Изучение ключевых слов.

1. Назовите проблему.

2. Подчеркните ключевые слова.

3. Для каждого ключевого слова найдите по несколько синонимов.

4. Проверьте, как меняется смысл проблемы при замене ключевого слова синонимом.

5. Выберите лучшее определение.

Если после переопределения и согласования в списке остаётся несколько проблем, то возможные варианты действий сводятся к следующим:

- обобщение проблем

- выявление иерархии проблем,

- ранжирование проблем одного уровня иерархии.

Если Вы выберете слишком большую проблему, у Вас возникнут сложности с её решением: потребуется больше ресурсов, в том числе временных. Обычно менеджеры стремятся понизить уровень сложности, структурируя большую проблему на совокупность более мелких по размеру проблем, которые проще поддаются решению.

Проводя анализ списка проблем, Вы можете обнаружить иерархию проблем. Это означает, что проблемы нижнего уровня могут быть решены, если будет решена проблема более высокого уровня. Или Вы сможете решить проблему более высокого уровня, если решите проблемы более низкого уровня. Ситуация с иерархией проблем не является однозначной:

- Решение проблемы более высокого уровня может потребовать более высокий уровень управления.

- Если решение проблемы более высокого уровня будет иметь серьёзные недостатки, то не имеет смысла решать проблемы низшего уровня, являющиеся его следствиями.

- Решение проблемы более высокого уровня часто приводит к изменению смысла проблем нижнего уровня.

- Решение проблемы более высокого уровня недорого стоят до тех пор, пока Вы не сможете решить множество проблем более низкого уровня.

- Вы не можете оценить решения нижнего уровня проблем до тех пор, пока не поймёте его последствия на решение проблемы высокого уровня.

Неоднозначность последствий выбора проблемы создаёт дополнительную неопределённость и часто приводит к первоначальному решению проблем низкого уровня. Для выбора проблемы нижнего уровня, которую нужно решить в первую очередь, проводится ранжирование проблем

Критерии выбора проблемы для решения

Вероятностный характер определения проблемы приводит к составлению списка возможных проблем. Для выбора приоритетной проблемы, с решения которой следует начать, могут быть использованы следующие критерии:

1. Имеющиеся в распоряжении ресурсы

Вполне вероятно, что в распоряжении менеджера не будет достаточно ресурсов. В этой ситуации необходимо добиться понимания сущности и значимости проблемы со стороны тех, кто распоряжается ресурсами организации.

2. Степень контроля за проведением изменения со стороны менеджера

Менеджер должен представлять насколько проблема затрагивает его собственную деятельность и оказывает ли она воздействие на другие подразделения, поставщиков, партнеров. Если проблема является общей для нескольких подразделений, то важно понять возможность совместных действий с другими менеджерами.

3. Вероятность успеха

Менеджеру необходимо объективно оцепить вероятность нахождения решения проблемы, которое обеспечивало бы ощутимую отдачу с точки зрения результатов.

Если изменение начинается с успешного решения, то у всех причастных к решению возрастает вера в свои силы. Хорошее начало способно вдохновить сотрудников не только на решение общей проблемы, но и поиск новых решений в пределах своей ответственности.

4. Размер допустимого ущерба

Менеджеру необходимо оценить ущерб, который может быть нанесен, если быстро не решить проблему.

5. Возможность переноса решения на другие области

Целесообразно сосредоточиться на такой проблеме, решение которой может быть позднее применено к другим проблемам. Такой подход помогает избегать «изобретения колеса» при решении каждой новой проблемы.

Сотрудники легче воспримут изменения, если им уже знакомы предлагаемые подходы и известны позитивные результаты такого рода деятельности. Работая со списком проблем необходимо отметить те из них, которые имеют достаточно много общих черт.