Составление собственной архивной описи дел.
Опись документов состоит из описательных статей. Описательная статья описи представляет собой совокупность ведений о единице хранения и состоит из следующих элементов:
порядкового номера;
делопроизводственного индекса(номер дел по номенклатуре дел или старого инвентарного номера);
заголовка дел и в ряде случаев интонации документа;
крайних дат документов в деле (число, месяц, год);
кол-во листов в деле;
примечание.
каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует своя графа в листе описи.
Графа 1 – «Порядковый номер» - отражает учетную функцию описи, закрепляет последовательность расположение дел в фонде.
Графа 2 – «Делопроизводственный номер» - это «родной» для дела номер, присвоенный в делопроизводстве.
Графа 3 – «Заголовок дела» - отражает информационную функцию описи, раскрывая состав и содержание документов каждого дела.
В заголовке не должно быть ни каких сокращений, только общепринятые или предусмотренные в списке сокращений, составленным гос. архивом. Наименование учреждений, организаций и предприятий дается при первом их упоминании полностью, в скобках – общепринятые сокращения
Графа 4 – «Крайние даты» - раскрывает даты начала и окончания дела. Наименование месяца, как правило, пишется прописью. При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год.
Графа 5 – «Кол-во листов» - дает представление об объеме единицы хранения. Обычно листы нумеруются в правом верхнем углу.