Документооборот

Каждый факт хоз. жизни, происходящий на предприятии, подлежит документальному подтверждению. Процесс отражения совершаемых на предприятии операций в первичных документах принято называть документированием хоз. операций. Первичные учетные документы, содержащие достоверные данные, служат основанием для записи в учетные регистры.

Составление документов регламентируется определенными требованиями, предусмотренными госстандартами. Записи в документах производятся чернилами или при помощи пишущей машинки. Применение простого карандаша не разрешается. Содержание информации должно быть изложено точно и ясно. Свободные строки прочеркиваются. Суммы в денежных документах указываются цифрами и прописью. Документы подтверждаются необходимыми подписями с указанием должностных лиц, подписавших документ. Документ может составляться в нескольких экземплярах, т.к. копии могут использоваться в различных целях. Первый экземпляр, как правило, направляется контрагенту. При поступлении первичных документов они подлежат обязательной проверке. Она осуществляется в первую очередь по существу: проверяется заполнение реквизитов, определяется степень законности документируемых фактов, а затем по содержанию: производится логическая сверка показателей. Документы, противоречащие установленному порядку, к исполнению не принимаются.

После этого производится бухгалтерская обработка документации. Она заключается в группировке, таксировке, проставлении корреспонденции счетов, гашении. Бухгалтерская обработка документов завершается составлением сводных документов на основании сгруппированных первичных документов.

Группировка состоит в подборе и объединении документов в однородные по содержанию группы.

Таксировка заключается в проставлении в документах рядом с количественными показателями в натуральном выражении денежного выражения операции. Эта операция производится либо при составлении документа, либо при обработке в бухгалтерии.

Контировкой называется составление бухгалтерских проводок, имеющих назначение переноса информации из документов на счета бу. Во избежание повторной обработки на нем ставится подпись работника, ответственного за обработку документа.

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы по начислению з/п подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты.

Организация бу на предприятии немыслима без создания оптимальной схемы движения документов, составленных на основе изучения управленческого и производственного процессов. Движение документов с момента их возникновения (получения) до сдачи в архив после обработки и отражения в учете называется документооборотом. Основные этапы:

1.составление и оформление документов;

2.прием документов бухгалтерией;

3.обработка и использование документов для дальнейших учетных записей;

4. передача документов в архив.

5.Различают 3 основных потока документации:

6.- документы, поступающие из других организаций (входящие);

7.- документы, направляемые в другие организации (исходящие);

8.- документы, создаваемые и используемые работниками внутри предприятия (внутренние).

9. Порядок документирования хозяйственных фактов, движение и сроки передачи документации в бухгалтерию для принятия к учету регламентируются графиком документооборота. Составляется график д/оборота гл. бухгалтером в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых инженерно-техническими, коммерческими, бухгалтерскими службами с указанием сроков исполнения. График имеет форму таблицы или диаграммы. Он утверждается руководителем. Точное соблюдение графика д/оборота способствует своевременному и полному отражению в учетных регистрах совершаемых хоз. операций.

10. Первичные документы хранятся в организации не менее 5 лет. Квартальные отчеты, карточки учета основных средств (списанных), инвентарные описи, акты, сличительные ведомости – 3 года. Годовые отчеты, балансы – 10 лет. Лицевые счета рабочих и служащих – 75 лет с момента закрытия этих счетов.