Методи формально-правової перевірки документів

Перевірка додержання правил складання і оформлення докумен­тів. У кожній організації, на кожній ділянці її діяльності діють певні правила ведення документації. Одні з них є загальними для всіх орга­нізацій, інші мають силу в межах окремого відомства чи підприємства. Встановлюваний правилами порядок не тільки слугує виконанню ви­робничих і господарських завдань, а й створює умови, що перешко­джають учиненню зловживань і злочинів.

Важливе значення, наприклад, мають вимоги, що стосуються до­держання встановленої форми документів, порядку їх заповнення, на­явності виправдувальних документів стосовно їхнього ведення тощо. Для деяких видів запроваджено типові форми, бланки суворої звітності. У сфері бухгалтерського обліку діє спеціальне Положення про докумен­тальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. № 88.

Порушення правил упорядкування та оформлення документів ма­ють найрізноманітніший характер і відбуваються з різних причин, зокрема нерідко й зі злочинною метою. Звідси перевірка документів на предмет додержання правил, про які йдеться, дає можливість ви­являти не тільки порушення, а й приховані за ними зловживання.

Перевірка істинності документа і реквізитів, що містяться в ньому. Ця перевірка проводиться з метою виявлення фактів матеріаль­ного підроблення доступними засобами. До числа таких засобів на­самперед належить огляд документів. За його допомогою можна вияви­ти сліди підклеювання, підчищення, травлення, дописування та іншо­го втручання в записи. Особливу увагу слід звертати на відтиски штампів і печаток, їхню незвичну форму, різний розмір тих самих зна­ків, неправильний текст та інші ознаки, що можуть указувати на під­роблення. Мають значення і зовнішній вигляд документа, папір, на якому його виконано, форма бланка, барвник, яким зроблено записи (чорнило, паста, графіт олівця), колір барвника та ін.

Часто підроблення встановлюється за особливостями почерку та особистих підписів, що можуть істотно відрізнятися в одних і тих самих або різних документах. У разі виявлення документів, щодо справжності яких виникли сумніви, треба звірити підписи на сумнівних документах із підписами тих самих осіб на інших документах, а також застосувати методи перевірки відображених у документах обставин на предмет їхньої реальності.

Огляд документів з метою виявлення підроблення поєднується з перевіркою додержання правил складання та оформлення документів. Розглядаючи документ, необхідно зважати на додержання правильнос­ті його форми, наявність необхідних реквізитів, спосіб виконання за­писів тощо. У разі виявлення виправлення в документі перевіряється їхня припустимість у подібних документах (наприклад, у касових ор­дерах та деяких інших документах робити виправлення заборонено), а також чи зроблено відповідні застереження, чи правильно оформле­но виправлення (існують правила виправлення помилок у бухгалтер­ських документах).

Порушення встановлених правил у багатьох випадках можуть бути пов'язані з підробленням документів; можливість такого підроблення встановлюється, зокрема, шляхом перевірки відображених у докумен­ті операцій у дійсності. Можуть бути застосовані також інші прийоми виявлення підроблення за формальними ознаками, наприклад, зістав­лення різних примірників одного документа, копії документа з оригі­налом, перевірка номера документа в книзі реєстрації тощо.

Рахункова перевірка. Мета такої перевірки полягає у з'ясуванні правильності зроблених у документах підрахунків підсумкових сум, нарахування відсотків, множення кількісних показників на ціннісні тощо. Рахункова перевірка дає змогу виявляти випадки розкрадань шляхом завищення результатів у горизонтальних і вертикальних графах платіжних відомостей та інших документів, неправильного підрахун­ку відсоткового вмісту сировини і продукції різних сортів та відходів у партіях товарів, установлювати розмір заподіяного збитку тощо.

Нормативна перевірка. За допомогою цього методу перевіряють­ся правильність застосування в документах цін, розцінок, розміру податків, відсотка накладних витрат, планових накопичень, норм тру­дових витрат, природного збитку, витрат сировини і матеріалів, виходу продукції, а також відповідність продукції стандартам і технічним умовам, додержання інших нормативів.

Порушення нормативів може бути ознакою різноманітних зловжи­вань, встановлення таких порушень дає підстави для перевірки їхніх причин, з'ясування їхнього справжнього характеру, визначення на­слідків.

Перевірка відповідності відображених у документах операцій (дій) установленим правилам. Така перевірка дозволяє з'ясувати правомірність різноманітних виробничих, господарських та інших операцій і дій, виявити факти порушень правил (наприклад, видавання заробітної плати іншій особі без доручення, незаконний залік пере­сортування товарів, що мало місце в різні періоди, передавання цін­ностей іншій матеріально відповідальній особі без проведення інвен­таризації, перевищення ліміту залишків готівки в касі, надання дер­жавного майна в оренду без його попередньої інвентаризації тощо).

Характер порушень визначає розмір масштабу перевірки з метою встановлення, чи не пов'язані порушення з розкраданням майна, спро­бами приховати недостачі або надлишки цінностей, хабарництвом або іншими зловживаннями.