Учёт расчётов с подотчётными лицами

Организации могут выдавать своим работникам денежные суммы для осуществления этими лицами таких расходов, которые оплачивать наличным путём невозможно или нецелесообразно. Выдают наличные деньги под отчет на хозяйственные, командировочные, представительские расходы, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также на расходы экспедиций, гео­лого-разведочных партий, уполномоченных предприятий, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организа­ций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций. Аванс выдают в суммах необходимых для выполнения намеченного задания.

Работники организации, получающие денежные сред­ства на указанные нужды, называются подотчетными ли­цами.

Дебиторская задолженность за подотчетными лицами начисляется по факту получения данными лицами авансо­вых подотчетных сумм и погашается при полном расчете по данным суммам. Выданные под отчет суммы должны расходоваться строго по назначению, передача их одним лицом другому запрещается. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкрет­ного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Цель командировки определяет ее классификацию и порядок распределения расходов, понесенных команди­рованным работником.

Подотчетные суммы на командировочные расходы вы­даются на основании приказа руководителя или заявления подотчетного лица с разрешительной надписью руково­дителя. В этом документе указывается срок, на который выдаются подотчетные суммы. На основании приказа и с учетом действующих норм расходов в бухгалтерии состав­ляется смета.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обяза­ны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки представить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести оконча­тельный расчет по ним. Бухгалтерия проверяет авансовый отчёт с точки зрения его обоснованности, законности и целесообразности расходов и его утверждает руководитель организации. Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет и оправдательные документы в установленный срок и не возвратило в кассу остатки неис­пользованных сумм авансов, бухгалтерская служба вправе произвести удержания из сумм оплаты труда данного лица в погашение начисленной за ним дебиторской задолжен­ности. Если сумма аванса, выдаваемая подотчётному лицу, больше суммы, указанной в авансовом отчёте расходов, то разница должна быть внесена в кассу или же удержана из заработной платы в течение месяца. Если же подотчётное лицо использовало денег больше, чем получило в виде аванса, то разница выдается ему из кассы.

Основным видом расходов подотчётных сумм являются командировочные расходы. Они оплачиваются согласно письму Министерства Финансов РФ от 28 июня 1992 за №61 «о служебных командировках» и внесённых в него изменений согласно письму Министерства Финансов РФ за № 10 от 27 августа 1993 года ( с изменениями и дополнениями). В соответствии с этими документами оплата командировочных расходов осуществляется следующим образом:

Оплата проезда к месту командировки осуществляется на основании представляемых билетов, оплачиваются расходы за пользование постелью в поезде.

За время нахождения в командировке выплачиваются суточные. День проезда и день отъезда включается в них.

В настоящее время на суточные не установлены нормы, но следует иметь в виду, что суточные свыше 700 рублей облагаются НДФЛ, для целей налогообложения по прибыли лимитов нет. Расходы по найму жилого помещения в настоящее время оплачиваются в размере 550 рублей. Свыше этой нормы выплаты облагаются НДФЛ. В случае не представленных счетов гостиницы расходы возмещаются в размере 12 рублей за ночь. Длительность командировки не должна быть свыше 30 дней, допускается её продление на 10 дней, не считая времени нахождения в пути. Взамен суточных при длительном нахождении в командировке командировочному лицу должна выплачиваться надбавка в сумме 50% ставки должностного оклада. Она является компенсационной выплатой и НДФЛ и взносами в социальные внебюджетные фонды не облагается.

Для обобщения информации о расчетах с работни­ками организации по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расхо­ды, а также на служебные командировки, предназначен активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными ли­цами».

По дебету счета 71 отражаются суммы денежных средств, выданных работникам под отчет, а по его кредиту списание долгов с подотчётных лиц согласно данным авансовых отчётов, а также возврат неиспользованных сумм аванса. Основные проводки следующие :

Дт 71 Кт 50 – выданы из кассы авансы подотчётным лицам.

Дт 71 Кт 51 – перечисления аванса подотчётным лицам, находящимся вне организации.

Дт 71 Кт 50/3 – выдача подотчётным лицам денежных документов из кассы.

Дт 71 Кт 90 – на сумму денежной выручки от реализации продукции подотчётным лицом.

Дт 51,50 Кт 71 – сдача подотчётным лицом выручки в кассу или расчётный счёт.

Дт 44,25,26 Кт 71 – списали командировочные расходы на издержки производства и расходы по продаже.

Дт 08,10,15,41 Кт 71 – использовали подотчётные суммы для покупки основных средств, нематериальных активов, материалов, товаров.

Дт 50/3 Кт 71 – оприходовали денежные документы, купленные подотчётными лицами.

Дт 91 Кт 71 – учли подотчётные суммы, связанные с ликвидацией последствий чрезвычайных обстоятельств.

Дт 19 Кт 71 – выделили НДС со стоимости билетов, квитанций гостиниц.

Дт 50 Кт 71 – в кассу сданы неиспользованные остатки подотчётных сумм.

.Д^т Дт 70 К^т Кт 71 – удержали из заработной платы подотчётных лиц неиспользованную часть аванса.

Дт 51,57 Кт 71 – внесена на расчётный счёт денежная выручка от продажи продукции подотчётными лицами.

В качестве аналитических счетов по счёту 71 выступают отдельные подотчётные лица и отдельные авансовые отчёты. Аналитический учёт ведется в программе «1С в отчетах «Карточках по счёту 71», «Оборотной сальдовой ведомости по счёту 71». Синтетический учёт ведется в отчетах «Журнал и ведомость по счёту 71», «Анализ по счёту 71».