Журналы и книги учета

Форма ведения некоторых журналов (письменная или электронная) законодательством не регламентирована. Если же законодательством установлены четкие требования к оформлению журнала (например, необходимо прошить, поставить печать, подпись должностных лиц, работников), то такой документ обязательно ведется на бумажных носителях.

При отсутствии норм, закрепляющих порядок ведения книг и журналов учета документов, работодатель вправе вести их в удобной для него форме (например, в виде таблицы в Excel).

1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69). Данные книги являются обязательными для ведения каждым работодателем, за исключением работодателя - физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем (п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

2. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Обязательность наличия данного журнала установлена Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н.

Срок хранения журнала составляет 5 лет (ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558) (далее - Перечень типовых управленческих архивных документов), п. 6 Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н).

3. Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Обязательность наличия данного журнала установлена Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н.

Срок хранения журнала составляет пять лет (ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, п. 6 Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы).

4. Журнал учета проверок. Обязательный документ.

5. Журнал регистрации несчастных случаев на производстве. Обязательный документ. Согласно ст. 230.1 ТК РФ каждый оформленный в установленном порядке несчастный случай на производстве регистрируется работодателем в журнале регистрации несчастных случаев на производстве. Форма журнала утверждена Постановлением Минтруда России от 24.10.2002 N 73.

В примечании к указанной форме журнала установлено, что он подлежит хранению в организации в течение 45 лет. Однако согласно ст. 630 Перечня типовых управленческих архивных документов журнал регистрации несчастных случаев имеет постоянный срок хранения.

6. Журнал ознакомления с локальными нормативными актами (далее - ЛНА). Законодательством прямо не предусмотрена обязанность ведения такого журнала. Однако в соответствии со ст. 68 ТК РФ работник должен быть ознакомлен с ЛНА до подписания трудового договора и работодатель в целях подтверждения такого ознакомления вправе выбрать любой из способов, например:

- в листе ознакомления с ЛНА, являющемся приложением к документу;

- в журнале ознакомления;

- в листе ознакомления, являющемся приложением к трудовому договору.

Рекомендуется вести журнал ознакомления, а не увеличивать количество листов ознакомления в ЛНА. Это связано с тем, что численность работников организации может быть большая и в таком журнале будет содержаться полная информация о всех работниках, ознакомленных с ЛНА.

7. Журнал учета направлений на медицинский осмотр. Необходимость такого журнала прямо предусмотрена абз. 4 п. 8 Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н). В нем, как правило, фиксируются основание для направления работника на медицинский осмотр, фамилия, имя, отчество работника, структурное подразделение, в котором он работает, должность, а также дата прохождения осмотра.

Следует отметить, что перечни профессий работников, которые должны проходить обязательный медицинский осмотр, имеют постоянный срок хранения по месту разработки и утверждения (ст. 645 Перечня типовых управленческих архивных документов).

8. Журнал учета трудовых договоров. Необязательный документ. Такой журнал необходим, когда работодатель заключает с работниками срочные трудовые договоры и возникает необходимость отслеживать истечение срока их действия. В противном случае срочный трудовой договор может стать договором, заключенным на неопределенный срок.

Как правило, в таком журнале отражаются дата и номер заключенного трудового договора, фамилия, имя, отчество работника, структурное подразделение, в котором он работает, если оно указано в трудовом договоре, занимаемая должность, вид и характер работы, а также срок действия трудового договора с указанием даты его прекращения (для срочных трудовых договоров).

Перечнем типовых управленческих архивных документов для журналов учета трудовых договоров установлен срок хранения 75 лет (ст. 695).

9. Журнал учета приказов по личному составу. Необязательный документ. Однако его ведение в организации позволит систематизировать приказы, отследить дату их издания, сохранить непрерывность текущих номеров в случае, если необходимо по каким-либо причинам изъять приказ из места их общего хранения, а также если приказы могут одновременно издаваться разными структурными подразделениями.

Статьей 695 Перечня типовых управленческих архивных документов установлены следующие сроки хранения книг, журналов учета:

- приема, перевода, увольнения работников - 75 лет;

- отпусков - три года.

10. Журнал учета личных дел. Наличие данного журнала необязательно для большинства работодателей. В основном его используют государственные и муниципальные органы. Так, для учета личных дел работников органов Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору предусмотрена примерная форма журнала (утв. Приказом Ростехнадзора от 30.05.2008 N 372). Если в организации принято решение о ведении такого журнала, то для разработки его формы можно воспользоваться утвержденной формой.

Статьей 695 Перечня типовых управленческих архивных документов установлено, что книги, журналы учета личных дел подлежат хранению 75 лет.

11. Журнал учета листков временной нетрудоспособности. Необязательный документ. Однако работодателю рекомендуется вести такой журнал. Он позволит работнику кадровой службы, например, при подписании табеля учета рабочего времени сверить указанные в нем данные без обращения в бухгалтерию, в которую передаются листки нетрудоспособности для оплаты. При совпадении периода нетрудоспособности с отпуском на основании журнала можно подсчитать количество дней, на которое отпуск работника должен быть продлен.

Журналы, книги регистрации листков нетрудоспособности хранятся в организации пять лет (ст. 897 Перечня типовых управленческих архивных документов).

12. Журнал учета выдачи справок. Необязательный документ. Работодателю рекомендуется вести данный журнал для учета и нумерации справок, выдаваемых работникам для представления в различные органы и организации.

Журналы, книги регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов, справок о заработной плате, стаже, месте работы должны храниться пять лет (ст. ст. 252, 695 Перечня типовых управленческих архивных документов).

13. Журнал учета работников. В данном журнале при условии его систематического ведения отражается вся информация о действующем составе работников, должностях, которые они занимают. С его помощью можно учитывать табельные номера, которые присваиваются работникам. Журнал может содержать следующие графы: Ф.И.О. работника, его табельный номер, дата приема на работу, должность, реквизиты приказа о приеме и трудового договора, дата перевода на другую должность (работу), дата увольнения, реквизиты приказа об увольнении, содержание приказов.