Ревизия и аудит операций по поступлению и выбытию основных средств
Путем изучения учетных данных (по инвентарным карточкам, инвентаризационным описям, книгам или машинограммам учета основных средств) устанавливается наличие основных средств по их отдельным классификационным группам.
Для целей бухгалтерского учета использование объектов основных средств характеризуется следующими показателями: данные о наличии основных средств с подразделением на собственные и арендованные; участвующие и не участвующие в предпринимательской деятельности; действующие и неиспользуемые; данные о рабочем времени и простоях объектов основных средств, данные о выпуске продукции, работ, услуг в разрезе объектов основных средств и другие данные. По степени использования основные средства подразделяются на находящиеся:
в эксплуатации; в запасе; на консервации; в стадии модернизации, реконструкции, частичной ликвидации, дооборудования, достройки, в том числе по результатам проведенного технического диагностирования и соответствующего освидетельствования.
По характеру использования основные средства подразделяются на:
участвующие в предпринимательской деятельности, которые непосредственно участвуют в производстве при изготовлении продукции, выполнении работ, оказании услуг или в соответствии с коллективным договором создают необходимые условия для производственного процесса;
не участвующие в предпринимательской деятельности, используемые в жилищно-коммунальном хозяйстве, бытовом обслуживании населения, здравоохранении и физической культуре, просвещении и других отраслях непроизводственной сферы.
В зависимости от имеющихся прав на объекты основные средства могут подразделяться на:
объекты основных средств, принадлежащие организации на праве собственности, хозяйственного ведения, оперативного управления (в том числе сданные в аренду, лизинг или переданные в безвозмездное пользование);
объекты основных средств, полученные организацией в аренду, лизинг, безвозмездное пользование.
При проведении проверки необходимо установить обеспеченность организации необходимыми основными средствами, их размещении и соблюдении установленного законодательством порядка учета.
Следует установить наличие правоустанавливающих документов на все объекты основных средств, инвентарных номеров, технических паспортов, поэтажных планов и другой технической документации, соблюдения сроков поступления и принятия к учету объектов основных средств.
В процессе проверки состояния учета основных средств устанавливают правильность ведения инвентарного списка основных средств или книги закрепления основных средств, соответствие этих сведений данным бухгалтерского учета, регулярность их взаимной сверки.
Далее проверяется наличие и состояние инвентарных карточек учета основных средств и других первичных документов за проверяемый период. Ведомость проверки правильности оформления первичных документов по учету основных средств в организации агропромышленного комплекса имеет вид, представленный в таблице 3.1.
Для проверки правильности отражения первоначальной стоимости основных средств сравнивают данные акта о приеме-передаче основного средства, инвентарной карточки учета основных средств с записями в регистрах аналитического учета по счету 08 «Вложения в долгосрочные активы» по соответствующему субсчету. Данные проверки обобщаются во вспомогательной ведомости, отраженной в таблице 3.2.
Таблица 3.2 – Ведомость проверки правильности формирования первоначальной стоимости основного средства в организации агропромышленного комплекса
| Наименование основного средства | Данные акта о приеме-передаче основного средства, руб. | Данные инвентарной карточки учета основного средства, руб. | Аналитические данные по счету 08 «Вложения в долгосрочные активы», руб. | Отклонения, руб. |
Основными направлениями выбытия основных средств из организаций агропромышленного комплекса являются: списания в результате износа, реализации, безвозмездной передачи, частичной или полной ликвидации, стихийных бедствий и другим причинам. Важным для каждой организации агропромышленного комплекса является обеспечение сохранности имеющихся основных средств, пресечение случаев преждевременного и незаконного их списания и одновременное их эффективное использование. Поэтому в ходе проверки выбытия основных средств необходимо соответствующее внимание уделить законности и экономической целесообразности выбытия основных средств (таблица 3.3).
Таблица 3.3 – Ведомость проверки экономической целесообразности выбытия основных средств в организации агропромышленного комплекса
| Наименование основного средства | Направление выбытия | Основание | Экономическое обоснование | Соответствие законодательству | Примечание |
Так, в частности, если основное средство выбывает в результате реализации необходимо убедиться в наличии всей необходимой документации, изучить имеющиеся договора купли-продажи, экономическую целесообразность данных операций, наличие решения руководства для проведения указанных операций. Важным является проверка правильности формирования цены реализации, которая, как правило, оказывается выше балансовой стоимости (таблица 3.4). В случае если цена реализации ниже балансовой, проверяющему необходимо убедиться в ее обоснованности.
Таблица 3.4 – Ведомость проверка правильности формирования цены реализации основного средства в организации агропромышленного комплекса
| Наименование основного средства | Данные о балансовой стоимости основного средства, руб. | Цена реализации согласно, руб. | Отклонения, + (-) | ||
| договору | данным бухгалтерского учета | данным проверки | |||
При проверке указанных операций следует проверить своевременность и полноту произведенных расчетов за реализованные основные средства (таблица 3.5).
Таблица 3.5 – Ведомость проверки полноты и своевременности поступления денежных средств за реализованные основные средства в организации агропромышленного комплекса
| Наименование основного средства | Сумма, руб. | Дата | ||||
| согласно договору | зачисленная на расчетный счет | отклонение, + (-) | согласно договору | фактического поступления денежных средств | отклонение, + (-) | |
Все установленные случаи должны быть проанализированы и обобщены в материалах проверки. В случае не своевременного поступления денежных средств за реализованные основные средства необходимо принять меры по взысканию сумм задолженности с покупателя.
Следует убедиться в правильности определения финансового результата от данных операций (таблица 3.6), своевременности отражения выбытия (таблица 3.7).
Таблица 3.6 – Ведомость проверки правильности формирования финансового результата от реализации основного средства в организации агропромышленного комплекса
| Наименование дохода | Наименование расхода | Документ, №, дата | Сумма, руб. | Примечание | ||
| данные организации | данные проверяющего | отклонение, +(-) | ||||
Таблица 3.7 – Ведомость проверки своевременности отражения выбытия основного средства в организации агропромышленного комплекса
| Наименование основного средства | Дата выбытия согласно | Примечание | ||||
| договору | инвентарной карточке | данным проверяющего | журналу-ордеру № 13-АПК | отклонение, + (-) | ||
При проверке операций, связанных со списанием основных средств, следует установить создавалась ли в проверяемой организации постоянно действующая комиссия по определению непригодности списываемых объектов основных средств для дальнейшего использования (порядок ее создания, состав, функционирование). Проверить имеется ли в наличии мотивированное решение ликвидационной комиссии и подписей всех членов комиссии.
При проверке необходимо изучить техническое состояние основных средств убедиться, что их списание носит планомерный характер. Следовательно, предотвращению таких случаев в организации способствует четкая постановка предварительного и текущего контроля. Таким образом, необходимо вначале выявить объекты основных средств, подлежащие списанию, устаревшие морально и технически и полностью утратившие свое производственное назначение, то есть когда их дальнейшее эксплуатирование невозможно или экономически нецелесообразно, как и их реализация.
Необходимо убедиться, приняты ли к учету пригодные запасные части, узлы, металлолом от ликвидируемых основных средств (таблица 3.8).
Таблица 3.8 - Ведомость проверки полноты оприходования материальных ценностей от списания основных средств в организации агропромышленного комплекса
| Наименование материальных ценностей полученных от списания основных средств | Оприходовано согласно накладным | Следовало оприходовать согласно актам на списание основных средств | Следовало оприходовать согласно данным проверяющего | Отклонение, + (-) | |||
| кол-во | сумма, руб. | кол-во | сумма, руб. | кол-во | сумма, руб. | ||
В случае выявления недооприходованных запасных частей от разбора основных средств необходимо произвести их дооприходование и отразить это в материалах, составляемых по результатам проведенной проверки.
Следует проверить и своевременность оприходования полученных материальных ценностей (таблица 3.9).
Таблица 3.9 - Ведомость проверки своевременности оприходования материальных ценностей от списания основных средств в организации агропромышленного комплекса
| Наименование материальных ценностей полученных от списания основных средств | Дата оприходования согласно накладным | Дата оприходования согласно актам на списание основных средств | Дата оприходования согласно данным проверяющего | Отклонение, + (-) |
Если выбытие основных средств в результате списания осуществляется в ходе проведения проверки в организации агропромышленного комплекса, то следует изучить объекты основных средств и убедиться в целесообразности их списания. Действенным является осмотр объектов, в натуре, на основании которого становится возможным установление фактического состояния, причин приведших к преждевременному износу или порче.
Тщательному изучению подвергаются акты на списание основных средств с использованием приемов документального контроля. Их данные сверяются с техническими документами и сведениями, полученными в результате визуального осмотра. Установленные в результате проведенной проверки нарушения или неточности в области документального оформления отражаются во вспомогательной ведомости проверки правильности оформления документов составляемых по результатам списания основных средств в организации агропромышленного комплекса, форма которой аналогична таблице 3.1. Должное внимание должно быть уделено проверке обоснованности списания сельскохозяйственной техники, поскольку на практике встречаются случаи необоснованного ее списания с баланса организации. Поэтому визуальный осмотр сельскохозяйственной техники сочетается с установлением технического состояния основных деталей, узлов и других элементов машин и оборудования, подготовленных к списанию, фактического срока их эксплуатации, выработки и определяются причины, приведшие к преждевременному износу, устанавливаются виновные в этом лица, определяется сумма ущерба, нанесенная организации. Установленные факты обобщаются в ведомости, представленной в таблице 3.10.
Таблица 3.10 - Ведомость проверки обоснованности списания основных средств в организации агропромышленного комплекса
| Наименование основного средства | Документ, дата | Причина | Решение комиссии | Примечание |
Если были установлены случаи незаконного или преждевременного списания объектов основных средств проверяющим вносятся предложения по восстановлению на баланс этих объектов.
Если происходит списание зданий или сооружений, то следует убедиться в наличии достаточного количества оснований (ветхость, экономическая нецелесообразность восстановления или эксплуатации). При списании многолетних насаждений устанавливается их изреженность, которая должна быть свыше 70% от нормы посадки растение на одном гектаре. Необходимо убедиться, что они утратили свое производственное значение, и связи с чем их дальнейшее эксплуатирование является экономически нецелесообразным.
Исключением являются насаждения, заменяемые по причине их морального устаревания, реконструкции садов, полезащитных и других насаждений.
Таким образом, по всем выявленным фактам незаконного или преждевременного списания объектов основных средств, вне зависимости от их вида, необходимо не только взять письменные объяснительные с работников организации о причинах возникновения установленных фактов, произвести восстановление объектов в бухгалтерском учете, выявить размер причиненного ущерба, принять меры по его взысканию, но и отразить выявленные факты в документах, составляемых по результатам проверки.
Действенным является в процессе последующих проверок списания основных средств всестороннее изучение данных хозяйственных операций, документов составленных по их результатам, проведение опросов должностных лиц и технической экспертизы. Ведомости, в которых обобщены выявленные факты, прилагаются к акту проверки или отчету о результатах проверки.
В заключение проведенной проверки движения основных средств необходимо изучить отражение данных операций на счетах бухгалтерского учета, а именно убедиться в правильном составлении по результатам проведенных хозяйственных операций корреспонденции счетов в соответствии с действующим законодательством. Установленные отклонения от установленного нормативными документами порядка отражаются в ведомости, представленной в табл. 3.11.
Таблица 3.11 - Ведомость проверки правильности отражения на счетах бухгалтерского учета операций по движению основных средств в организации агропромышленного комплекса
| Документ | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция счетов бухгалтерского учета в организации | Рекомендуемая корреспонденция счетов бухгалтерского учета | Примечание | |||||
| номер | дата составления | Дебет | Кредит | Сумма, руб. | Дебет | Кредит | Сумма, руб. | ||
В случае обнаружения случаев нетиповой корреспонденции счетов, необходимо установить причины ее возникновения оценить ее существенность и внести корректировки в учет. По всем выбывающим основным средствам необходимо убедиться в прекращении начисления амортизации.