают затраты организации по подработке, сортировке, фасовке и улучшению технических характеристик получаемых запасов);

- иные затраты, непосредственно связанные с приобретением материально-производственных запасов.

Фактические затраты на приобретение материально-производственных запасов формируются с учетом суммовых разниц, возникающих до принятия производственных запасов к бухгалтерскому учету, в случаях, когда оплата производится в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте (условных денежных единицах). Под суммовой разницей понимается разница между рублевой оценкой фактически произведенной оплаты, выраженной в иностранной валюте, кредиторской задолженности по оплате запасов, исчисленной по официальному или полному согласованному курсу на дату принятия ее к бухгалтерскому учету, и рублевой оценкой этой кредиторской задолженности, исчисленной по официальному или иному согласованному курсу на дату ее погашения.

Если организация самостоятельно производит производственные запасы, их фактическая себестоимость определяется исходя из фактических затрат, связанных с производством.

Фактическая себестоимость производственных запасов, полученных организацией по договору дарения или безвозмездно, а также оставшихся от выбытия основных средств или иного имущества, определяется исходя из их текущей рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету. Текущая рыночная стоимость - это сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов.

Для принятия решений по формированию себестоимости продукции и соответственно прибыли организации при списании запасов в производство их оценка может производиться одним из следующих методов:

- по себестоимости каждой единицы;

- по средней себестоимости;

- по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (метод ФИФО);

- по себестоимости последних по времени приобретения материально-производственных запасов (метод ЛИФО).

Применяемый организацией порядок списания расхода производственных запасов должен быть отражен в учетной политике и распространен на всю группу (вид) запасов.

Запасы, используемые предприятием в особом порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни и т.п.), или запасы, которые не могут обычным образом заменять друг друга, оцениваются по себестоимости каждой единицы таких запасов.

Оценка по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (метод ФИФО) основана на допущении, что запасы используются в течение месяца или иного периода в последовательности их приобретения (поступления), то есть запасы, первыми поступающие в производство, должны быть оценены по себестоимости первых по времени приобретения с учетом себестоимости запасов, числящихся на начало месяца. При применении данного метода оценка запасов, находящихся в запасе на конец месяца, производится по фактической себестоимости последних по времени приобретения закупок, а в себестоимости проданных товаров (работ, услуг) учитывается себестоимость ранних по времени приобретения.

Оценка по себестоимости последних по времени приобретения запасов (метод ЛИФО) основана на предположении, что производственные запасы, первыми поступающие в производство, должны быть оценены по себестоимости последних по времени приобретения закупок. Оценка материалов, находящихся в запасе (на складе) на конец месяца, производится по фактической себестоимости ранних по времени приобретения закупок и соответственно в себестоимости проданных товаров учитывается себестоимость поздних по времени приобретения.

Метод ФИФО применяется при необходимости увеличения балансовой прибыли и повышения достоверности стоимостной оценки запасов, по которой они отражены в бухгалтерском балансе.

Метод ЛИФО позволяет снизить балансовую прибыль, а также повысить достоверность определения себестоимости и финансового результата.

Метод оценки по средней себестоимости предусматривает установление средних для данного учетного периода цен по каждому наименованию материалов. Средневзвешенная цена рассчитывается по следующей формуле:

 

Средняя себестоимость единицы запаса = при отпуске со склада

Сумма стоимости Сумма стоимости остатка запаса + поступления партии ___________________________________________ Количество остатка Количество поступлений запаса + в партии запаса

 

Расчет средней себестоимости по каждой группе запасов обеспечивает усреднение прибыли.

Налоговый кодекс РФ предусматривает при списании сырья и материалов, используемых в производстве товаров (оказании услуг), те же методы оценки, что и положения по бухгалтерскому учету.

Порядок оценки остатков незавершенного производства (ст. 319 НК РФ) предусматривает два варианта:

- по методу плановой (нормативной) себестоимости;

- прямые расходы распределяются на остатки незавершенного производства в доле, соответствующей доле таких остатков в исходном сырье (в натуральных измерителях) за минусом технологических потерь.

Оценка остатков готовой продукции (ст. 319 НК РФ) производится:

- по методу плановой (нормативной) себестоимости;

- пропорционально доле остатков готовой продукции в общем объеме выпущенной за текущий месяц продукции.

Для принятия решений и установления цены на продукцию можно использовать метод «цены замещения».

Расход материалов со склада в производство приводит к необходимости их замещения. В этом случае аналитика интересуют не уже сложившиеся цены на сырье (прошлые цены), а будущие расходы на сырье. Расходы на материалы, предстоящие в будущем, принято называть ценой замещения. Система цен замещения будет реально отражать уровень цен на данный и планируемый отрезок времени. Предприятия с широкой номенклатурой используемого сырья могут испытывать трудности со сбором информации, связанной с ценами.

Для обеспечения эффективности управления материально-производственными запасами необходима классификация затрат, связанных с созданием и хранением материалов. В мировой практике выделяют несколько общепринятых группировок.

I. По составу затраты можно подразделить на следующие группы:

1. Затраты на содержание запасов:

а) затраты на хранение (содержание складов, транспортировка грузов);

б) коммерческие затраты (страхование, проценты, налоги на капитал, вложенный в запасы);

в) затраты, связанные с риском потерь вследствие устаревания и порчи;

г) возможности получения прибыли путем вложения средств в альтернативные направления (увеличение производственной мощности, снижение стоимости продукции и т.д.);

2. Затраты, связанные с размером партий:

а) выдача и закрытие запасов;

б) подготовка производства;

в) затраты, связанные с перемещением партий;

г) риск исчерпания запасов;

3. Затраты, связанные с дефицитом запасов:

а) расходы на ускорение доставки;

б) расходы на ускорение движения заказов на предприятии;

в) коммерческие убытки и расходы (потеря прибылей и рост накладных расходов, связанный с сокращением объема производства из-за отсутствия требуемых запасов);

4. Затраты на управление запасами:

а) затраты на содержание персонала;

б) затраты на обучение персонала.

II. По степени воздействия на общую сумму затрат выделяют две группы:

1. Регулируемые – это затраты, величина которых находится в прямой зависимости от воздействия на них менеджера;

2. Нерегулируемые – затраты, на величину которых не могут повлиять управляющие (амортизация складов, содержание персонала складов).

III. По видам работ, связанных с технологией хранения запасов, известны следующие группы:

1. Затраты на погрузочно-разгрузочные работы;

2. Затраты на сортировку;

3. Затраты на складирование;

4. Транспортные затраты.

Для решения задачи обеспечения предприятия материалами используются различные подходы и типовые методы планирования.

В контроллинге используется АВС – анализ, представляющий собой метод, с помощью которого определяют степень распределения конкретной характеристики между отдельными элементами какого-либо множества. В соответствии с этим необходимо определить долю конкретных видов сырья и материалов в общей стоимости закупаемых материалов. Расчеты осуществляются по следующей схеме:

1. По каждому виду материалов определяется величина потребности на рассматриваемый период. Она может быть рассчитана на основе данных за предыдущий период (год) или на основе прогнозных данных на будущий период. Для каждой позиции рассчитывается стоимостная оценка годовой потребности;

2. Позиции располагаются в порядке убывания стоимости сырья и материалов;

3. Для получения ранжированной последовательности позиций рассчитывают показатель доли соответствующей позиции закупаемых сырья и материалов в общем числе позиций нарастающим итогом и показатель кумулятивной доли ранжированных позиций в общей стоимости всех позиций.

В результате получается распределение общей стоимости сырья на три группы:

- материалы группы А (количество их видов, как правило, невелико, но на них приходится значительная – от 60 до 80% - доля общей стоимости сырья и материалов);

- материалы группы С (в данную группу входит большое число позиций, групп материалов, а доля в общей стоимости представляет малую величину – от 2-5%);

- материалы группы В (по доле в общем количестве и по стоимости занимают среднее место между группами А и С).

Для каждой из трех групп возможно использование различных методов расчета потребности (например, для группы А – на основе производственной программы, для группы С – на основе данных о расходе в прошлые периоды), способов осуществления закупок, хранения и применения в производственном процессе. Вопросы обеспечения производства материалами группы А должны быть тщательно отработаны: точный анализ цен закупок, детальный анализ структуры затрат и возможностей экономии, всеобъемлющий анализ рынка, исследование предложений различных поставщиков, жесткие переговоры по ценам закупок, точное определение величины страховых запасов, тщательная проработка заказов на поставки. С финансовой точки зрения это дает возможность определить требуемые объемы финансирования. Иногда складской запас исходя из затратных соображений целесообразно поддерживать на более низком уровне, однако в каждом конкретном случае принимается индивидуальное решение с учетом особенностей функционирования конкретного предприятия.

Для деталей группы С в связи с большим количеством позиций и низкой стоимостью целесообразна закупка большими партиями, упрощенное оформление заказов, упрощенный складской учет, упрощенный контроль запасов. Концентрация усилий на материалах группы А (поставщиках группы А) вовсе не означает, что группы В и С упускаются из виду, просто их воздействие на принятие финансовых и в целом экономических решений является не столь решающим и масштабным. Кроме того, следует иметь в виду, что границы между группами А, В, С достаточно условны и должны определяться самостоятельно каждым предприятием с учетом его производственной специфики.

Одной из основных проблем снабжения является определение оптимального объема поставок. Для ее решения используют модели оптимизации. Наибольшую известность получила модель оптимального размера (EOQ). Данная модель учитывает несколько ключевых переменных, в частности затраты на хранение товароматериальных запасов, стоимость их приобретения, расходы по подготовке заказа, норму расхода. Однако, как все формальные модели, она строится на известных допущениях, главное из которых состоит в том, что общая потребность и норма расхода товароматериальных запасов известны и постоянны. Цель модели состоит в выборе того размера заказа (Q), который обеспечивает минимальные совокупные годовые затраты по поддержанию товароматериальных запасов. Совокупные затраты, как известно, связанные с запасами, – это затраты на хранение запасов и расходы по подготовке заказа. Границы принятия управленческого решения относительно затрат лежат в интервале между двумя крайними ситуациями. Годовая потребность в материале покрывается за счет единовременной поставки. Затраты на приобретение возникают в этом случае один раз за период, но значительно возрастают затраты на хранение материалов из-за увеличения запасов на складе. С точки зрения минимизации затрат такое решение нельзя признать эффективным. Противоположной является ситуация, при которой поставки можно ( хотя бы чисто теоретически) осуществлять ежедневно, тогда расходы на хранение будут минимальными. Однако это будет сопровождаться ростом затрат на приобретение. Модель как раз и позволяет определить такой размер заказа, который минимизирует общие расходы по содержанию товароматериальных запасов.

Чтобы рассчитать общие затраты, введем обозначения переменных модели:

S – годовой объем продаж (потребность) в единицах изделия;

Р – стоимость приобретения организацией единицы изделия;

С – годовые затраты по хранению запасов в процентах от цены единицы изделия;

F – постоянные расходы по размещению заказа;

Q – заказываемое количество материалов.

Оптимальный размер заказа можно рассчитать по формуле

 

Q = . (8.2)

Общие расходы на содержание товароматериальных запасов на год (ОР) будут складываться из затрат на хранение и расходов на подготовку заказа:

 

ОР = . (8.3)

 

Предположим, что для производства необходимо в год 10 000 штук комплектующих изделий; стоимость приобретения единицы (Р) равна 20 д.е.; затраты по хранению (С) – 10%; постоянные расходы по размещению заказа (F) – 142 денежные единицы. Тогда

 

Q = (шт.),

ОР = ( д.е.).

 

Любая другая величина заказа будет означать увеличение расходов предприятия, связанных с запасами. Проверим данное утверждение на примере. Если заказ предприятия составляет 1400 шт. комплектующих изделий, то

ОР = (д.е.)

Применение данной модели, как уже отмечалось, предполагает соблюдение определенных условий, что, однако, не ограничивает область ее применения. В некоторых случаях ее следует дополнить или видоизменить. Так, в базовой модели закупочная цена является постоянной величиной. В случае, когда закупочные цены колеблются и период их колебания достаточно велик (например, цены изменяются ежегодно), расчеты по базовой модели можно производить до и после изменения цены. Аналогичная ситуация наблюдается и при анализе скидок за количество приобретаемого материала. Используя базовую модель, исходить надо из того, что в пределах каждого интервала объема цена не меняется. Например, при закупке партии объемом 1 300 – 1 400 штук скидка составляет 3%; при закупке 1 401 – 1 600 штук – 4%.Можно рассчитать предполагаемый объем закупок:

 

ОР = ( д.е.),

 

ОР = (д.е.).

 

Оптимальный вариант выбирается путем простого сравнения всех полученных вариантов.

Разумеется, не всякое ограничение области применения базовой модели можно преодолеть с помощью ее видоизменения. Применение данной модели требует наличия известных и равномерных объемов списания материала со склада в производство. Если объем потребности характеризуется сезонными колебаниями или он снижается в течение года использование базовой модели невозможно. Во-первых, средний уровень запасов на складе между поставками уже не может определяться как половина объема единовременной поставки. Во-вторых, что более существенно, каждый раз необходимо закупать неодинаковое количество материала.

На практике возможны различные сочетания характера потребности в материалах и возможности совершения их закупок. Здесь можно выделить четыре основных варианта:

1) объем потребности постоянный, закупки можно совершать в любое время;

2) объем потребности изменяющийся, закупки можно совершать в любое время;

3) объем потребности постоянный, закупки совершаются в определенное время;

4) объем потребности изменяющийся, закупки совершаются в определенное время;

В первом случае возможно применение базовой модели оптимального объема закупки, для остальных используются специфические методы решения (например, динамические модели).

Управление запасами целесообразно рассматривать как в предметно-вещественном (технологическом), так и в финансовом смысле. Финансовый менеджер при управлении запасами должен решить следующие задачи:

- определить объем финансовых ресурсов, необходимых для финансирования запасов (оптимизировать данную величину);

- определить, за счет каких источников целесообразно осуществлять финансирование (с учетом цены конкретных источников).