Документация

Документация- это первичная регистрация хозяйственных операций с помощью документов в момент и в местах их совершения.

Документация является одной из основных отличительных особенностей бухучета, т.к. позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами.

Обязательным условием отражения фактов хозяйственной жизни является оформление их первичными документами, заполненными в соответствии с определенными требованиями, придающими им юридическую силу.

Формы первичных документов утверждаются руководителем организации. Их соответствие утвержденным унифицированным формам не требуется, хотя унифицированные формы первичных документов по-прежнему используются.
При этом необходимо, чтобы первичный документ содержал перечень обязательных реквизитов.

 

Федеральным законом установлены следующие требования к ведению документации:

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за правильность ее оформления, либо лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

4. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель организации.

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

6. В первичном учетном документе допускаются исправления; они должны содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, с указанием их фамилий.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается .

7. В случае, если в соответствии с законодательством РФ первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, должны составляться копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органом дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами, налоговыми органами на основании их постановлений.

8.Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером (или уполномоченными ими на то лицами).

9.Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции или непосредственно после её окончания.

10.Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в учете, а так же достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

11.Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы (карточки учета материалов, основных средств, нематериальных активов, отчеты кассира и т.п.)

13.Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются оправдательными документами.