Создание отчетов
Программа Access предоставляет пользователю три способа создания отчетов.
Первый способ реализуется в режиме Автоотчеты. При этом способе создаются отчеты двух типов: «в столбец» и «ленточный».
Для построения автоотчета необходимо:
нажать кнопку «Создать» на вкладке «Отчеты»;
выбрать Автоотчеты в столбец (Автоотчеты в ленту) и указать имя таблицы.
Недостаток автоотчетов — сложность вывода таблиц с большим количеством полей.
Второй способ реализуется в режиме Конструктор отчетов. Область отчета разделяется на зоны:
заголовок отчета;
верхний колонтитул;
область данных;
нижний колонтитул;
примечание отчета.
Элементы (объекты) отчета в режиме Конструктор отчетов выделяются рамками с маркерами. Маркеры служат для изменения размеров объектов. Пользователь может перемещать объекты, задавать их свойства, программировать обработку событий связанных с объектом. Каждый объект отчета снабжается контекстным меню, которое позволяет выполнить указанные действия. Для создания нового объекта в отчете на экране отражается Панель элементов. Создать элементы управления можно только программируя их свойства, что достаточно сложно.
Третий способ построения отчетов предполагает использование Мастера отчетов, перед запуском которого необходимо выбрать таблицу и запросы, которые являются источниками размещаемых в отчете данных.
На первом шаге Мастера выбираются поля для отображения в отчете.
На втором шаге определяют параметры группировки записей по темам. При этом правая часть окна Мастера представляет упрощенный вариант макета отчета, который наглядно показывает принцип группировки. Для числовых данных и данных типа «дата/время» следует использовать кнопку Группировка, которая позволяет определить интервалы группировки.
На третьем шаге выбирают поля таблиц, по которым будет проведена сортировка данных. Можно задать вычисление итоговых значений для числовых полей.
Четвертый шаг связан с планировкой вида отчета. В зависимости от результатов группировки Access предлагает набор макетов отчета.
Пятый шаг Мастера позволяет определить стиль отчета: используемые шрифты, размеры заголовков и основного текста.
На шестом шаге указывают имя отчета и выполняют предварительный просмотр созданного отчета.
Диаграммы в отчетах могут редактироваться с помощью программы Microsoft Graph 2000 (2003).
Для создания отчета необходимо в раскрывающемся списке кнопки Новый объект на панели инструментов в окне базы выбрать пункт Отчет или нажать - кнопку Создать на вкладке Отчеты. Access выведет на экран окно диалога Новый отчет (Рисунок 15). Access показывает имя выбранного источника в поле со списком в нижней части окна диалога.
Рисунок 15 – Окно создания отчетов
7.3.1 Выбор мастера по разработке отчетов
В окне диалога Новый отчет можно выбрать один из шести вариантов.
Конструктор позволяет создавать отчет «с нуля» и редактировать уже созданный отчет.
Мастер отчетов запускает основного мастера для создания отчетов, позволяющего выбрать поля для отчета, задать форматы, условия группировки и итоговые функции.
Автоотчет в столбец создает отчет, в котором каждая запись базового запроса или таблицы представлена в виде простого списка, содержащего названия и значения полей.
Автоотчет ленточный выводит данные записи базового запроса или таблицы в одной строке. Если таблицы базового запроса связаны отношением «один-ко-многим», то мастер создает группу для данных, поступающих со стороны отношения «один», но не вычисляет никаких итоговых значений. При создании отчета используется последний стиль, который был выбран в мастере отчетов или применен с помощью автоформата в конструкторе отчетов.
Мастер диаграмм помогает построить диаграмму и создает в отчете свободную рамку объекта OLE с внедренной диаграммой Microsoft Graph.
Почтовые наклейки позволяют выбрать поля с именами и адресами, отформатировать их и создать отчет для печати почтовых наклеек. Вы можете выбрать любой тип и настроить размер наклеек.