Матрица Эйзенхауэра
В управлении временем одним из важных моментов является умение отделить главные задачи от второстепенных. Вместо того, чтобы расходовать время на действительно важные дела, мы зачастую тратим свое время и энергию на срочные, малозначительные дела. Решить эту проблему помогает так называемая матрица Эйзенхауэра[1], используемая для кратковременного планирования, на один или несколько дней. Она является простым вспомогательным средством, которое помогает определить приоритеты в выполнении дел.
Суть это метода заключается в расстановке приоритетов по степени важности и срочности. То есть все задачи, которые есть на текущий период, разделяются по категориям в зависимости от их важности и срочности выполнения.
Категорий всего четыре А, B, C, D. Рис. 2
| СРОЧНЫЕ | НЕСРОЧНЫЕ | |
| ВАЖНЫЕ | А | В |
| НЕВАЖНЫЕ | С | D |
Рис. 2. – Матрица Эйзенхауэра
A – дела срочные и важные. Те дела, которые нужно сделать в первую очередь. Которые горят и требуют неотлагательного вмешательства.
Например, задачи группы А:
· Неотложные задачи
- Проекты, у которых подходят сроки
· Срочный поход к стоматологу
B – важные и несрочные. Дела этой группы чаще всего бывают обижены вниманием. Тем самым в последствие очень быстро попадают в категорию А.
Например, задачи группы В:
- Планирование новых проектов
- Изучение темы, необходимой для достижения цели
- Оценка результатов
· Посещение спорт зала
C – неважные и срочные задачи. Часто их путают с делами А. Путают важность со срочностью. Срочное как бы автоматически становится важным. Тем самым эти задачи вносят нам в рабочий ритм суматоху, напряжение и цейтнот. Как отмечал Ф. Тейлор, на хорошо организованном предприятии все делается неторопливо, никто не куда не бежит и не суетиться.
Например, задачи группы С:
- Деятельность, не связанная с вашими целями
- Прерывания
- Некоторые совещания
· Общественная деятельность
D – неважные и не срочные. Дела, которые совсем вам не интересны. Как можно больше задач категории D необходимо делегировать. К этой категории относятся так же «пожиратели» времени.
Например, задачи группы D:
- Некоторые письма и звонки
- Рутинная работа
- Развлекательные порталы
- Социальные сети
- Просмотр ТВ
Как использовать такой метод планирования в своей деятельности. Ниже описан пошаговый алгоритм работы с матрицей Эйзенхауэра.
1. Написать список всех задач на день.
2. Объединить эти задачи в четыре группы по степени важности и срочности, A, B, C, D.
3. Записать эти задачи в бланк, разделенный на 4 блока (A, B, C, D).
4. Держать бланк постоянно в поле зрения и сверяться с ним в течение дня.