Процедуры управления документацией (П4.2.3)

Управление документацией СМК осуществляется с целью обеспечения наличия в подразделениях, на рабочих местах и у должностных лиц актуализированной документации, необходимой для осуществления процессов и производства продукции требуемого качества.

Организация должна разработать документированные процедуры управления документацией СМК, которые предусматривают:

· планирование разработки документов;

· официальное одобрение документов с точки зрения достаточности до их выпуска;

· анализ, актуализацию, по мере необходимости, и переутверждение документов;

· обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;

· обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;

· обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;

· обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управления их рассылкой;

· предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.

Перед утверждением вся документация СМК обязательно проходит согласование с представителями высшего руководства, к компетенции которых относится содержащаяся в этой документации информация. Использование документов до их утверждения запрещается.

Изменения в документацию СМК вносятся работниками соответствующих служб организации на основании, например, служебной записки или извещения об изменении подразделения, считающего необходимым внесение изменения. Служебная записка или извещение об изменении визируется, подписываются и утверждаются теми же должностными лицами, которые разрабатывали, согласовывали и утверждали документацию.

Вся документация регулярно пересматривается и постоянно поддерживается в актуальном состоянии.

Устаревшая документация своевременно изымается из обращения для предотвращения ее непреднамеренного использования. Устаревшие документы, оставленные для юридических целей и/или для сохранения знаний, соответствующим образом идентифицируются, например, на документе делается запись «Сохранить для накопления знаний» с подписью должностного лица, сделавшего эту запись.

Управлению подлежит следующая документация:

· документально оформленные заявление о политике или Политика в области качества и цели в области качества;

· руководство по качеству;

· документированные процедуры;

· положения о подразделениях;

· должностные инструкции;

· конструкторская документация;

· организационно-распорядительная документация;

· документы внешнего происхождения.