Требования, предъявляемые к бухгалтерским документам
К выписке и оформлению бухгалтерских документов предъявляются определенные требования, установленные "Положением о документах и записях в бухгалтерском учете организаций и хозяйственных организаций". Только правильно оформленный документ служит достоверным основанием для бухгалтерских записей и имеет юридическую силу.
Общие правила составления документов:
1) Заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка – на чистом листе бумаги) чернилами, химическим карандашом или на пишущей машинке.
2) Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документов.
3) Точно и ясно излагать содержание документа.
4) Четко и разборчиво писать текст и цифры.
5) Незаполненные пробелы в бланке документов прочеркивать.
6) Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью.
7) Снабжать документ необходимыми, разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.
Документы необходимо составлять своевременно, т.е. одновременно с совершением операции. Копии получают путем оттиска через подложенную копировальную бумагу.
Правила исправления ошибок в документах следующие.
Для исправления ошибки в документе необходимо: неправильную запись зачеркнуть тонкой чертой, надписать над ней правильную запись и о произведенном исправлении сделать на документе оговорку, которая должна быть заверена лицами, подписавшими документ.
В кассовых документах (ордерах, чеках, платежных поручениях и т.д.) исправления не допускаются вовсе.
Ответственность за нарушения в составлении документов несут прежде всего лица, участвующие в оформлении документа. Еще большая ответственность ложится на аппарат бухгалтерии, получающий эти документы. До оформления учетных записей все документы подвергаются всесторонней проверке и контролю:
1) в отношении соблюдения установленной формы,
2) по существу,
3) с арифметической стороны.
Проверка соблюдения установленной формыимеют целью выяснить, содержит ли документ необходимые для учета данные, имеются ли в нем все обязательные реквизиты, правильно ли они заполнены, есть ли надлежащие подписи и т.д.
Проверка по существу включает:
· проверку необходимости, целесообразности и законности указанной в документе операции,
· встречную проверку, заключающуюся в составлении счетной формулы или проводки корреспонденции счетов.