Заверительная надпись.

Для учета количества листов в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется на отдельном листе-заверителе заверительная надпись. Лист-заверитель располагается в конце каждого дела.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» - число листов внутренней описи, если она есть, оговариваются все особенности в нумерации в деле:

· литерные и пропущенные номера листов;

· номера листов с наклеенными документами;

· номера листов с конвертами и вложениями в них;

· номера крупноформатных листов, карт, рисунков и т.д.

 

Лист-заверитель дела может быть заранее изготовлен с помощью множительной техники и вложен в дело последним листом, перед переплетом или подшивкой.

Если дело было уже переплетено или подшито, лист-заверитель приклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки дела. Лист-заверитель в случае необходимости может быть вклеен на внутреннюю сторону обложки книги, журнала.

В книгах, журналах заверительная запись может быть оформлена на обороте последнего чистого листа; в картотеках - на чистой карточке, помещаемой последней. Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись и расшифровку подписи.

Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

В заверительной надписи следует отражать все изменения в физическом состоянии документов (повреждения); в составе дела (дополнительные вложения новых документов, замена копий и т.д.).