Правила ведения телефонного разговора: звонят секретарю

В тех случаях, когда звонят секретарю, желательно придерживаться следующих рекомендаций:

1. Рекомендуется снимать трубку до начала четвертого звонка. Это дает возможность закончить дело, которым занимается секретарь (дописать слово или предложение, закончить произносить фразу, извиниться перед посетителем).

2. Не следует игнорировать телефонные звонки, так как это может привести к их накапливанию и впоследствии усложнить работу. Даже если во время совещания раздается звонок, то на него следует отреагировать. Окружающим можно сказать: «Прошу простить меня, я отвечу на звонок».

3. Отвечая на телефонный звонок, нужно поздороваться («добрый день», «здравствуйте») и обязательно представиться – назвать свое учреждение (по внутреннему телефону – структурное подразделение), а также свою фамилию. Фамилию можно не называть, если в данном помещении работают несколько сотрудников, а телефон один на всех.

4. Если во время звонка секретарь занят разговором по другому телефону, то следует прервать разговор, извиниться перед собеседником, снять трубку, сообщить о занятости и попросить абонента подождать или перезвонить позже. Когда текущий разговор чрезвычайно важен и нет возможности ответить на второй звонок, надо дать соответствующие пояснения собеседнику: «Это звонит второй телефон, но я не могу прервать разговор с вами. Не беспокойтесь, если нужно, мне перезвонят позже».

5. Если телефон звонит во время беседы с посетителем, то нужно извиниться перед ним, прервать разговор, снять трубку, представиться, сообщить, что у вас посетитель, и договориться о переносе разговора на другое время. Таким образом выражается уважение к посетителю.

6. Если для подготовки ответа секретарю необходимо на некоторое время отойти от телефона, следует обязательно спросить у собеседника, сможет ли он подождать.

7. Заканчивает разговор тот, кто звонил. Поэтому, завершая разговор, надо дождаться, когда собеседник попрощается и в трубке раздадутся гудки.

8. Если по какой-то причине разговор прервался, перезванивает тот, кто звонил первым.

9. На ошибочный звонок следует вежливо сказать: «Вы ошиблись номером» – и положить трубку.

10. Если коллега, которого спрашивают по телефону, отсутствует, следует узнать, что ему передать, и оставить записку на его столе.