Работа с простейшими базами данных
Простейшая база данных (список данных) – это таблица, строки (записи) которой содержат однотипную информацию. Первая строка таблицы должна содержать имена столбцов (полей).
Просмотр списка данных может осуществляться при помощи клавиш управления курсором (стрелки, PgUp, PgDn).
Для работы со списками используются команды меню Данные:
- Сортировка – осуществляет сортировку списка. Открывает диалоговое окно Сортировка диапазона, в котором можно выбрать до трех полей сортировки (по возрастанию или по убыванию). После нажатия кнопки ОК вначале выполняется сортировка по первому полю, затем в тех позициях, где в первом поле были одинаковые значения, происходит сортировка по второму полю и затем аналогично – по третьему полю.
- Фильтр – осуществляет выбор из списка указанного набора записей. Режим автофильтрации позволяет проводить отбор записей, удовлетворяющих заданному критерию. Для фильтрации необходимо выполнить следующие действия:
· переместить курсор в любое место списка;
· в подменю команды Фильтр выбрать режим Автофильтр;
· щелкнуть мышью на одной из появившихся кнопок списков столбцов;
· в появившемся списке значений выбрать нужное значение.
Отмена результатов фильтрации осуществляется выбором значения Все в списке столбца.
- Форма – окно формы данных используется для просмотра, ввода и обработки данных. Окно позволяет вести поиск записей по заданному критерию, дополнять список новыми записями, удалять ненужные, а также редактировать данные.
- Итоги – позволяет вычислять промежуточные итоги по заданному столбцу. Для подведения итогов необходимо выполнить следующие действия:
· расположить табличный курсор в любое место списка;
· выполнить сортировку списка по заданному столбцу (см. Сортировка);
· выбрать команду Итоги из меню Данные;
· заполнить диалоговое окно Промежуточные итоги.