ЭТИКЕТ ПИСЬМЕННОГО ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ И ОБМЕНА ДЕЛОВОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ПО ФАКСУ

В современной деловой жизни присутствуют деловые письма, •письма-напоминания, письма-уведомления, приглашения и тому •сдобные виды письменного общения. В некоторых случаях деловой этикет рекомендует передавать формацию только в письменном виде: например, приглашение на деловой прием, поздравление с юбилейной датой и др. Более того, в отдельных случаях это письменное сообщение может быть сделано обязательно от руки, например, выражение соболезнования никогда не печатается. Благодарность за поздравление (с повышением по службе, по случаю бракосочетания) тоже рекомендуется написать от руки.

Итак, минимальный перечень ситуаций в деловой жизни, которые принято сопровождать письменными сообщениями: поздравление (в связи с юбилейной датой, по случаю бракосочетания, получения нового служебного назначения, по случаю выигранного конкурса и т.п.); отметим, что с днем рождения именно поздравляют только при наступлении круглой даты; соболезнования по соответствующему случаю (только выражение благодарности за прием (на следующий день), I подарок, за поздравления (лучше от руки); эрой и пишутся деловые письма в других подобных случаях. Подпись под деловым письмом всегда делается от руки; фамильярность в деловых письмах не допускается, так как свидетельствует о неуважении к адресату или об отсутствии к нему интереса. Уважающая себя компания, которая испытывает подобные же чувства к своим клиентам, поставщикам и прочим корреспондентам обязательно пользуется фирменной почтовой бумагой.

Почтовая бумага должна быть хорошего качества и разного формата - от стандартного А4 до небольшого А8. Цвет бумаги только светлый: белый, кремовый, светло-серый и т.п. Вверху или сбоку листа небольшими буквами должно быть напечатано название организации, возможно, ее эмблема или логотип (словесная форма товарного знака); в некоторых случаях там же напечатаны имя и фамилия сотрудника, может быть, и его должность.

Вопрос о том, целесообразно ли дать право сотруднику пользоваться почтовой бумагой, где указаны не только название фирмы, но и фамилия, и должность сотрудника, решается руководством организации.

До сих пор мы говорили об общих правилах написания и нормативах оформления деловых писем. Дадим теперь некоторые рекомендации по их содержанию:

1. однако следует заметить, что деловые письма могут быть выполнены и на обычной почтовой бумаге, без эмблемы фирмы, но писать письма на почтовой бумаге отеля, где остановился сотрудник организации, не следует, так как на бумаге будет эмблема отеля, а не фирмы, которую он представляет;

2. Деловое письмо должно быть написано четко, фразы должны легко читаться, нежелательно большое количество причастных и деепричастных оборотов, недопустимы назывные предложения, почти полное отсутствие местоимений -жения, риторические вопросы, метафоры и прочие средства вы (с точки зрения грамматики), построение фраз: подлежащее - сказуемое - обстоятельство места и т.п.; минимум прилагательных разительности речи. Рекомендуется традиционное, классическое них фраз;

3. Стиль делового письма - деловитость, отсутствие постороннего. Если в письме затрагивается несколько вопросов, они по смыслу должны быть отделены одно от другого;

4. Деловое письмо должно быть предельно коротким, в этом случае оно лучше воспринимается;

5. Грамматика - и орфография, и лексика - должка быть безупречной;

6. Короткое, грамотное, логичное деловое письмо - знак уважения к адресату.

Наиболее часто используются в деловой жизни следующие виды деловых писем:

· резюме;

· письмо с просьбой о приеме на работу.

Эти две разновидности делового письма имеют общую цель привлечь внимание адресата и пробудить у него желание принятьВас на работу или предварить это еще одним этапом - личной встречей (собеседованием).

Разница в том, что письмо обращено к конкретному лицу, от которого зависит решение, и надо обращаться к нему, либо используя титул (общепринятое обозначение должности): "Господин председатель", либо по фамилии: "Господин Кузнецов".

Прежде чем решить вопрос о том, какое обращение употребить в деловом письме с просьбой о приеме на работу, лучше всего позвонить в организацию и осведомиться у секретаря, какое обращение предпочитает человек, имеющий данную должность. Основное содержание делового письма и резюме практически одинаковы:

Фамилия, имя и отчество полностью (не инициалы); в резюме - это естественное начало, но и в деловом письме с просьбой о тайме имеет смысл указать прежде всего именно фамилию, имя и отчество, чтобы не заставлять того, кто читает обращенное к нему письмо, разыскивать подпись;
Образование: указываются все учебные заведения, которые автор резюме или письма закончил, в каком году, какой диплом пучил, какая квалификация, специальность и специализация указаныв дипломе. Если автор резюме закончил не одно учебное заведение, следует перечислить все, включая различные курсы, дело-&; школы и пр. Однако, если автор не желает упоминать какое-то учебное заведение, полагая, что этот факт ничего не прибавит его деловому портрету, - он имеет на это полное право;
Настоящее место работы; здесь же целесообразно указать и места работы, где соискатель работал ранее, но право выбора за ним: можно прежнее место работы не указывать, хотя это тогда ограничит характеристику автора резюме (письма)

Должность, на которую претендует соискатель; но это может быть не конкретная должность, а направление работы, которой хотел бы заниматься соискатель. Здесь уместно дать обоснование (пояснение, подтверждение) тому, почему именно эту должность или работу хочется иметь автору резюме (письма), написание логичное - указать на определенные деловые способности, наклонности, стажировки или временное исполнение обязанностей на желаемом должностном уровне, а может быть, и собственные умозаключения соискателя о том, почему именно желаемая должность (направление работы) лучше всего раскроет еготворческий потенциал.

Без преувеличения можно сказать, что это самая важная часть резюме (письма), и соискателю необходимо продемонстрировать (не лично, а письменно - это труднее) свою полную убежденность в объективной необходимости благорасположения обстоятельств и персон, от которых это зависит, для замещения автором резюме должности, на которую он претендует. Составив черновик письма, перечитайте его, представив себя на месте адресата: хотели бы Вы, чтобы потенциальный сотрудник, автор письма (резюме), работал бы во вверенной или принадлежащей Вам организации? Если да, то письмо пора перепечатывать и отсылать, если нет – то над его содержательной стороной надо еще поработать, так как содержательность и убедительность в данном случае – синонимы.