Методи управління змістом проекту
Під змістом проекту розуміють опис робіт, які мають бути виконані, і ресурсів, які мають бути забезпечені. З іншого боку, для ефективного управління змістом необхідно визначити:
- роботи для виконання;
- послідовність робіт;
- тривалість робіт;
- потреба в ресурсах і вартість робіт.
У будь-якому випадку опис/визначення робіт і ресурсів для їх виконання є важливим етапом при управлінні змістом проекту.
Визначення робіт включає ідентифікацію і документальне оформлення окремих робіт, які мають бути виконані для досягнення цілей проекту, визначених у структурі робіт. У даному процесі необхідно визначати роботи так, щоб цілі проекту могли бути досягнуті.
Під структурою роботи маються на увазі наступні параметри роботи:
- идентификатор— унікальний код, що однозначно визначає роботу в проекті;
- опис — коротка характеристика, використовувана в мережевій діаграмі (графіці) проекту. Зазвичай описує суть роботи;
- початкову тривалість (тривалість). Оцінка часу (у годиннику, днях, тижнях, місяцях, роках), потрібного для виконання роботи з урахуванням її характеру і необхідних ресурсів. На оцінку тривалості робіт роблять вплив обмеження за часом, припущення потреби в трудових ресурсах, їх кваліфікація і досвід виконання попередніх проектів (фрагменти проектів).Основными методами для оцінки тривалості робіт є: 1) експертна оцінка; 2) оцінка по аналогах, звана також оцінкою зверху вниз, має на увазі використання дійсної тривалості такою, що мала місце раніше праці базою для оцінки тривалості схожої роботи в майбутньому. Цей метод часто використовується при оцінці тривалості проекту при обмеженому об'ємі детальної інформації, наприклад на ранніх стадіях. Дана оцінка найбільш надійна, коли проекти є однотипними, і особи, що здійснюють оцінку, мають необхідний досвід; 3) імітація (моделювання). Імітація є розрахунком тривалості при різних наборах припущень. Найбільш поширений аналіз Монте-Карло, в якому розподіл можливих результатів визначається для кожної роботи і використовується як розрахунок розподілу можливих результатів для проекту в цілому;
- відсоток виконання — частка завершеної частини роботи у відсотках;
- тривалість, що залишилася, для виконуваних робіт. Розраховується або виходячи з відсотка виконання, або шляхом оцінки;
- календар — список робочих і неробочих періодів, прийнятий для виконання роботи в проекті;
- ранні початок і закінчення, пізні початок і закінчення;
- резерви часу — вільний і повний. Вільний резерв визначає час, на який можна затримати виконання робіт, не змінюючи раннього початку всіх подальших робіт. Повний резерв визначає час, на який може бути затримане виконання роботи без зміни тривалості або термінів закінчення всього проекту. Визначається як різниця між пізнім і раннім термінами закінчення роботи
- фактичні початок і закінчення — фактичні дати початку і закінчення роботи;
- попередня робота — робота, від якої залежать терміни виконання даної роботи, що є технологічно (логічно) безпосередньо попередньою;
- подальша робота — робота, терміни виконання якої залежать від виконання даної роботи, технологічно (логічно) наступна за даною.
Інструментарій для визначення робіт включає:
- декомпозицію, яка є поділом елементів проекту на дрібніші і керовані компоненти. Основна різниця між застосуванням декомпозиції і визначенням змісту проекту полягає в тому, що результати тут описуються в термінах робіт, а не цілей;
- список робіт або частина подібного списку із попереднього проекту часто використовується як шаблон для нового проекту. Список робіт для елементу WBS із поточного проекту може бути використаний як шаблон для схожих елементів WBS.
Основними методами для визначення послідовності робіт є:
- обмеження — характеризують зовнішні або внутрішні умови по відношенню до робіт проекту, що впливають на срокиих виконання. Наприклад, відзвітувати про фінансову діяльність підприємства потрібно не пізніше заздалегідь відомої дати і т. д.;
- код WBS — код, що визначає, до якого пакету робіт в рамках WBS належить дана робота;
- ресурси — устаткування, матеріали, людські ресурси, необхідні для виконання робіт;
- затраты/бюджет — виражені в грошових вимірниках витрати на виконання робіт.
Результатом визначення робіт є:
- список робіт, який повинен включати всі роботи, які будуть виконані в ході проекту. Він має бути оформлений як розширення WBS для посвідчення в тому, що він є повним і не включає роботи, які не потрібні для реалізації змісту проекту;
- додаткові деталі для списку робіт (наприклад, обмеження), які мають бути задокументовані для їх подальшого використання;
- модернізація структур видів діяльності.
При використанні WBS для визначення робіт, команда проекту може визначити відсутні предмети мети або виявити необхідність в коректуванні опису цілей.
Планування (опис) ресурсів включає визначення того, які фізичні ресурси (люди, устаткування, матеріали) і в яких кількостях мають бути використані для виконання робіт проекту. Планування потреби в ресурсах здійснюється на підставі:
- визначення змісту проекту;
- розробки WBS;
- досвіду раніше реалізованих проектів;
- нормативній або проектній документації;
- описи ресурсів, що існують в організації запасів. Опис включає визначення потенційно наявних ресурсів в організації, які враховуватимуться при плануванні ресурсів;
- політики відносно набору персоналу, закупівлі матеріалів, оренда устаткування тощо.
Методи управління плануванням ресурсів зводяться до методів, що дозволяють оптимально планувати потребу і розподіл ресурсів між роботами .
Можливі ситуації, коли ресурси, що призначаються на конкретну роботу, є основним чинником, що визначає терміни її початку і закінчення. В цьому випадку ресурси мають власні ресурсні календарі, згідно яким здійснюється виконання роботи.
При призначенні роботам обмежених ресурсів необхідно враховувати їх межі споживання, що надалі дозволить проводити аналіз профілів їх використання.
Існуючі програмні продукти для календарно-сітьового планування підтримують від одного до двох меж споживання: нормальний і максимальний.
Нормальну межу споживання характеризує та кількість ресурсу, яка може бути надана для виконання роботи за нормальних умов в одиницю часу (наприклад, для працівника це 8 люд./годин у день). Максимальну межу споживання характеризує та кількість використання ресурсу в одиницю часу, яка при додаткових витратах може бути забезпечена (10—12 люд./годин у день).
При аналізі профілів використання обмежених ресурсів визначається відповідність між межами їх споживання і потребою для виконання роботи.
У ряді випадків виникає ресурсний конфлікт, коли потреба в якому-небудь ресурсі перевищує його максимальну межу споживання (наприклад, одночасно виконувані роботи використовують один і той же ресурс (рис.10.1).
Рис. 10.1. Календарний графік потреби у ресурсі
Зіставлення необхідних і наявних ресурсів дає змогу визначити нестачу або надлишок їх. У наведеному прикладі протягом третього і четвертого дня, коли паралельно виконуються роботи В і С, нестача ресурсів становить 4 чол. (необхідна чисельність — 16 , наявна — 12), в інші дні спостерігається надлишок наявних ресурсів (рис. 10.2).
Рис. 10.2 Діаграма потреби у ресурсі
Для оптимізації розподілу ресурсів і, зокрема, вирішення ресурсних конфліктів, використовуються методи вирівнювання, які враховують межі споживання ресурсів і дозволяють використовувати їх найефективніше. Вирівнювання ресурсів усуває списи у використанні ресурсів і встановлює рівень використання ресурсів нижче за максимальну межу, зміщуючи виконання деяких робіт на пізніші дати (рис.10.3, рис.10.4).
Рис. 10.3. Календарний графік потреби у ресурсі після зміни календарних термінів у межах запасу часу
Рис. 10.4. Діаграма потреби у ресурсі після згладжування
Як правило, використовуються наступні методи вирівнювання:
- нормальне — робота планується на пізніший термін за рахунок резерву часу до появи необхідної кількості ресурсу;
- розбиття — робота розбивається на декілька частин, для виконання кожною з яких необхідна необхідна кількість ресурсу;
- розтягування — зменшення інтенсивності використання ресурсу за рахунок збільшення тривалості роботи;
- стиснення — у разі надлишку ресурсу — зменшення тривалості виконання роботи за рахунок збільшення інтенсивності використання ресурсу.