Документальное оформление результатов инвентаризации
В соответствии с п. 2.6 Методических указаний по инвентаризации сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, составляемые не менее чем в двух экземплярах.
Напомним, формы инвентаризационных описей, актов инвентаризации и краткие указания по их заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации":
1) Инвентаризационная опись основных средств (форма ИНВ-1);
2) Инвентаризационная опись нематериальных активов (форма ИНВ-1а);
3) Инвентаризационный ярлык (форма ИНВ-2);
4) Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-3);
5) Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма ИНВ-4);
6) Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма ИНВ-5);
7) Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (форма ИНВ-6);
8) Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них (форма ИНВ-8);
9) Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях (форма ИНВ-8а);
10) Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (форма ИНВ-10);
11) Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма ИНВ-11);
12) Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма ИНВ-15);
13) Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма ИНВ-16);
14) Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма ИНВ-17);
15) Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (приложение к форме ИНВ-17);
16) Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (форма ИНВ-18);
17) Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-19);
18) Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22) (образец 1);
19) Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма ИНВ-23);
20) Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей (форма ИНВ-24);
21) Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (форма ИНВ-25).
Заметим также, что форма ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией" введена постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 № 26.
Однако при инвентаризации имущества или обязательств, для которых не предусмотрено специальных форм, аптека разрабатывает собственные акты или описи.
Разработка аптекой собственных форм актов и описей, как правило, осуществляется на основе типовых форм и при условии обязательного наличия всех необходимых реквизитов, позволяющих установить полноту и подлинность содержащейся в них информации. Перечень реквизитов, наличие которых в инвентаризационных описях и ведомостях обязательно, нормативными документами специально не установлен. По нашему мнению, к числу обязательных реквизитов относятся:
- наименование документа (инвентаризационная опись, акт и т. п.);
- основание проведения инвентаризации (приказ, распоряжение и т. д.);
- наименование инвентаризируемого имущества;
- местонахождение инвентаризируемого имущества;
- на каких балансовых или забалансовых счетах учитывается инвентаризируемое имущество;
- даты начала и окончания инвентаризации;
- перечень материально ответственных лиц;
- список членов инвентаризационной комиссии;
- перечень товарно-материальных ценностей, выявленных в ходе инвентаризации, сведения об их количестве в натуральном и стоимостном выражении;
- личные подписи материально ответственных лиц и членов инвентаризационной комиссии, подтверждающие их присутствие при проведении инвентаризации и подлинность сведений, отраженных в составленном документе (инвентаризационной описи или акте). Следует иметь в виду также следующее: непосредственно в инвентаризационной описи либо в качестве неотъемлемого приложения к ней должны быть расписки материально ответственных лиц о сдаче ими в бухгалтерию всех имеющихся к началу инвентаризации документов, относящихся к движению инвентаризируемого имущества.
Инвентаризационные описи или акты могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.
Описи (или акты) заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.
Перечислим основные требования заполнения общих реквизитов документов, которыми оформляют результаты проведенной инвентаризации.
В строке "организация" указывается полное наименование аптеки - составителя документа.
В графе "по ОКПО" указывается код по ОКПО, присвоенный Госкомстатом России.
В строке "структурное подразделение" указывается название структурного подразделения аптеки, в котором проводится инвентаризация (отдел, аптечный пункт, киоск и т. д.).
В этой же строке в соответствующей графе указывают код структурного подразделения (если в аптеке применяется соответствующая система кодирования).
В графу "вид деятельности" необходимо записать код вида деятельности по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности, продукции и услуг ОК 004-93, утвержденному постановлением Госстандарта России от 06.08.1993 № 17.
В строке "Основание для проведения инвентаризации" показывают, что является письменным заданием на проведение инвентаризации: приказ, постановление, распоряжение (ненужное необходимо зачеркнуть).
В этой же строке в графе "Номер" записывают номер документа, который является основанием для проведения инвентаризации.
В следующей строке в графе "Дата" указывают дату документа, который является основанием для проведения инвентаризации.
В графу "Дата начала инвентаризации" нужно записать соответствующую дату, установленную руководителем аптеки в документе, который является основанием для проведения инвентаризации.
В графе "Дата окончания инвентаризации" указывают дату, установленную руководителем аптеки в документе, который является основанием для проведения инвентаризации.
В графе "Вид операции" проставляется код операции, которая оформляется заполняемым документом. Код применяется только в том случае, если аптека применяет систему кодирования.
Каждому документу присваивают порядковый номер, который указывают в графе "номер документа", а далее в этой строке, в соответствующей графе, указывают дату составления документа.
Первичный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. Об этом следует помнить при оформлении документов инвентаризации.