Организация учета на предприятии

Предметом бухгалтерского учёта является имущество юридического лица, находящееся в виде средств и обязательств, движение этого имущества посредством хозяйственных операций, а также результаты деятельности.

Имущество (сырьё, материалы, основные средства и т. п.), обязательства и хозяйственные операции выражаются в денежной оценке.

Таким образом, имущество юридического лица, его обязательства, источники формирования этого имущества (собственные, заёмные и др.), хозяйственные операции составляют объекты бухгалтерского учёта.

К важнейшим объектам учёта на предприятии относятся: основные средства, нематериальные активы, материалы, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, расчёты по заработной плате, производство продукции и производственные затраты, готовая продукция товары и их реализация, расчётно-кредитные операции, финансовые результаты и т.д.

Методологическую основу организации бухгалтерского учета составляют система способов и определенных приемов, которые осуществляются посредством документации, инвентаризации, бухгалтерского баланса, системы синтетических и аналитических счетов с применением метода двойной записи, оценки имущества и обязательств, калькуляции и отчетности. Рассмотрим их.

Документация - это первичная регистрация хозяйственных операций с помощью документов в момент и в местах их совершения. Документация позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами[2,c.67].

Обязательным условием отражения хозяйственных операций в системном бухгалтерском учете является оформление их первичными документами, обладающими определенными характеристиками и отвечающими соответствующим предъявляемым к ним требованиям (они – должны быть достоверными, ясными, объективными и др.). При автоматизированной организации учета с помощью вычислительных машин роль первичных документов выполняют машинные носители информации (магнитные ленты, диски и др.), удостоверяющие факт выполнения хозяйственной операции; от качественного заполнения первичных документов в значительной мере зависит качество всего бухгалтерского учета.

Инвентаризация - способ проверки соответствия фактического наличия имущества данным бухгалтерского учета. Инвентаризация осуществляется с целью обеспечения достоверности показателей бухгалтерского учета и сохранности имущества юридического лица[2,c.98].

Инвентаризации подлежат основные средства, товарно-материальные ценности, денежные средства, расчеты, незавершенное производство, незавершенное строительство, товары торговых предприятий и др. Инвентаризация проводится в установленные сроки, при смене метериально ответственных лиц, по требованию аудиторов, следственных органов и т.п.

Бухгалтерский баланс - способ экономической группировки и обобщения информации об имуществе и обязательствах юридического лица в денежной оценке на определенную дату[2,c,104].

Как правило, он составляется на 1-е число месяца, квартала, года.

Средства предприятия отражаются в бухгалтерском балансе в денежном выражении в двух группировках: одна показывает, какими средствами предприятие располагает, другая - из каких источников они возникли.

Обе части бухгалтерского баланса равны между собой, так как в них хозяйственные средства представлены, с одной стороны, - по видам размещению, с другой - по источникам их образования и целевому назначению.

Таким образом, баланс позволяет осуществлять наблюдение за состоянием хозяйственных средств и их использованием у любого юридического лица.

Система счетов и двойная запись- прием, который означает, что группировка имущества, источников его образования, хозяйственных операций в бухгалтерском учете осуществляется также и с помощью системы счетов с применением метода двойной записи[2,c.126].

Счет - это экономическая группировка (в виде таблицы), в которой систематизируется, накапливается текущая информация о состоянии имущества, источниках его образования, хозяйственных операциях. Являясь элементом метода бухгалтерского учета, счета имеют важное значение для систематизации и группировки хозяйственных операций по однородным экономическим признакам.

Двойная запись - способ регистрации хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Этот способ заключается в том, что каждая хозяйственная операция записывается не менее чем в двух счетах бухгалтерского учета в равных суммах.

Оценка представляет собой способ выражения в денежном измерении имущества юридического лица и его источников[2,c.143]. Реальность и правильность оценки имущества юридического лица и его источников имеют важнейшее значение для построения бухгалтерского учета. В основу оценки имущества должны входить реальные затраты, выраженные в денежном измерении.

В целях сопоставимости оценка имущества и его источников для отражения в балансе должна проводиться единообразно на всех предприятиях, что достигается соблюдением установленных положений и правил оценки. Например, действующими нормативными документами установлено, что в бухгалтерском балансе основные средства, так же как и нематериальные активы, показываются по остаточной стоимости; производственные запасы оцениваются по фактической стоимости их приобретения и заготовления; готовая продукция - по фактической производственной стоимости и т. д.

Калькуляция - способ группировки затрат и определения себестоимости Исчисление себестоимости продукции (работ, услуг) - способ определения (плановых и фактических) затрат предприятия в денежной форме на единицу продукции (работ, услуг)[2,c.167].

Отчетность юридического лица представляет собой систему показателей, характеризующих его производственно-хозяйственную и финансовую деятельность за определенный период[2,c.178].

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» Бухгалтерская отчетность - единая система данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемая на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам.

Показатели отчетности используются для статистического и финансового анализа состояния предприятия, подготовки, обоснования и принятия соответствующих управленческих решений; для оценки положения предприятия (фирмы) на рынке и в других целях;

Способы и приемы бухгалтерского учета, составляющие его методологию, взаимосвязаны и взаимообусловлены. В результате их применения обеспечивается непрерывное, сплошное и документально обоснованное отражение в системном бухгалтерском учете учитываемых объектов в денежном, трудовом и натуральном измерителях (показателях), однородная группировка имущества, источников его образования, хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Взаимосвязанное отражение этого имущества, источников его формирования и хозяйственных операций при помощи метода двойной записи на счетах, периодическое сопоставление фактического наличия имущества и обязательств с учетными данными позволяют получить достоверные итоговые систематизированные отчетные показатели.

В информационной системе управления организацией важное место занимает информационная система «Бухгалтерский учет», которую одновременно можно рассматривать как одну из подсистем АСУ.

Рассматривая информационную систему «Бухгалтерский учёт», как самостоятельную систему необходимо понимать, что ее основу составляют документы.

В общем представлении документы — основной и важный источник получения информации о хозяйственной деятельности предприятия. При этом, имея в виду, что особенностью бухгалтерского учета является сплошное, непрерывное и взаимосвязанное отражение хозяйственной деятельности предприятия, то документирование следует рассматривать, как одни из элементов метода бухгалтерского учета.

Таким образом, документирование можно рассматривать как способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимых сведений о совершающихся хозяйственных явлениях.

Документы в бухгалтерском учете представляют собой письменное распоряжение на совершение хозяйственных операций или письменное подтверждение действительного осуществления этих операций. Документы являются основанием и подтверждением учетных записей.

Документы широко используются в процессе оперативного управления хозяйственной деятельностью любого юридического лица. Так, требования цехов служат основанием для отпуска материалов со склада в производство, платежные требования поставщиков — для перечисления денежных средств с расчетного счета предприятия в уплату за поступившие сырье, материалы и т.д. На основании документов ведется постоянное наблюдение за движением материальных и денежных средств, состоянием расчетов. Подписывая документ, руководящий работник контролирует законность и целесообразность операции, оформляемой документом. Это возлагает на каждого работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия.

Бухгалтерские документы имеют большое значение в обеспечении сохранности собственности, для контроля ответственных лиц, вскрытия случаев хищений и злоупотреблений. Отражение в учете хозяйственных операций на основе документов позволяет на любой момент получить сведения о наличии тех или иных денежных ценностей у каждого материально ответственного лица. Сопоставление документальных (учетных) данных с фактическими позволяет выявлять расхождения или излишки.

Документы используются для анализа финансово-хозяйственной деятельности любого юридического лица. В процессе его изучаются факторы, способствующие выполнению показателей или, наоборот явившиеся причиной их невыполнения. Для установления таких причин нередко, кроме отчетных данных, привлекаются документы, послужившие основанием для учетных записей. Это позволяет определить, насколько рационально расходуются материальные и денежные средства, способствует более эффективному их использованию.

Документы, оформляющие хозяйственные операций, представляют собой бланки, отпечатанные типографским способом, и содержат строки, графы в виде колонок (клеток), куда заносятся сведения о хозяйственных операциях. Документы могут заполняться от руки или механизированным способом с помощью вычислительных или пишущих машин. Как правило, учетные документы заполняются в нескольких экземплярах.

В последние годы применяются такие первичные документы, которые частично или полностью заполняются и обрабатываются автоматически. Получают распространение читающие автоматы, с помощью которых считывается буквенно-цифровая информация непосредственно с печатных документов.

Общий порядок создания первичных документов, отражения информации в бухгалтерском учете, ее хранения, порядок организации документооборота определяются соответствующими, документами, утверждаемыми Министерством Финансов РФ по согласованию с Госкомстатом РФ.

Первичные документы создаются на бланках типовых междуведомственных, типовых и специализированным форм.

Министерства и ведомства разрабатывают и утверждают специализированные формы для своих предприятий и организаций с учетом отраслевой специфики.

Документирование хозяйственной деятельности предприятия — основа бухгалтерского учета. Поэтому к оформлению документов бухгалтерского учета предъявляются определенные требования. Эти требования определены Федеральным Законом РФ «О бухгалтерском учете» № 129 — ФЗ от 21 ноября 1996 года (статьями 9 и 10) и Положением по ведению бухгалтерскою учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, введенными с 1 января 1999 г. (утв. приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34-н).

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтер службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы; дату составления; наименование организации от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность оформления, личные подписи и их расшифровки.

В зависимости от характера операций, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением, документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства Финансов Российской Федерации). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции. При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основе кассовых чеков.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность, содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основании первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и магнитных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Современные средства вычислительной техники, включая устройства сбора, измерения, регистрации, передачи, накапливания информации в условиях функционирования автоматизированных систем управления предприятием и автоматизированных систем управления технологическими процессами, позволяет автоматически получить всю первичную информацию о хозяйственных процессах и явлениях и направить ее в банк данных для удовлетворения потребителей этой информации на всех уровнях управления.

Документооборотом называется путь движения документов через все стадии их обработки, начиная с момента выписки и кончая сдачей на хранение в архив. Общие этапы, через которые проходят все документы, — выписка, проверка и прием документов, их обработка, отражение операций, оформленных документами на бухгалтерских счетах[7,c.324]. Рассмотрим содержание отдельных этапов документооборота.

Выписка первичных документов, как уже отмечалось, представляет собой довольно трудоемкий процесс. В условиях ручного труда совершенствование документации и повышение производительности труда работников учета достигается путем сокращения записей в документах, применения комбинированных форм документов, которые выполняют различные контрольные и учетные функции. Основным же направлением совершенствования первичного учета является автоматизация записей хозяйственных операций.

Как в процессе составления документов, так и после их выписки, бухгалтерия проверяет правильность оформления документов. Эта проверка осуществляется с точки зрения законности оформленных операций, правильности заполнения документов и арифметических подсчетов.

В процессе составления документов бухгалтерия осуществляет на их основании предварительный контроль учитываемых хозяйственных операций. Он особенно важен в связи с тем, что некоторые документы составляют не работники бухгалтерии, а материально ответственные лица и другие оперативные работники.

Посредством предварительного контроля не допускается совершение каких-либо экономически нецелесообразных, неправильных или незаконных операций, предупреждаются нарушения государственной дисциплины, случаи недостач, приписок и др. Предварительный контроль осуществляется путем просмотра и подписи распорядительных документов, являющихся основанием для выдачи материальных ценностей, приема и выдачи денежных средств главным (старшим) бухгалтером.

Последующий контроль документов осуществляется непосредственно в бухгалтерии и распространяется преимущественно на оправдательные документы. По этим документам проверяется существо хозяйственных операций, т.е. их законность и целесообразность. Эта проверка— продолжение того предварительного контроля, который предшествует совершению операций.

При проверке документов устанавливаются также правильность их оформления, наличие всех необходимых реквизитов, предусмотренных для данного документа, чёткость заполнения реквизитов, отсутствие исправлений (особенно в документах, оформляющих денежные операции), правильность указания даты составления документов. Особое внимание уделяется подлинности подписей лиц, составивших документ, своевременности представления документа в бухгалтерию.

Неправильное и несвоевременное составление или представление документа лишает его доказательной силы, что порой наносит материальный ущерб предприятию.

Основой организации бухгалтерского учёта на предприятии являются законодательные и нормативные акты, исполнять которые обязаны все юридические и физические лица, зарегистрированные как предприниматели.

В настоящее время основными законодательными и нормативными документами по бухгалтерскому учёту являются[3,c.97]:

· Федеральный закон РФ «О бухгалтерском учете» № 129 - ФЗ от 21 ноября 1996 г.

· Федеральный закон «Об упрощенной системе налогообложения, учёта и отчётности для субъектов малого предпринимательства» №222 ФЗ от29.12.95г.

· Положение по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина РФ от 29 июля1998г.№ 34-Н).

· Международные стандарты бухгалтерского учёта.

· Отечественные стандарты бухгалтерского учета

· План счетов бухгалтерского учёта финансово - хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года № 94 н и Инструкция по применению Плана счетов.

Для того чтобы организовать бухгалтерский учёт на предприятии необходимо:

- ознакомиться с действующими законодательными и нормативными документами по бухгалтерскому учёту.

- создать на предприятии бухгалтерию или ввести должность главного бухгалтера (можно привлечь по договору бухгалтера со стороны);

- разработать учётную политику в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учётная политика организации» и приказом по предприятию ввести её в действие;

- приобрести комплект унифицированных форм первичной документации по бухгалтерскому учёту утверждённых Госкомстатом РФ и Минфином РФ;

- разработать рабочий план счетов и приказом по предприятию ввести его в действие;

- при ручном варианте ведения бухгалтерского учёта приобрести в соответствии с выбранной формой учёта учётные регистры (журналы, ведомости, книги и т.д.).

При автоматизированном варианте учёта приобрести компьютер и готовую программу по бухгалтерскому учёту;

- вести бухгалтерский учёт в текущем режиме, опираясь на законодательную и нормативную базы, знания и опыт бухгалтера.