Часть А

№ пп Вопрос Ответ
Основные понятия базы данных Цель любой информационной системы - обработка данных об объектах реального мира. В широком смысле слово базы данных это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира, в какой - либо предметной области. Под предметной областью принято понимать часть реального мира, подлежащего изучению для организации управления и, в конечном счете, автоматизации. Создавая базу данных, пользователь стремится упорядочить информацию по различным признакам. Сделать это можно, если данные структурированы. Структурирование - это введение соглашений о способах представления информации. Пользователями базы данных могут быть различные прикладные программы, программные комплексы, а также специалисты предметной области, выступающие в роли потребителей или источника данных, называемые конечными пользователями. В современной технологии базы данных предполагается, что создание базы данных, её поддержка и обеспечение доступа пользователям к ней осуществляется централизованно с помощью специального программного инструментария - системы управления базами данных (СУБД). Базы данных - это поименованная совокупность структурированных данных относящихся к определённой предметной области. СУБД - это комплекс программных и языковых средств необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации. Централизованный характер управления данными в базе данных предполагает необходимость существования некоторого лица (группы лиц), на которые возлагаются функции администрирования данными, хранимыми в базе.
Классификация баз данных 1. По типу хранимой информации БД делятся на:документальные, фактографические и лексикографические. Среди документальных баз различают библиографические, реферативные и полнотекстовые. К лексикографическим базам данных относятся различные словари (классификаторы, многоязычные словари, словари основ слов и т. п.). В системах фактографическоготипа в БД хранится информация об интересующих пользователя объектах предметной области в виде «фактов» (например, биографические данные о сотрудниках, данные о выпуске продукции производителями и т.п.); в ответ на запрос пользователя выдается требуемая информация об интересующем его объекте (объектах) или сообщение о том, что искомая информация отсутствует в БД. В документальныхБД единицей хранения является какой-либо документ (например, текст закона или статьи), и пользователю в ответ на его запрос выдается либо ссылка на документ, либо сам документ, в котором он может найти интересующую его информацию. БД документальноготипа могут быть организованы по- разному: без хранения и с хранением самого исходного документа на машинных носителях. К системам первого типа можно отнести библиографические и реферативные БД, а также БД- указатели, отсылающие к источнику информации. Системы, в которых предусмотрено хранение полного текста документа, называются полнотекстовыми. В системах документальноготипа целью поиска может быть не только какая-то информация, хранящаяся в документах, но и сами документы. Так, возможны запросы типа «сколько документов было создано за определенный период времени» и т. п. Часто в критерий поиска в качестве признаков включаются «дата принятия документа», «кем принят» и другие «выходные данные» документов. Специфической разновидностью баз данных являются базы данных форм документов. Они обладают некоторыми чертами документальных систем (ищется документ, а не информация о конкретном объекте, форма документа имеет название, по которому обычно и осуществляется его поиск), и специфическими особенностями (документ ищется не с целью извлечь из него информацию, а с целью использовать его в качестве шаблона). В последние годы активно развивается объектно- ориентированныйподход к созданию информационных систем. Объектные базы данных организованы как объекты и ссылки к объектам. Объект представляет собой данные и правила, по которым осуществляются операции с этими данными. Объект включает метод, который является частью определения объекта и запоминается вместе с объектом. В объектных базах данных данные запоминаются как объекты, классифицированные по типам классов и организованные в иерархическое семейство классов. Класс - коллекция объектов с одинаковыми свойствами. Объекты принадлежат классу. Классы организованы в иерархии. 2. По характеру организации хранения данных и обращения к ним различают:локальные (персональные), общие (интегрированные, централизованные), распределенные базы данных Персональная база данных -это база данных, предназначенная для локального использования одним пользователем. Локальные БД могут создаваться каждым пользователем самостоятельно, а могут извлекаться из общей БД. Интегрированные и распределенныеБД предполагают возможность одновременного обращения нескольких пользователей к одной и той же информации (многопользовательский, параллельный режим доступа). Это привносит специфические проблемы при их проектировании и в процессе эксплуатации БнД. РаспределенныеБД, кроме того, имеют характерные особенности, связанные с тем, что физически разные части БД могут быть расположены на разных ЭВМ, а логически, с точки зрения пользователя, они должны представлять собой единое целое. БД классифицируются по объему.Особое место здесь занимают так называемые очень большие базы данных. Это вызвано тем, что для больших баз данных по-иному ставятся вопросы обеспечения эффективности хранения информации и обеспечения ее обработки. 3. По характеру организации данных БД могут быть разделены на:неструктурированные, частично структурированные и структурированные. Этот классификационный признак относится к информации, представленной в символьном виде. К неструктурированным БД могут быть отнесены базы, организованные в виде семантических сетей. Частично структурированными можно считать базы данных в виде обычного текста или гипертекстовые системы. Структурированные БД требуют предварительного проектирования и описания структуры БД. Только после этого базы данных такого типа могут быть заполнены данными. Структурированные БД, в свою очередь, по типу используемой моделиделятся на: иерархические, сетевые, реляционные, смешанные и мультимодельные. 4. По технологии обработки данныхБД подразделяются на централизованные и распределённые. Централизованная база данных хранится в памяти одной вычислительной системы. Если эта вычислительная система является компонентом сети ЭВМ, возможен распределённый доступ к такой базе. Такой способ использования баз данных часто применяют в локальных сетях ПК. Распределённая база данных состоит из нескольких пересекающихся или даже дублирующих друг друга частей, хранимых в различных ЭВМ вычислительных сетей. Работа такой базы осуществляется с помощью систем управления распределённой базой данных. 5. По способу доступа подразделяются на базы данных с локальным доступом и базы данных с удалённым (сетевым) управлением. Система централизованных баз данных с сетевым доступом предполагает различные архитектуры подобных систем: файл – сервер и клиент – сервер. Файл – сервер. Архитектура системы баз данных с сетевым доступом предполагает выделение одной из машин сети в качестве центральной. На такой машине хранится совместно централизованная база данных. Все другие машины выполняют роль рабочих станций, с помощью которых поддерживается доступ пользовательской системы к централизованной базе данных. Файлы базы данных в соответствии с пользовательскими запросами передаются на рабочие станции, где производится обработка. Клиент – сервер. В этой концепции принимается, что помимо хранения централизованных баз данных центральная машина (сервер базы данных) должна обеспечивать выполнение основного объёма обработки данных. Запрос на данные, выдаваемые клиентом (рабочей станцией), порождает поиск и извлечение данных на сервере. Извлеченные данные (но не файлы) транспортируются по сети от сервера к клиенту. Спецификой архитектуры клиент-сервера является использование языка запросов SQL
Структурные элементы баз данных Понятие базы данных тесно связано с такими понятиями структурных элементов как поле, запись, файл (таблица). Поле - это элементарная единица логической операции данных, которая соответствует неделимой единице информации – реквизиту. Реквизит – это логически неделимый информационный элемент, описывающий определённые свойства объектов, процесса, явления. Для описания поля используются следующие характеристики: имя поля (фамилия, имя, отчество, должность, дата рождения и т. д.), тип (символьный, числовой, календарный), длина определённая максимально возможным количеством символов, точность для числовых данных, Запись - совокупность логических связанных полей. Экземпляр записи - отдельная реализация записи, содержащая конкретные значения её полей. Файл – совокупность экземпляров записей одной структуры. Описание логической структуры записи файла содержит последовательность расположения полей записи и их основные характеристики. В структуре записи файла указываются поля, значения которых являются ключами: первичными, которые идентифицируют экземпляр записи и вторичными которые выполняют роль поисковых или группировочных признаков (по значению вторичного ключа можно найти несколько записей).
Модели баз данных Ядром любой базы данных является модель данных. Модель данных представляет собой множество структур данных, ограничений целостности и операций манипулирования данными. С помощью модели данных могут быть представлены объекты предметной области и взаимосвязи между ними. Модель данных – совокупность структур данных и операций обработки. Основными типами моделей данных являются иерархическая, сетевая и реляционная модели. Иерархическая модель данных. Иерархическая структура представляет совокупность элементов связанных между собой по определённым правилам. Объекты связанные иерархическими отношениями образуют ориентированный граф. К основным понятиям иерархической структуры относятся: уровень, элемент (узел), связь. Узел - это совокупность атрибутов данных описывающих некоторый объект. А   В1 В2 В3 В4
       
   
 


 

С1 С2 С3 С4 С5 С6 С7 С8

 

На рисунке узлы представлены вершинами графа. Каждый узел на более низком уровне связан только с одним узлом, находящемся на более высоком уровне. Иерархическое дерево имеет только одну вершину (корень дерева), не подчинённую никакой другой вершине и находящуюся на самом верхнем (первом) уровне. Зависимые (подчиненные) узлы находятся на втором, третьем и т. д. уровнях.

Сетевая модель данных. В сетевой структуре при тех же основных понятиях каждый элемент может быть связан с любым другим элементом.

Реляционная модель данных. Эти модели характеризуются простой структурой данных, удобной для пользователя табличным представлением и возможностью использования формального аппарата алгебры отношений и реляционного исчисления для обработки данных.

Реляционная модель ориентирована на организацию данных в виде двумерных таблиц. Каждая реляционная таблица представляет собой двумерный массив и обладает следующими свойствами:

  • каждый элемент таблицы - один элемент данных;
  • все столбцы в таблице однородные;
  • каждый столбец имеет уникальное имя;
  • одинаковые строки таблицы отсутствуют;
  • порядок следования строк и столбцов может быть произвольным.

Отношения, представлены в виде таблиц, строки которых соответствуют записям (кортежам), а столбцы – полям, атрибутам отношений (доменам).

Поле, каждое значение которого однозначно определяет соответствующую запись, называется простым ключом (ключевым полем). Если записи однозначно, определяются значениями нескольких полей, то такая таблица базы данных имеет составной ключ. Чтобы связать две реляционные таблицы необходимо ключ первой таблицы ввести в состав ключа второй таблицы.
Нормализация отношений Одни и те же данные могут группироваться в таблицы (отношения) различными способами, то есть, возможна организация различных наборов отношений взаимосвязанных информационных объектов. Группировка атрибутов в отношениях должна быть рациональной, то есть минимальное дублирование данных и упрощение процедуры их обработки и обновления. Нормализация отношений – формальный аппарат ограничений на формирование отношений (таблиц), который позволяет устранить дублирование, обеспечивает непротиворечивость хранимых в базе данных, уменьшает трудозатраты на ведение (ввод, корректировку) базы данных. Выделены три нормальные формы отношений: Первая нормальная форма. Отношение называется нормализированным или приведенным к первой нормальной форме, если все его атрибуты простые (далее не делимые). Преобразование отношения к первой нормальной форме может привести к увеличению количества реквизитов (полей) отношения и изменению ключа. Вторая нормальная форма. Чтобы рассмотреть приведение отношения ко второй нормальной форме нужно рассмотреть такие понятия как функциональная зависимость и полная функциональная зависимость. Описательные реквизиты информационного объекта логически связаны с общим для них ключом. Эта связь носит характер функциональной зависимости реквизита. Функциональная зависимость – это зависимость, при которой в экземпляре информационного объекта определённому значению ключевого реквизита соответствует только одно значение описательного реквизита. В случае составного ключа вводится понятие функционально полной зависимости. Функционально полная зависимость заключается в том, что каждый не ключевой атрибут функционально зависит от ключа, но не находится в функциональной зависимости не от какой части составного ключа. Отношение будет находиться во второй нормальной форме, если оно находится в первой нормальной форме, и каждый не ключевой атрибут функционально полно зависит от составного ключа. Третья нормальная форма. Понятие третьей нормальной формы основывается на понятии нетранзитивной зависимости. Транзитивная зависимость наблюдается в том случае, если один из двух описательных реквизитов зависит от ключа, а другой описательный реквизит зависит от первого описательного реквизита. Отношение будет находиться в третьей нормальной форме, если оно находится во второй нормальной форме, и каждый не ключевой атрибут не транзитивно зависит от первичного ключа. Для устранения транзитивной зависимости описательных реквизитов необходимо провести «расщепление» исходного информационного объекта. В результате часть реквизитов удаляется из исходного информационного объекта и включается в состав других (возможно вновь созданных) информационных объектов
Типы связей Все информационные объекты предметной области связаны между собой. Различают связи нескольких типов, для которых введены следующие обозначения:
  • один к одному (1: 1);
  • один ко многим (1: М);
  • многие ко многим (М: М).
Рассмотрим эти типы связей на примере: Дана совокупность информационных объектов, отражающих учебный процесс в вузе: СТУДЕНТ (Номер, Фамилия, Имя, Отчество, Пол, Дата рождения, Группа) СЕССИЯ (Номер, Оценка 1, Оценка 2, Оценка 3, Оценка 4, Результат) СТИПЕНДИЯ (Результат, Процент) ПРЕПОДАВАТЕЛЬ (Код преподавателя, Фамилия, Имя, Отчество)   Связь 1 : 1 предполагает, что в каждый момент времени одному экземпляру информационного объекта A соответствует не более одного информационного объекта B и наоборот.
В
А

 
 

 

 


Пример: СТУДЕНТ СЕССИЯ

Каждый студент имеет определённый набор оценок в сессию.

 

При связи 1 : М одному экземпляру информационного объекта A соответствует 0, 1 или более экземпляров объекта B, но каждый экземпляр объекта B связан не более чем с одним экземпляром объекта A.

В
А

 

 

Пример: СТИПЕНДИЯ СЕССИЯ

Установленный размер стипендии по результатам сдачи сессии может повторяться многократно для различных студентов.

 

Связь М : Мпредполагает, что в каждый момент времени одному информационному экземпляру объекта A соответствует 0, 1 или более экземпляров объекта B и наоборот.

 

В
А

 

Пример: СТУДЕНТ ПРЕПОДАВАТЕЛЬ

Один студент обучается у многих преподавателей, один преподаватель обучает многих студентов
Характеристики СУБД Системой управления базами данных называют программную систему, предназначенную для создания на ЭВМ общей базы данных используемой для решения множества задач. Такие системы служат для поддержания базы данных в актуальном состоянии и обеспечивают эффективный доступ пользователей к содержащимся в ней данным в рамках предоставленных пользователям полномочий. СУБД предназначена для централизованного управления базой данных в интересах всех работающих в этой системе. По степени универсальности различают 2 класса СУБД: системы общего назначения и специализированные системы. СУБД общего назначения не ориентированы на какую-либо предметную область или на информационные потребности какой-либо группы пользователей. Каждая система такого рода реализуется, как программный продукт способный функционировать на некоторой модели ЭВМ в определённой операционной системе и поставляться многим пользователям как коммерческое изделие. Такие СУБД обладают средствами настройки на работу с конкретной базой данных. СУБД общего назначения используются в качестве инструментального средства для создания автоматизированных информационных систем основанных на технологии баз данных. Использование СУБД общего назначения позволяет сократить сроки разработки и сэкономить трудовые ресурсы. СУБД общего назначения – это сложные программные комплексы, предназначенные для выполнения всей совокупности функций связанных с созданием и эксплуатацией базы данных информационной системы. Специализированные СУБД создаются в редких случаях, если невозможно или нецелесообразно использование СУБД общего назначения. Характеристики СУБД 1. Производительность СУБД оценивается: - временем выполнения запросов; - скоростью поиска информации; - временем выполнения операций импортирования базы данных из других форматов - скоростью создания индексов и выполнения таких операций как обновление, вставка и удаление; - максимальное число параллельных обращений к данным в многопользовательском режиме; - временем генерации отчёта. На производительность СУБД оказывают влияние 2 фактора: 1) СУБД которые следят за соблюдением целостности данных несут дополнительную нагрузку которую не испытывают другие программы; 2) производительность собственных прикладных программ сильно зависит от правильного проектирования и построения базы данных. 2. Обеспечение целостности данных на уровне базы данных. Эта характеристика подразумевает наличие средств позволяющих удостовериться, что информация в базе данных всегда остаётся корректной и полной. Целостность данных должна обеспечиваться независимо от того, каким образом данные заносятся в память. К средствам обеспечения целостности данных на уровне СУБД относятся: - встроенные средства для измерения первичного ключа, -средства для работы с типом полей и автоматическим приращением; - средства поддержания ссылочной целостности, которые обеспечивают запись информации о связях таблиц и автоматически пересекает любую операцию, приводящую к нарушению ссылочной целостности. 3. Обеспечение безопасности. Такие средства обеспечивают выполнение следующих операций: - шифрование прикладных программ; - шифрование данных; - защиту паролем; - ограничение уровня доступа (к базе данных, таблице, словарю для пользователя). 4. Работа в многопользовательском режиме. Практически все СУБД предназначены для работы в многопользовательских средах, но обладают для этого различными возможностями. Обработка данных в многопользовательских средах предполагает выполнение программным продуктом следующих функций: - блокировку базы данных, файла, записи, поля; - идентификацию станции установившей блокировку; - обновление информации после модификации; - контроль за временем и повторением обращения; - обработку транзакций (транзакция - последовательность операций пользователя над базой данных, которая сохраняет её логическую целостность); - работа с сетевыми системами. 5. Импорт - экспорт. Эта характеристика отражает: возможность обработки СУБД информации подготовленной другими программными средствами; возможность использования другими программами данных сформированных средствами просматриваемых СУБД. 6. Доступ к данным по средствам языка SQL. Язык запросов SQL (Structured Quietly Language) реализован в целом ряде популярных СУБД для различных типов ЭВМ либо как базовый, либо как альтернативный. В силу широкого использования является международным стандартом языка запросов. Язык SQL представляет различные возможности, как конечным пользователям, так и специалистам в области обработки данных. СУБД имеет доступ к данным SQL в следующих случаях: - базы данных совместимы с ODBC (Open DataBase Connecting) - открытые соединения баз данных; - реализована естественная поддержка SQL – баз данных; - возможна реализация SQL – запроса локальных данных. Многие СУБД могут подключаться к входным SQL подсистемам с помощью ODBC или драйверов являющихся их частью, поэтому существует возможность создания прикладных программ для них. Некоторые программные продукты совместимы с SQL при обработке интерактивных запросов на получение данных находящихся на сервере или на рабочем месте. 7. Возможности запросов и инструментальные средства прикладных программ. СУБД, ориентированные на разработчиков обладают развитыми средствами для создания приложений. К элементам инструментария разработки приложений можно отнести:
  • мощные языки программирования;
  • средства реализации меню, экранных форм ввода - вывода данных и генерации отчётов;
  • средства генерации приложений (прикладных программ);
  • генерацию исполнимых файлов.
Реализация языковых средств интерфейсов может быть осуществлена различными способами. Для высококвалифицированных пользователей (разработчиков сложных прикладных программ) языковые средства представляются в их явной синтаксической форме. В других случаях функции языков реализуются в форме различного рода меню, диалоговых модулей или заполненных пользователем таблиц. Языковые средства используются для выполнения двух основных функций: 1) описание представления базы данных; 2) выполнение операций манипулирования данными. Первая функция обеспечивается языком описания данных (ЯОД). Описание базы данных средствами ЯОД называется схемой базы данных. Оно включает описание структуры базы данных и налагаемых на неё ограничений целостности в рамках тех правил, которые регламентированы моделью данных используемой СУБД. ЯОД не всегда оформляется в виде самостоятельного языка. Он может быть составной частью единого языка данных сочетающего возможность определения данных и манипулирования данными. Язык манипулирования данными (ЯМД) позволяет затрагивать предусмотренные в системе операции над данными из базы данных. Все рассматриваемые программные средства обладают автоматизированными средствами создания экранных форм, отчётов, запросов, стандартных писем
Обобщённая технология работы СУБД Каждая конкретная СУБД имеет свои особенности, которые необходимо учитывать. Имея представления о функциональных возможностях СУБД можно представить обобщённую технологию работы пользователя в этой среде. В качестве основных этапов обобщенной технологии работы СУБД можно выделить следующие: создание структуры таблиц баз данных; ввод и редактирование данных в таблицах; обработка данных содержащихся в таблицах; вывод информации из базы данных. Создание структуры таблиц БД При формировании новой таблицы БД работа с СУБД начинается с создания таблиц. Этот процесс включает определение перечня полей, из которых состоит каждая заданная таблица, типов и размеров файла. Все используемые СУБД хранят данные следующих типов: текстовый (символьный), числовой, календарный, логический и примечания. Некоторые СУБД формируют поля специального типа содержащие уникальные номера записей, используемые для определения ключа. Если обрабатываемая БД включает несколько взаимосвязанных таблиц, то необходимо определение ключевого поля каждой таблице, а также полей, с помощью которых будет организована связь между таблицами. Ввод и редактирование данных Заполнение таблиц данными возможно как непосредственным вводом данных, так в результате выполнения программ и задач. Все СУБД позволяют вводить и редактировать данные в таблицах двумя способами: 1) с помощью предоставляемой по умолчанию стандартной формы в виде таблиц; 2) с помощью экранных форм специально созданных для этого пользователя. Обработка данных содержащихся в таблицах Обрабатывать информацию, содержащуюся в таблицах можно путём использования запросов или в процессе выполнения специально разработанной программы. Конечный пользователь получает при работе с СУБД удобное средство обработки информации - запрос. Запрос представляет собой инструкцию на отбор записей. СУБД разрешает использовать запросы следующих типов: - запрос-выборка, предназначенный для отбора данных хранящихся в таблицах и не изменяющий эти данные; - запрос-изменение предназначен для изменения и перемещения данных. К этому типу запросов относятся: запросы на добавление записей; запросы на удаление записей, запрос на создание таблицы, запрос на обновление. - запрос с параметром позволяет определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса Результатом выполнения запроса являются таблицы с временным набором данных. Записи набора могут включать поля из одной или нескольких таблиц БД. Вывод информации из БД Вывести на экран или принтер информацию, содержащуюся в БД можно с помощью отчёта. Используя специальные средства создания отчета, пользователь получает следующие дополнительные возможности вывода данных: - включать в отчёт выборочную информацию из таблиц БД; - добавлять информацию, не содержащуюся в базе данных; - располагать выводимую в отчёте информацию в любом удобном для пользователя виде. - включать в отчёт информацию из разных связанных таблиц БД - при необходимости выводить итоговые данные на основе информации БД
Основные характеристики, средства и мастера Microsoft Access Основные характеристики СУБД Access Важнейшей характеристикой любой СУБД является используемый в ней тип транслятора (интерпретатор или компилятор). Программы, написанные для системы-интерпретатора, исполняются лишь в присутствие самой системы. В настоящее время скорость работы таких программ не уступает скорости программ, сгенерированных компилятором. Преимуществом интерпретаторов для программистов является удобство в разработке и отладке программных продуктов, а также при освоении языка. Недостатком систем-компиляторов являются большие суммарные затраты времени на многократную компиляцию и сборку («линковку») исходных модулей программы при ее отладке, что очень замедляет труд разработчика. СУБД Access (фирма Microsoft) имеет достаточно высокие скоростные характеристики и входит в состав чрезвычайно популярного в нашей стране и за рубежом пакета Microsoft Office. Набор команд и функций, предлагаемых разработчикам программных продуктов в среде Access, по мощи и гибкости отвечает любым современным требованиям к представлению и обработке данных. В Access поддерживаются разнообразные всплывающие и многоуровневые меню, работа с окнами и мышью, реализованы функции низкоуровневого доступа к файлам, управление цветами, настройка принтера, данные могут быть представлены в виде электронных таблиц. Система так же обладает средствами быстрой генерации экранов, отчетов и меню, поддерживает язык управления запросами SQL, имеет встроенный язык Visual Basic for Applications (VBA), хорошо работает в сети. СУБД Access позволяет использовать другие компоненты пакета Microsoft Office, такие, как текстовый процессор Word for Windows, электронные таблицы Excel и т. д. Средства Microsoft Access упрощающие разработку приложений: 1. Процедуры обработки событий и модули форм отчетов. На встроенном языке VBA можно писать процедуры обработки событий, возникающих в формах и отчетах. Процедуры обработки событий хранятся в модулях, связанных с конкретными формами и отчетами, в результате чего код становится частью макета формы или отчета. Кроме того, существует возможность вызова функции VBA свойством события. 2. Свойства, определяемые в процессе выполнения. С помощью макроса или процедуры обработки событий можно определить практически любое свойство формы или отчета в процессе выполнения в ответ на возникновение события в форме или отчете. 3. Модель событий. Модель событий, похожая на используемую в языке Microsoft Visual Basic, позволяет приложениям реагировать на возникновение различных событий, например, нажатие клавиши на клавиатуре, перемещение мыши или истечение определенного интервала времени. 4. Обработка данных с помощью VBA. С помощью языка VBA можно определять и обрабатывать различные объекты, в том числе, таблицы, запросы, поля, индексы, связи, формы, отчеты, и элементы управления. 5. Построитель меню и создание подменю. Построитель меню предназначен для помощи при создании специальных меню в приложениях. Кроме того, специальные меню могут содержать подменю. 6. Улучшенные средства отладки. Помимо установки точек прерывания и пошагового выполнения программ на языке VBA, можно вывести на экран список всех активных процедур. Для этого следует выбрать Вызовы в меню Вид или нажать кнопку «Вызовы» на панели инструментов. 7. Обработка ошибок. Помимо традиционных способов обработки ошибок, можно использовать процедуры обработки события «Error» для перехвата ошибок при выполнении программ и макросов. 8. Улучшенный интерфейс защиты. Команды и окна диалога защиты упрощают процедуру защиты и смены владельца объекта. 9. Программная поддержка механизма OLE. С помощью механизма OLE можно обрабатывать объекты из других приложений, вызывая методы и определяя свойства, точно так же, как и объекты Microsoft Access. 10. Создание и установка программ-надстроек. С помощью VBA можно создавать программы-надстройки
Мастера Access Access позволяет даже мало подготовленному пользователю соз­дать свою БД и обрабатывать данные с помощью форм, запросов и отчетов, проводить анализ таблиц БД и выполнять ряд других работ. Практически для любых работ с БД в Access имеется свой Мастер, который помогает их выполнять. 1.Мастер по анализу таблиц позволяет повысить эффективность базы данных за счет нормализации данных. Мастер разделяет не­нормализованную таблицу на две или несколько таблиц меньшего размера, в которых данные сохраняются без повторения. 2.Мастера по созданию форм и отчетов упрощают и ускоряют про­цесс создания многотабличных форм и отчетов. Новая форма или отчет могут наследовать примененный к таблице-источнику записей фильтр. Мастера по разработке форм и отчетов автоматически соз­дают инструкцию SQL, определяющую источник записей для фор­мы или отчета, поэтому отпадает необходимость в создании запроса. Для изменения вида формы, отчета или отдельных элементов может быть использован мастер, вызываемый кнопкой Автоформат. 3.Мастер подстановок создает в поле таблицы раскрывающийся список значений из другой таблицы для выбора и ввода нужного значения. Для создания такого поля со списком достаточно в режи­ме конструктора таблицы выбрать тип данных этого поля — Мастер подстановок. Мастер подстановок можно вызвать в режиме таблицы командой меню Вставка|Столбец подстановок. Созданный в поле таблицы список наследуется при включении этого поля в форму. 4. Мастера по импорту/экспорту позволяют просматривать данные при импорте/экспорте текста или электронных таблиц, а также при экспорте данных Microsoft Access в текстовые файлы. 5. Мастер защиты при необходимости эвакуирует данные, для чего создает новую базу данных, копирует в нее все объекты из исходной базы данных, снимает все права, присвоенные членам группы поль­зователей, и шифрует новую базу данных. После завершения работы мастера администратор может присвоить новые права доступа поль­зователям и группам пользователей. 6. Мастер по разделению базы данных позволяет разделить базу данных на два файла, в первый из которых помещаются таблицы, а во второй — запросы, формы, отчеты, макросы и модули. При этом пользователи, работающие в сети, будут иметь общий источник дан­ных, но смогут устраивать формы, отчеты и другие объекты, ис­пользуемые для обработки данных по своему усмотрению.
Использование технологии Windows в среде Access Microsoft Access, как средство создания реляционных БД, ис­пользует все достоинства технологии Windows. Среди достоинств средств Access выделим следующие: • СУБД Access полностью совместима с другими компонентами пакета Microsoft Office, такими, как электронные таблицы Excel и текстовый процессор Word; • Access обеспечивает возможность динамического обмена дан­ными DDE (Dynamic Data Exchange) с любым приложением Windows, поддерживающим DDE; • Access поддерживает также механизм OLE, обеспечивающий связь и внедрение объектов различных приложений, следую­щего вида: установление связи с объектами другого приложе­ния; внедрение объекта в данное приложение БД. Причем достоинством внедренного объекта является то, что при его активизации открывается программа, которая его создала, по­этому новый пользователь имеет возможность изменить объ­ект по своему усмотрению. При использовании механизма OLE как связи с объектом для другого приложения объект по-прежнему сохраняется в файле приложения-источника. Поэтому такой объект может обновляться независимо от при­ложения-потребителя, вызвавшего его, а в базе данных это по­зволяет иметь всегда последнюю версию объекта. Внедряемыми или связываемыми объектами могут быть доку­менты различных приложений Windows — рисунки, графики, элек­тронные таблицы или звуковой файл. Например, в таблице наряду с обычными реквизитами, характеризующими информационный объ­ект, может храниться любая графическая информация о нем — схе­мы, чертежи, диаграммы и т. п. Таким образом, в Access расширяет­ся традиционное понятие данных, хранимых в базе: • Access распространил широко используемый в Windows метод drag-and-drop (перетащить и отпустить) на работу с формами и отчетами. Например, для создания подчиненной формы или отчета можно заранее перетащить подготовленную форму или отчет из окна базы данных. Также можно перетащить таблицу или запрос, из которых автоматически создается подчиненная форма или запрос. • Access может использовать данные других СУБД. Непосредст­венно могут обрабатываться файлы Paradox, dBase, FoxPro, Btrieve; • Access может использовать все файлы СУБД, поддерживаю­щих стандарт открытого доступа к данным ODBC (Open Database Connectivity) — Oracle, Microsoft SQL Server DB2, Sybase SQL Server. Так ODBC определяет язык и набор прото­колов для обмена между пользовательским приложением и са­мими данными, хранящимися в сервере, то есть используется как средство коммуникации между настольным ПК (клиен­том) и сервером.
Основные компонентыСУБД Access Основными компонентами (объектами) базы данных являются таблицы, запросы, формы, отчёты, макросы и модули. Таблица – фундаментальная структура системы управления реляционными базами данных. В Microsoft Access таблица – это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Каждое поле содержит отдельную часть записи, например фамилию, должность или инвентарный номер. Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу, например о сотрудниках или заказах. Запрос - вопрос о данных, хранящихся в таблицах, или инструкция на отбор записей, подлежащих изменению. Ниже перечислены типы запросов, которые могут быть созданы с помощью Microsoft Access: - Запрос-выборка задаёт вопрос о данных, хранящихся в таблицах, и представляет полученный динамический набор в режиме формы или таблицы без изменения данных. Изменения, внесенные в динамический набор, отражаются в базовых таблицах; - Запрос-изменение изменяет или перемещает данные. К этому типу относятся запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы или запрос на обновление; - Перекрестные запросы предназначены для группирования данных и представления их в компактном виде; - Запрос с параметрами позволяет определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса; - Запросы SQL - это запросы, которые могут быть созданы только с помощью инструкций SQL в режиме SQL: запрос-объединение, запрос к серверу и управляющий запрос. Язык SQL (Structured Query Language) – это язык запросов, который часто используется при анализе, обновлении и обработке реляционных баз данных (например, Microsoft Access). Форма – это объект Microsoft Access, в котором можно разместить элементы управления, предназначенные для ввода, изображения и изменения данных в полях таблиц. Отчёт– это объект Microsoft Access, который позволяет представлять определённую пользователем информацию, в определённом виде, просматривать и распечатывать её. Макрос – одна или несколько макрокоманд, которые можно использовать для автоматизации конкретной задачи. Макрокоманда –основной строительный блок макроса; самостоятельная инструкция, которая может быть объединена с другими макрокомандами, чтобы автоматизировать выполнение задачи. Модуль –набор описаний, инструкций, и процедур, сохранённых под одним именем. В Microsoft Access три типа модулей: модуль формы, отчёта и общий модуль. Модули форм и отчётов содержат локальную программу для форм или отчётов. Если процедуры общего модуля явным образом не объявлены личными для модуля, в котором они появляются, они распознаются и могут вызываться процедурами из других модулей этой базы данных. База данных может содержать несколько модулей, в том числе общие модули, модули форм и модули отчётов
Типы данных СУБД Access Для каждого поля таблиц базы данных необходимо указать тип данных. Тип данных определяет вид и диапазон допустимых значений, которые могут быть введены в поле, а также объём памяти, выделяющихся для этого поля. Перечень типов данных полей и описание значений, сохраняемых в таких полях, приведены в следующей таблице
Тип данных Содержимое
Текстовый Текст и числа, например, имена и адреса, номера телефонов и почтовые индексы. Текстовое поле может содержать по 255 символов
Поле Memo Длинный текст и числа, например комментарии и пояснения. Memo – поле может содержать до 64 000 символов
Числовой Общий тип для числовых данных, допускающий проведение математических расчётов, за исключением расчётов для денежных значений. Свойство Размер поля (Field Size) позволяет указать различные типы числовых данных
Дата/время Значения даты и времени. Пользователь имеет возможность выбрать один из многочисленных стандартных форматов или создать специальный формат
Денежный Денежные значения. Не рекомендуется использовать для проведения денежных расчётов значения, принадлежащие к числовому типу данных, так как последние могут округляться при расчётах. Значения типа «Денежный» всегда выводятся с указанным числом десятичных знаков после запятой
Счётчик Автоматически вставляющиеся последовательные номера. Нумерация начинается с 1. Поле счётчика удобно для создания ключа. Это поле является совместимым с полем числового типа, для которого в свойстве Размер поля (Field Size) указано значение «Длинное целое»
Логический Значения «Да»/»Нет», «Истина»/»Ложь», «Вкл»/»Выкл», т.е. одно из двух возможных значений
Поле объекта OLE Объекты, созданные в других программах, поддерживающих протокол OLE. Объекты связываются или внедряются в базу данных Microsoft Access через элемент управления в форме или отчёте
Защита на уровне пользователей Наиболее гибкий и распространенный способ защиты базы дан­ных называется защитой на уровне пользователей. Этот способ за­щиты подобен способам, используемым в большинстве сетевых систем. От пользователей требуется идентифицировать себя и ввести пароль, когда они запускают Microsoft Access. С помощью средств защиты можно указать, какие операции по обработке объектов базы данных разрешается выполнять пользова­телю или группе пользователей. О каждом пользователе или группе ведутся учетные записи с указанием прав доступа к тем или иным объектам. Рабочие группы. Рабочей называется группа пользователей, ра­ботающих с одной базой данных и имеющих общий файл рабочей группы. Файл рабочей группы — это системный файл с информацией о группе пользователей, работающих с БД коллективного доступа. В файлах рабочих групп хранятся учетные записи, пароли, а так­же данные о правах доступа к объектам БД. Изменение стандартного или создание нового файла рабочей группы выполняет программа Администратор рабочих групп, находящаяся в папке System папки Windows. Ограничение доступа. После установки Access пользователь по­лучает право доступа ко всем объектам БД (становится членом груп­пы Admins с именем Admin). Члены группы Admins (администрато­ры) имеют право на модификацию БД. Чтобы устранить произвольный доступ в систему всех членов группы Admins следует установить пароль для каждого администра­тора в регистрационной записи Admin. В противном случае при каждом запуске Access администратор будет регистрироваться как пользователь Admin — без указания пароля. Учетные записи. После создания рабочей группы можно присту­пить к внесению учетных (регистрационных) записей. По умолча­нию создается учетная запись Admin, а также учетные записи групп Admins (Администраторы), Users (Пользователи) и предоставляются права доступа ко всем объектам. Учетная запись администратора включена в рабочую группу Admins. Администратор имеет право доступа ко всем объектам, соз­данным в этой группе. Кроме администратора может быть указан владелец базы данных. В системе обеспечения безопасности Access владельцы объектов имеют особый статус. По умолчанию пользова­тель, создавший объект, становится владельцем этого объекта и имеет права на работу с ним. Администраторы и владельцы наделены особыми правами: • администратор БД всегда может получить право доступа ко всем объектам, созданным членами данной рабочей группы; • владелец БД всегда может открыть базу данных; • владелец объекта наделен полными правами доступа к этому объекту. Изменение прав владения. Пользователь Admin является владель­цем любой базы данных и всех объектов. Поскольку для него не ус­танавливается пароль, то для защиты БД от несанкционированного доступа необходимо изменить право владения базой и ее объектами. Существует несколько способов смены владельца объектов базы данных: • импортирование всех объектов БД в новый файл; • использование вкладки смена владельца диалогового окна Разрешения. Присвоение и удаление прав доступа. Администратор БД предо­ставляет всем или некоторым членам рабочей группы права доступа к различным объектам базы данных. Права доступа хранятся в фай­ле базы данных и характеризуют ее объекты. К разграничению прав доступа пользователей и групп можно приступить после создания рабочей группы, определения администратора и владельца базы данных, а также создания учетных записей пользователей и групп. Пользователь наследуют права той группы, к которой принадлежит. Перечень прав доступа, определенных в Access, приведен в таблице:
Право доступа Действие Объекты доступа
Открытие/ Запуск Открытие БД, формы, отчета или запуск макроса БД, формы, отчеты и мак­росы
Чтение макета Просмотр объектов в режиме конструктора Таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули
Изменение макета Просмотр, изменение и удаление объектов в режиме конструктора Таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули
Администратора Полный доступ к объектам и данным, включая возможность присвоения прав доступа Базы данных, таблицы, за­просы, формы, отчеты, макросы и модули
Чтение данных Просмотр данных Таблицы и запросы
Обновление данных Просмотр и изменение данных без вставки и удаления Таблицы и запросы
Вставка данных Просмотр и вставка данных без изменения и удаления Таблицы и запросы
Удаление данных Просмотр и удаление данных Таблицы и запросы
Монопольный доступ Открытие БД в монопольном ре­жиме Базы данных

Из таблицы видно, что некоторые права доступа обусловливают наличие других прав. Так, таблица, в которой разрешено обновле­ние данных, доступна для чтения данных и макета. При наличии прав администратора пользователю доступны все перечисленные выше права.

Определить права доступа к некоторому объекту может владелец этого объекта, администратор в рабочей группе Admins или пользо­ватель, которому присвоены права администратора именно для это­го объекта.

Все права доступа к объекту сохраняются при его изменении только в том случае, если не применялся буфер обмена или не выподнялся импорт/экспорт объекта. Однако все связанные с объек­том права доступа могут быть утеряны при сохранении объекта под новым именем посредством команды Сохранить как|Экспорт.