Информация по закупкам
«Информация по закупкам должна описывать заказанную продукцию, включая, где это необходимо:
а) требования к официальному одобрению продукции, процедур, процессов и оборудования;
б) требования к квалификации персонала;
в) требования к системе менеджмента качества.
Организация должна обеспечивать достаточность установленных требований к закупкам до их сообщения поставщику» (ГОСТ Р ИСО 9001-2008).
Для того чтобы получить именно то, что требуется, инструкции по закупкам не должны оставлять сомнений в отношении того, что хочет приобрести организация. Предпочтительно составлять такие инструкции в письменном виде. Следует помнить, что инструкции, передаваемые по телефону, могут быть неправильно поняты поставщиком, и необходимо предпринять меры против подобного недопонимания инструкций.
Независимо от того, передаете ли организация свой заказ письменно или устно, необходимо сохранять записи о том, что она заказала, чтобы можно было убедиться, что получено именно то, что заказано.
Данный пункт стандарта касается тех деталей, которые по возможности следует учитывать при составлении требований к закупкам. Насколько полно требования, перечисленные в подп. а-в), должны быть отражены в заказе, зависит от степени влияния закупаемых товаров и услуг, на ваш бизнес и на качество вашей продукции и услуг.
Важно, чтобы все подробности, касающиеся нужных товаров и услуг, были ясно сформулированы во время составления заказа. В их число могут входить чертежи, номера изделий по каталогам, обозначения моделей, требуемые даты и места доставки. В некоторых случаях полная информация о продукции содержится в ее номере по каталогу или в номере составной части по чертежу. Но хотя и важно полностью описать то, что вам требуется, излишние подробности могут привести к недопониманию и неправильным поставкам.
Письменный заказ должен быть проверен перед отправкой. В малом бизнесе такими проверками адекватности заказов занимается человек, отвечающий за закупки. Проверка может заключаться в простом прочтении заказа, в его подписании и простановке даты.