ОФОРМЛЕНИЕ НАРУШЕНИЙ ВЫЯВЛЕННЫХ ПРИ ПРОВЕРКЕ ПОЧТЫ. АКТ Ф.51 ИЗВЕЩЕНИЕ Ф.30
869. Входящие почтовые отправления подлежат проверке на предмет их соответствия требованиям приема и обработки, исправности упаковки. При обнаружении нарушений составляются извещения ф.30 или акт ф.51.
870. Извещения ф. 30составляются при выявлении следующих нарушений:
1) засыл и нарушение планов направления почтовых отправлений и закрытых вещей, а также установленных контрольных сроков их пересылки;
2) получение регистрируемых почтовых отправлений и вещей без оттисков ПШ;
3) получение реестров и накладных без оттисков ПШ, без подписей, с исправлениями, сделанными без оговорок;
4) поступление неправильно оформленного уведомления о получении почтового отправления;
5) отсутствие бланков сопроводительных адресов (ф.116, CP 71) на внутренние и международные посылки;
6) поступление неправильно оформленного бланка перевода наложенного платежа;
7) выявление неправильного взимания тарифной платы за регистрируемое почтовое отправление;
8) несоответствие номеров (ШПИ) на почтовых отправлениях номерам указанным в списках ф.103;
9) не достаточное количество приложенных таможенных деклараций СN 23 или отсутствие бланка сопроводительного адреса СР 71 к международным посылкам;
10) неправильный перевод суммы объявленной ценности международных почтовых отправлений в СПЗ;
11) нарушения других пунктов настоящих Правил, нормативных документов, которые не влекут материальной ответственности.
871. Извещение ф.30 составляется в 2-х экземплярах, нумерация извещений ведется в течение месяца согласно журнала регистрации.
872. Первый экземпляр извещения заделывается в конверт и в заказном порядке отправляется на имя руководителя филиала или РУПС (ГУПС), которому подчинены производственные объекты, допустившие нарушение регламентирующих документов. Второй экземпляр извещения прикладывается к входящей накладной ф.16 или реестру ф.11. Поступление ответа контролируется в журнале регистрации исходящих извещений ф.30.
873. При выявлении засылов, неправильного направления, грубых нарушений контрольных сроков пересылки простых и заказных писем, бандеролей и почтовых карточек к извещениям ф.30 прикладываются адресные ярлыки. При засыле на обороте ярлыков указываются место назначения, вид засланного отправления и куда надлежало его правильно направить (приложить ксерокопию адресов или указать адреса от руки), а при замедлении – дата подачи, место подачи, дата поступления в место назначения. Эти отметки заверяются оттиском ПШ и подписью проверяющего. В извещении ф.30 записывается количество прилагаемых ярлыков и других вещественных доказательств, например: «Направляется 2 ярлыка ф. 9».
Сведения о засланных, направленных с нарушением плана направления и замедленных посылках, письмах и бандеролях с объявленной ценностью, мешках и контейнерах проставляются непосредственно в извещениях ф.30.
874. При получении извещений ф.30 руководитель структурного подразделения (контролирующее лицо) обеспечивает их регистрацию в соответствии с требованиями Правил по выполнению контрольно-справочных функций структурными подразделениями, и выясняют причину брака.
Выясняется причина возникновения брака, выявляется виновный работник учитывается брак, принимаются надлежащие меры. В течение 3 рабочих дней на оборотной стороне извещения ф.30 дается исчерпывающий ответ, который направляется в место составления извещения ф. 30 в заказных письмах с присвоением номера переписки, согласно журнала регистрации.
875. Акты ф.51 составляются при выявлении следующих нарушений:
1) неполучение приписанных к накладным закрытых вещей и почтовых отправлений;
2) получение вместо приписанных к накладной ф.16 других вещей не указанных в накладных;
3) получение на транзитных и производственных объектах мест назначения без приписки к документам регистрируемых почтовых отправлений или постпакетов, правительственных, международных, мешков «Сақтандыру», мешков (ящиков) с письменной корреспонденцией, мешков с почтовой тарой;
4) отсутствие сопроводительных документов в закрытых вещах и постпакетах, а также отдельных и общих накладных;
5) наличие в закрытых вещах и постпакетах, не приписанных к документам почтовых отправлений;
6) недостаче вложения в закрытых вещах и постпакетах;
7) несоответствие веса регистрируемых почтовых отправлений, международного мешка;
8) отсутствие ярлыка ф.2 на посылке, либо наличие на нем исправлений при одновременном отсутствии достоверных данных о массе на сопроводительном адресе;
9) при вскрытии и перезаделке транзитных закрытых вещей, а также транзитных и входящих посылок, писем и бандеролей с объявленной ценностью, за исключением случаев, когда в указанных вещах и почтовых отправлениях вложение полное и неповрежденное и имеется опись;
10) выявление дефектного почтового отправления с объявленной ценностью;
11) получение поврежденных почтовых отправлений или со следами их вскрытия.
876. Акт ф.51 составляется в трех экземплярах и регистрируется в журнале учета исходящих актов ф.51.
Первый экземпляр акта ф.51 отправляется вместе с почтовым отправлением, второй - с первой отходящей почтой руководству филиала (УПС), (при наличии в контрольно- справочную группу) в подчинении которого находится структурное подразделение, допустившее нарушение, третий экземпляр – остается в производственном объекте, составившем акт. Если нет необходимости направлять акт вместе с почтовым отправлением (закрытой вещью), акт составляется в двух экземплярах.
Акты ф.51 направляются электронной почтой и/или пересылаются в служебных заказных письмах или бандеролях, номерами которых являются номера актов.
На сопроводительных документах, при которых были получены поврежденные или неправильно оформленные почтовые отправления и закрытые вещи, а также на документах, по которым недополучены приписанные почтовые отправления и вещи, делается отметка о составлении акта. К документам прилагается копия акта.
При составлении акта ф.51 на выявленные злоупотребления с почтовыми отправлениями, пересылаемыми в мешках «Сақтандыру», мешках с корреспонденцией, посылках в акте ф.51 подробно описывается их внешнее состояние и при отправке к акту прилагаются вещественные доказательства (мешки, пломбы, адресные ярлыки, ярлыки постпакетов, бирки с печатями, оболочки почтовых отправлений).
877. На посылку, поступившую вместо приписанной к накладной ф.16 посылки, составляется дубликат бланка сопроводительного адреса ф.116 (в случае, если посылка с наложенным платежом дополнительно составляется и бланк ф.114), при котором поступившая посылка направляется по назначению или выдается. В дубликат заносятся все данные о поступившей посылке, соответствующие данным ярлыка ф.2 и адресам пользователей, указанным на посылке. Дубликат подписывается составившим его работником и заверяется оттиском ПШ.
В случае получения бланка сопроводительного адреса ф.116 без посылки, данный бланк также направляется с актом в место отправки почты.
Производственный объект, получив акт ф.51 на отсутствие посылки, обязан немедленно принять меры к розыску не поступившей посылки.