Докладная записка

Докладная записка – это информационно-справочный документ. Составляется докладная записка адресуется руководителя компании или вышестоящей инстанции. Докладная записка составляется по инициативе работника, либо по требованию руководства. Цель составления докладной записки – информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения. Иногда докладная записка может носить просто информационный характер, т.е. информировать о завершении или ходе выполнения работ, задач. Согласно классификатору управленческой документации докладная записка имеет код 0286041 по ОКУД.

Делопроизводство по внутренней переписке опреде­ляется инструкцией по работе с документами в данной организации. Как правило, работа с внутренними докладными и объяснительными записками предполагает передачу документов руководителю для рассмотрения. Его резолюция будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий. В крупных организациях принята регистрация докладных записок по месту их создания (в структурных подразделениях). Докладная записка создается в двух экземплярах, один из которых передается руководителю, после рассмотрения подшивается секретарем в дело согласно номенклатуре дел. Второй остается в деле, которое хранится в структурном подразделении. Объяснительные записки, как правило, составляются в одном экземпляре и остаются в делах, содержащих документы-основания к приказам. В организациях, где ведутся личные дела, объяснительная записка может подшиваться в личное дело. Дела с докладными записками формируются, как правило, по хронологии. Срок хранения докладных записок такой же, как и переписки, и составляет 3-5 лет.

Делопроизводство по внешним докладным запискам в тех организациях, которым они адресованы, ведется в порядке, аналогичном работе с входящими письмами.