Обработка входящих заказных внутренних и международных писем
234. Поступившие в производственные объекты, входящие номера мешков с внутренними и международными заказными письмами сверяются с указанными в накладной ф. 16, при автоматизированной обработке сканируются ШПИ на адресных ярлыках ф.11.
235. Мешки с заказными письмами вскрываются обязательно двумя работниками, за исключением ОПС, в которых по штату имеется один работник (не считая почтальонов).
После вскрытия мешка работник должен:
1) сверить наличие и соответствие номера заказных постпакетов со сводным реестром ф.11, проверить правильность поступления по направлению. В случае несоответствий направления выписать извещение ф.30 согласно пунктов 868-870 настоящих Правил, а постпакеты возвратить в ОПП, УС и ПП.
При автоматизированной обработке номера постпакетов сканируются;
2) вскрыть заказные постпакеты, адресованные на данный производственный объект;
3) проверить правильность оформления реестра ф.11 (наличие оттиска ПШ, исправлений без оговорок);
4) сверить номера (ШПИ) на заказных письмах и заказных уведомлениях о получении с записями в реестре ф.11. При автоматизированной обработке номера (ШПИ) заказных писем и уведомлений сканируются. В случае обнаружения не приписанных заказных писем, либо приписанных с неправильным указанием номера (ШПИ), необходимо приписать к реестру ф.11 и составить акт ф.51 в соответствии с пунктами 873-875 настоящих Правил.
5) проверить состояние и целостность оболочек заказных писем, при обнаружении поврежденных писем заклеить поврежденные места и выписать извещение;
6) при обнаружении неправильной тарификации заказного письма, составить извещение и направить в место приема;
7) проверить наличие засланных и замедленных писем;
8) при обнаружении нарушений в подпунктах 3-7 выписать извещение ф.30 в соответствии с пунктами 868 – 870 к настоящим Правилам;
9) перечеркнуть в случае обнаружения, не погашенные почтовые марки для исключения их повторного применения;
10) поставить на оборотной стороне реестра ф.11 оттиск ПШ, подписи о приеме заказных писем;
11) просчитать письма, заполнить бланк учета обмена 2-а в соответствии с Порядком статистического учета почтовых, финансовых и агентских услуг, оказываемых структурными подразделениями АО «Казпочта»;
236. Заказные письма сортируются по доставочным участкам, «До востребования», по абонементным ящикам и другим выделенным рабочим местам.
237. Заказные письма записываются в книгу ф.23 общим количеством вместе с другой заказной корреспонденцией.
238. Заказные письма, уведомления о получении, вторичные извещения ф.22 записываются в книгу ф. 8.
Письма выдаются в доставку согласно утвержденного расписания в соответствии с Правилами по разработке расписаний, контрольных сроков пересылки.
При поступлении возвращенных или досланных заказных писем указывается буквы («В» или «Д»).
239. Книга ф.8 на заказные письма ведется по каждому доставочному участку и отдельно на заказные письма, подлежащие выдаче в производственных объектах.
При поступлении заказных писем с уведомлением о получении в книге ф. 8 делается отметка «С уведомлением». Уведомления ф.119 (ф. СN 07) на заказные письма выдаются почтальону в доставку вместе с заказным письмом.
При поступлении заказного письма без бланка уведомления ф.119 (ф. СN 07) по имеющимся на заказном письме сведениям составляется дубликат уведомления с отметкой «Дубликат».
В случае получения уведомления о получении с недостающими сведениями, они вносятся в бланк уведомления на основании данных, указанных на заказном письме и выписывается извещение ф.30.
240. На заказные письма, подлежащие выдаче через абонементные ящики, выписываются извещения ф.22.
241. В производственных объектах заказные письма с адресом «До востребования» вкладываются в картотеку.
242. Заказные письма с отметкой «Правительственное» обрабатываются в первоочередном порядке.
243. Входящие заказные письма с отметкой «Служебное» обрабатываются общеустановленным порядком для заказных писем.
244. Порядок обработки входящих заказных международных писем аналогичен порядку обработки внутренних заказных писем.
3.3.2.5.Доставка внутренних и международных заказных писем
245. Заказные письма, заказные уведомления вручаются адресатам по месту жительства, через абонементные ящики и «До востребования» под роспись в книге ф.8 с указанием даты получения, через абонентские ящики доставляются по письменному заявлению адресата, на производственных объектах при заявлении адресата с продлением срока на 30 дней.
Если заказные письма, уведомления вложены с письменного заявления адресата в абонентский почтовый ящик, то почтальон делает в книге ф.8 отметку «Опущено в а/я», указывает дату и расписывается.
246. Заказные письма, заказные уведомления хранятся в производственном объекте в ожидании адресата в течение 30 дней, за исключением писем с отметками «Судебная повестка. С заказным уведомлением», «Повестка. С заказным уведомлением», которые хранятся 7 дней.
По заявлению адресата или отправителя срок хранения заказного письма может быть продлен еще на 30 дней.
247. За хранение заказных писем на производственном объекте более одного рабочего дня после вручения вторичного извещения (не считая дня вручения) с адресата взимается плата в соответствии с установленными тарифами.
248. Письменное заявление с согласием адресата о выдаче заказных писем, уведомления соседям по квартире (дому) записывается в журнал регистрации заявлений.
249. Заказное письмо, уведомление, не врученные по месту жительства, могут быть выданы в производственном объекте под роспись в книге ф.8, предназначенной для выдачи заказных писем, уведомлений на производственном объекте. В этом случае в книге ф.8 доставочного участка проставляется отметка «Выдано на производственном объекте» и дата выдачи.
250. Для вручения заказного письма адресату согласно указанного на письме адреса делаются две попытки.
251. Заказные письма, уведомления, вручаются лично адресату после предъявления одного из документов, указанных в пункте 43 настоящих Правил под расписку в книге ф.8. Заказные письма могут вручаться за исключением заказных писем с отметкой «Судебная повестка. С заказным уведомлением»:
1) совершеннолетним членам семьи без доверенности и с обязательным предъявлением документов, перечисленных в пункте 43 настоящих Правил и документов, подтверждающих их отношение к адресату.
2) соседям по квартире (дому) с письменного заявления адресата;
3) предъявителю нотариально заверенной доверенности адресата и приравненной к ней, оформленной в соответствии с требованиями законодательства, на получение заказных писем, при предъявлении одного из документов, указанных в пункте 43 настоящих Правил.
4) родителям (усыновителям, опекунам) несовершеннолетних лиц в возрасте до 16 лет без доверенности, по предъявлению документов, перечисленных в пункте 43 настоящих Правил и документов, подтверждающих их отношение к адресату;
5)родителям (усыновителям, опекунам) недееспособных лиц без доверенности, по предъявлению документов, перечисленных в пункте 43 настоящих Правил и документов, подтверждающих их отношение к адресату;
6)уполномоченным юридического лица – школ, интернатов, детских домов и других подобных им учреждений для дальнейшего вручения несовершеннолетним адресатам в возрасте до 16 лет – по доверенностям, а также другим физическим лицам, проживающим в общежитиях, интернатах, детских домах, гостиницах, оздоровительных и лечебных учреждениях.
252. О заказных письмах, заказных уведомлениях, которые не вручены по какой- то причине адресату, в абонентский ящик опускается первичное извещение ф.22 на получение заказного письма, заказного уведомления. На извещении указываются причины невручения от руки или оттисками специальных штампов - адрес, наименование производственного объекта, его режим работы и телефон.
Каждое заказное письмо, заказное уведомление, которое не представилось возможным вручить при первой доставке, доставляется повторно через 5 дней, исключение составляют заказные письма с отметкой «Судебная повестка. С заказным уведомлением», «Повестка. С заказным уведомлением», которые доставляются повторно через 3 дня.
При невозможности вручения при второй попытке в абонентский ящик опускается вторичное извещение ф.22 с указанием «Вторичное», срока хранения заказного письма в производственном объекте и взимании платы за хранение. О дате выписки вторичного извещения делается отметка на оболочке заказного письма и в книге Ф.8. Такие заказные письма, заказные уведомления вручаются в производственном объекте.
При отсутствии либо неисправности абонентского ящика работник производственного объекта информирует адресата по телефону (при наличии).
253. Заказные письма (за исключением судебных повесток), заказные уведомления, в адрес юридического лица, выдаются лицам, уполномоченным этим юридическим лицом на прием почты, либо опускаются в абонентские ящики, устанавливаемые юридическим лицом на первом этаже здания, в котором оно расположено, либо непосредственно на производственном объекте.
Уполномоченные юридических лиц, получая одновременно несколько заказных писем, уведомлений, записанных в книгу ф.8 (реестр ф.11), указывает прописью общее количество, расписывается, полностью указывает фамилию и наименование организации.
254. Заказные письма адресованным чабанам на отгонных пастбищах, рыбакам по месту лова, работникам лесоучастков, геологических партий (экспедиций), рабочим сельскохозяйственных организаций, находящихся на фермах, производственных участках и бригадах, работникам железнодорожных разъездов, лицам, отбывающим срок наказания в исправительно-трудовых учреждениях, другим адресатам, находящимся вне населенных пунктов, вручаются Обществом через уполномоченных юридических лиц, в которых работают (содержатся) адресаты.
Заказные письма, адресованные адресатам в войсковых частях и учреждениях, в адрес «Полевая почта» выдаются лично адресатам, воинским почтальонам или уполномоченным частей и учреждений.
255. При обслуживании юридического лица по системе ГСП, разрешается вручение заказных писем, их выдача под расписку в реестре ф.11. В накладных указываются те данные, что и при записи в книгу ф.8. В конце реестра подводится итог. Реестр составляется в двух экземплярах и подписывается работником производственного объекта. После вручения заказных писем реестра брошюруются в пачки по декадам, месяцам или по другим периодам в зависимости от объема заказных писем.
256. Выписанные извещения ф.22 на письма адресованные, на абонементные ящики раскладываются по абонементным ящикам.
В случае неполучения заказного письма через 5 дней выписывается вторичное извещение ф.22 и вкладывается в абонементный ящик.
По истечении срока хранения (30 дней) письмо при наличии обратного адреса возвращается по обратному адресу, при отсутствии адреса передается в нерозданные.
257. Заказные письма «До востребования» выдаются лично адресату по документу, удостоверяющему личность, либо по доверенности. Справки о заказных письмах по телефону не предоставляются. Оплата за хранение заказных писем адресованных «До востребования», не производится.
258. При вручении внутренних и международных заказных писем с уведомлением, на бланках уведомлений ф.119 и ф. CN 07 должна проставляться подпись адресата.
Если заказное письмо вручено по доверенности физическому лицу, то на уведомлении указывается подпись и фамилия доверенного лица, при вручении юридическому лицу на уведомлении указывается подпись, фамилия уполномоченного лица и наименование организации.
После вручения заказного письма почтальон передает уведомления ф.119 и ф. CN 07 на проверку контролирующему лицу производственного объекта. Руководитель подразделения (участка, ОПС) проверенные уведомления подписывает и проставляет оттиск ПШ с датой отправки, оформленное уведомление посылается по указанному на нем адресу.
О времени отправки уведомлений в книге ф.8 «Особые назначения» работник производственного объекта делает отметку «Увед. отпр.___ (число)», которую подписывает.
Заказные уведомления о получении внутреннего заказного письма на отправку передаются с припиской в реестр ф.11 поименно с указанием номера (ШПИ). Простые уведомления о получении внутренних и международных заказных писем из производственных объектов места выдачи направляются без приписки.
259. При отказе физических или юридических лиц от получения поступивших в их адрес заказных писем и уведомлений, они должны сделать отметку в книге ф.8 (реестре ф.11) «Отказываюсь от получения».
260. Международные заказные письма с уведомлением вручаются адресатам в порядке, установленном для внутренних заказных писем.
261. Заказные письма с отметкой «Служебное» выдаются под расписку в реестре ф.11, к которому они приписаны, или по книге ф.8, на крупных производственных объектах по специально составленному реестру.
262. Неврученные заказные письма по обратному адресу возвращаются в следующих случаях:
1) заявления отправителя;
2) отказа адресата от получения письма;
3) смерти адресата;
4) отсутствия или неправильном указании адресата, абонирующего абонементный ящик;
5) иных обстоятельствах, исключающих возможность выполнения производственным объектом своих обязательств.
Они возвращаются или досылаются с составлением справки ф.20, в которой указываются причины досыла/возврата. В книге ф.8 и реестре ф.11 делается отметка о досыле/возврате.
263. За хранение, досыл/возврат заказных писем взимается плата по тарифам действующим на момент досыла или возврата. В случае специального указания в заявлении отправителя плата за досыл может быть взыскана с адресата.
Плата за возврат заказных писем по причине невозможности прочтения адреса получателя (смыт, оторван и т.п.) не взимается.
В приеме платы за хранение, досыл/возврат заказных писем выдается квитанция из тетради ф.47 или (ПК). Сумма полученных денег и номер квитанции указывается в книге ф.8.
264. При досыле заказного письма по заявлению адресата (отправителя), прежние адреса перечеркиваются, при возврате только адрес адресата и на адресной стороне конверта заказного письма пишется:
1) при досыле – буква «Д»;
2) при возврате – буква «В» и наименование пункта, куда возвращается письмо.
При досыле внутренних заказных писем новый подробный адрес пишется на справке ф.20, прочно прикрепляемой к их адресной стороне.
Перед досылом или возвратом заказного письма работник производственного объекта должен обязательно проверить:
1) все ли меры исчерпаны к вручению заказного письма (при наличии полного адреса адресата);
2) имеются ли достаточные основания для его досыла или возврата.
Правильность досыла (возврата) заказных писем проверяют начальники производственных объектов или их заместители, которые обязательно подписывают отметки о причине досыла (возврата) заказного письма. Запрещается производить досыл (возврат) без подписи контролирующего лица.
265. Если отправителю возвращается заказное письмо, еще не отправленное по назначению, оно записывается в книгу ф.8 или реестрф.11, составляемую в одном экземпляре с указанием причины возврата и выдается в порядке, предусмотренном для выдачи входящих заказных писем.
266. За возврат заказных писем принятых с уведомлением о получении с отправителя взимается плата за вес по установленным тарифам за минусом платы за уведомление.
267. Не врученные заказные письма при наличии адреса отправителя возвращается по обратному адресу. При отсутствии обратного адреса, не врученные отправителям заказные письма по истечении сроков их хранения передаются в число нерозданных.
268. Заказное письмо передается в число нерозданных в следующих случаях:
1) не точное указание или отсутствие необходимых адресных данных адресата и отправителя;
2) отказ от получения заказного письма адресатом и отправителем;
3) по истечении установленного срока хранения (30 дней) и неполучение адресатом или отправителем.
269. На основании указанной, на справке ф.20 причиной невручения, письма передаются в нерозданные. Обоснованность этой отметки проверяется и подписывается начальником цеха (участка), производственного объекта или их заместителями. На адресной стороне заказного письма должно быть написано «Нерозданные».
270. Заказные письма в место окончательного хранения при любом количестве отсылаются в отдельном постпакете. На адресном ярлыке делается отметка «Нерозданные».
271. Нерозданные заказные письма один раз в месяц до 5 числа месяца следующего за отчетным направляются в филиалы и в РУПС/ГУПС в отдельном постпакете (при любом количестве). Заказные письма отсылаются при реестре ф.11, в которой указывается номер (ШПИ), место приема и сумма платы не полученная с отправителя за досыл/возврат, хранение до передачи их в нерозданные. Реестра составляются в двух экземплярах и подписываются начальником или заместителем производственного объекта, в верхней части реестра ф.11 делается отметка «Нерозданные».
При отсутствии адресных и подавательских данных, письма приписываются счетом.
272. О дате отправки в нерозданные делается отметка в книге ф.8 и входящем реестре ф.11.
273. Заказные письма с отметкой «Правительственное» доставляются в первоочередном порядке.