Изучение и выбор коммерческих партнёров при закупке товаров
Осуществляя закупочную деятельность предприятия, прежде всего, нужно знать, где сегодня можно приобрести, товары и какой способ товародвижения более предпочтителен. Основным источником закупки товаров являются производители.
К источникам поступления товаров относят отрасли народного хозяйства, вырабатывающие различные товары народного потребления (сельское хозяйство, предприятия АПК, предприятия легкой, пищевой, мясомолочной продукции, рыбного хозяйства, ВПК, тяжелой промышленности и др.). К поставщикам товаров относят конкретные предприятия различных источников поступления, т. е. тех или иных отраслей народного хозяйства, различных сфер производственно-экономической деятельности, вырабатывающих товары и услуги. В качестве поставщиков товаров выступают также посредники, оптовые ярмарки и рынки, товарные биржи, аукционы, как в России, так и за рубежом.
Существует много специфических условий, определяющих выбор партнера при оптовых закупках, но можно выделить общие положения, которыми следует руководствоваться в коммерческой деятельности:
– степень надежности потенциального партнера, т.е. его добросовестность при исполнении договорных обязательств;
– финансовое положение партнера, т.е. его платежеспособность и способность выполнить договорные обязательства;
– ассортимент, объем и сроки поставки: насколько предлагаемый ассортимент удовлетворяет потребности в товарах в данный момент и в перспективе, может ли поставщик отгружать партии нужного размера и в нужные сроки;
– ценовой фактор и условия оплаты: средний уровень цен, насколько часто изменяются цены, предоставляются ли скидки, отсрочка платежа;
– месторасположение и удаленность: в первую очередь рассматриваются близко расположенные поставщики с целью сокращения транспортных расходов на излишне дальние, нерациональные перевозки.
В зависимости от вида и масштабов деятельности, финансового положения и других факторов каждая фирма выбирает для себя приоритетные критерии выбора партнеров.
Учитывая большое многообразие поставщиков товаров, их можно классифицировать на несколько групп по различным признакам (функциональным, территориальным, формам собственности, ведомственной принадлежности и др.).
Специфика поиска покупателем информации о потенциальном контрагенте заключается в том, что в первую очередь его как покупателя интересует товар, т. е. его цена, качество, условия поставки и платежа, дополнительные услуги по послепродажному обслуживанию и т. п. Информация же о продавце как таковом, т. е. его финансовое положение, опыт работы в подобного рода сделках, надежность в выполнении взятых на себя обязательств и пр., интересует не всех покупателей.
Например, в случае одноразовой закупки с оплатой после получения покупателя практически не интересует финансовое положение его контрагента, однако при поставках сложной продукции (например, комплектного оборудования), при поставках на большую сумму, особенно с полной или частичной предварительной формой оплаты, а также при намерениях долгосрочного сотрудничества покупатель, не менее чем продавец, заинтересован в том, чтобы как можно более серьезно подойти к проблеме поиска потенциального партнера и обладать о нем как можно более полной информацией.
Изучение фирм, как показывает зарубежный опыт, является одной из важнейших задач маркетингового исследования. Изучаемые фирмы обычно подразделяются на три группы: действующая клиентура (контрагенты), предполагаемая (потенциальная) клиентура и конкуренты.
По каждой интересующей фирме собираются сведения по следующим двум направлениям: общие сведения о фирме; статистические показатели, характеризующие экономическое и финансовое положение фирмы, эффективность ее производственно-сбытовой деятельности, конкурентоспособность на рынке.
Сведения о фирме можно собирать и концентрировать в алфавитном и хронологическом порядке по основным видам их деятельности по "системе картотеки" с общим алфавитным справочником (типа телефонного с указанием номера раздела и подраздела, под которыми значится в картотеке та или иная фирма). Можно на каждую фирму заводить отдельное досье и хранить их все вместе в определенном порядке в отдельном шкафу. В настоящее время получила признание компьютерная система накопления и хранения информации в персональном ЭВМ.
Методология сбора информации заключается прежде всего в том, чтобы черпать сведения о своем потенциальном контрагенте из всех доступных публикуемых источников, делать соответствующие вырезки из периодической печати, выписки из специальных деловых изданий и литературы, систематически собирать балансовые и годовые отчеты интересующих фирм и заносить в картотеку эти, а также другие полученные данные.
Помимо периодической печати источниками информации могут служить:
- специальные публикации, отраслевые справочники, деловая информация и т.д.;
- личное знакомство с руководителями и представителями фирмы;
- обследование фирмы;
- систематическое наблюдение за производственной и (или) коммерческой деятельностью фирмы (например, информация о том, с кем она устанавливает деловые отношения и т.д.), финансовые и другие отчеты фирмы;
- публикуемые фирмой проспекты, рекламные и другие материалы о своей деятельности;
- справки вашего банка или банка-корреспондента вашего банка;
- сведения о фирмах, которые можно получить в торговых палатах, в торгпредствах за рубежом и других организациях.
Однако, несмотря на обилие источников информации, только большая и продолжительная работа, критический анализ всех данных в совокупности и в сопоставлении их могут дать полезный результат в познании истинного лица и положения своего контрагента.
При изучении фирм-поставщиков важно установить, является ли фирма производителем или осуществляет торгово-посреднические операции.
Если фирма в нашей стране останавливает свой выбор на оптовом предприятии как источнике закупки, то она должна поинтересоваться:
- специализацией оптового предприятия;
- зоной его действия и месторасположения;
- удобны ли подъездные пути;
- насколько совершенно ведется учет товарных запасов;
- надежно ли его коммерческое положение, которое определяется продолжительностью работы на данном рынке, динамикой отчетных показателей за последнее время, умением привлекать клиентов и т.д.
При выборе поставщика нужно убедиться, что существуют местные и внеобластные поставщики. При прочих равных условиях предпочтительнее воспользоваться услугами местных поставщиков, чем обращаться к внеобластным или зарубежным.
Если поставщик известен предприятию, то необходимо определиться по следующим вопросам:
- поставщик предлагает продукцию нужного ассортимента и качества;
- соответствует ли цена уровню, установленному в магазине на аналогичный товар;
- удовлетворяет ли частота завоза для обеспечения бесперебойной торговли.
В коммерческой практике часто сталкиваются с ситуациями, когда один и тот же товар можно купить у разных поставщиков, каждый из которых предлагает свои условия продажи. Кредит при такой сделке может быть предоставлен самим поставщиком (коммерческий кредит) или третьей стороной (банком или другой финансовой организацией). Условия кредита обязательно должны приниматься во внимание при выборе контракта, так как преимущество варианта с низкой ценой может быть "перекрыто" невыгодными для покупателя условиями кредитования (процентная ставка, продолжительность льготного периода и т.д.).
Главное направление в работе с поставщиками - поиск новых партнеров среди коммерческих фирм и фирм за рубежом. Причем оплата за товары должна производиться только по реализации, исключая предоплату. Это обусловлено увеличением стоимости промышленных и продовольственных товаров, транспортных расходов, непомерно высокими процентами под банковские кредиты, падением покупательского спроса населения, особенно на промышленные товары, инфляционными процессами. Но, с другой стороны, самым выгодным условием оплаты для поставщика является предоплата.
Компромисс находится в предоставлении поставщикам коммерческого (товарного) кредита на срок от 7 дней до 2 месяцев. Товарный кредит на срок от 1 до 2 месяцев представляют, как правило, только инофирмы. Оплата производится в долларах США по курсу МВБ на день оплаты.
Изучая источники закупок товаров, коммерческие работники составляют на каждого поставщика специальные карточки, причем их целесообразно группировать по местным, межобластным и межреспубликанским поставщикам. В карточках указываются данные о производственной мощности предприятия, количестве и ассортименте выпускаемой продукции, возможности производства других товаров, условиях поставки товаров и другие сведения, интересующие оптовые базы.
Для подбора поставщика необходимо проделать большую и сложную работу. Будет легче выполнить эту трудную задачу, если воспользоваться предлагаемой схемой последовательных шагов: